L'art d'écrire un bon mémo

Cet article est rédigé par Ulrik BU Roehl , doctorant au Centre d'organisation, de gestion et d'administration (COMA), Département de société et de politique de l'Université d'Aalborg au Danemark.

• Le problème : Comment orienter les décideurs vers des décisions dans des notes courtes sans perdre de vue le professionnalisme et l'objectivité ?

• Pourquoi c'est important : Dans les bureaucraties, de tels mémos pourraient faire la différence entre des décisions équilibrées et intelligentes et des décisions déséquilibrées et mal pensées.

• La solution : Équilibrer consciemment l'objectivité avec le fait d'être guidant, transformant ainsi la rédaction de notes de décision en un art.

Chaque jour, des fonctionnaires du monde entier rédigent des millions de mémos officiels, de notes et de briefings. Je vais me concentrer ici sur la catégorie spécifique des notes de service recommandant une décision ou un plan d'action à un haut fonctionnaire ou à un élu. Une telle rédaction est vraiment l'activité principale de l'administration publique exécutive, couvrant un large éventail de sujets, des cas spécifiques aux initiatives politiques en passant par les questions tactiques.

Ces divers sujets partagent un trait : les décisions suggérées ont toujours des avantages et des inconvénients qui, dans les sociétés démocratiques et éclairées, doivent idéalement être livrés au(x) décideur(s) sous une forme équilibrée et concise. Une recherche rapide sur Google ouvre la porte à de nombreux modèles de mémos, y compris celui- ci utile sur Apolitical .

La chose vraiment difficile, cependant, est de trouver un équilibre entre l'objectivité (faire la lumière sur tous les principaux avantages et inconvénients, y compris les alternatives possibles) et l'orientation (indiquer une décision ou un plan d'action spécifique suggéré). C'est vraiment ce qui fait de la rédaction de notes de décision un art !

Compte tenu des différences entre les traditions administratives à travers le monde ainsi qu'entre les domaines politiques, cinq éléments sont essentiels à des notes de décision équilibrées :

1. Soyez loyal : Ne sous-estimez ni ne surestimez le lecteur, qui – comme vous servez dans une organisation bureaucratique – est très probablement le supérieur de votre supérieur à votre supérieur à votre… vous savez. Attendez-vous à ce que le lecteur soit plus intelligent que vous ne le pensez, mais souvenez-vous que vous et vos collègues êtes probablement des experts vis-à-vis du lecteur : évitez le jargon, la terminologie technique ou toute autre connaissance interne qui complique la tâche du lecteur.

2. Soyez objectif : vous (ou votre patron immédiat, une partie prenante forte ou un média influent) pouvez avoir une préférence naturelle pour une certaine décision. Mais votre tâche est d'être objectif, holistique et rigoureux. Énumérez les principaux avantages et inconvénients, et faites une distinction claire entre les faits et vos évaluations et estimations. Lorsque les évaluations et les estimations sont associées à des limites claires de portée, indiquez-le.

3. Soyez clair : Être objectif et mentionner à la fois le pour et le contre ne signifie pas que vous ne pouvez pas être clair. Indiquez en langage simple quelle est la décision ou le plan d'action recommandé. Et bien qu'il s'agisse d'un art, rappelez-vous que vous n'écrivez pas une histoire de crime : placez la recommandation juste après une courte introduction, puis indiquez les prochaines étapes nécessaires.

4. Soyez bref : Attendez-vous à ce que votre lecteur dispose d'un temps limité pour lire le mémo. Vous pensez peut-être que c'est injuste, mais demandez-vous si vous voulez que le mémo soit lu ou si vous préférez ajouter ces pages supplémentaires qui détaillent tout ? Il n'y a pas de longueur parfaite (pour autant que je sache, les traditions germaniques et est-asiatiques, par exemple, permettent une plus grande longueur que, disons, anglo-saxonne ou scandinave). Mais placez les connaissances détaillées nécessaires dans une annexe et donnez-vous (ou à un collègue) la tâche de réduire la longueur du mémo d'au moins un tiers après avoir initialement pensé qu'il était terminé.

5. Soyez illustratif : il peut être nécessaire de comprendre certains points spécifiques afin de bien comprendre la recommandation : envisagez d'utiliser un tableau ou une figure simple pour souligner les éléments importants. De la même manière, mais seulement si cela convient au sujet; n'ayez pas peur d'utiliser un dicton populaire qui va au cœur du sujet. Enfin, utilisez les titres de section et passez du temps sur le libellé en utilisant une voix active plutôt que passive.

Observer ces éléments ne vous mènera pas jusqu'au bout, mais cela vous fournira une très bonne base pour votre cheminement vers la maîtrise de l'art d'écrire un bon mémo !

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(Crédit image : Unsplash)