Le plan en 10 points pour définir la stratégie de messagerie parfaite

Cet article est rédigé par le Dr Adam Parr, de la Smith School for Enterprise & the Environment de l'Université d'Oxford, investisseur en capital-risque et ancien élève de Formule 1.

• Le problème : le courrier électronique est le canal de communication dominant.
• Pourquoi c'est important : Une bonne communication est difficile avec le courrier électronique et il est toujours actif.
• La solution : de nouvelles règles d'envoi et de traitement des e-mails évitent les pièges du travail et de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Nous comptons tous sur le courrier électronique pour accomplir notre travail et nous passons souvent des heures, voire des jours, à rédiger la missive parfaite.

Et pourtant, peu d’entre nous ont connu un email tueur dans le bon sens du terme. Au lieu de cela, nous sommes constamment étonnés de la capacité de nos collègues à se tromper : des tomes interminables que personne ne lira, s'adressant aux mauvaises personnes, signalant la vertu, se trompant dans le ton, ne vérifiant pas, envoyant trop tôt. Si nous sommes honnêtes avec nous-mêmes, nous avons fait de même.

Les mauvais e-mails ont des effets très graves, au point qu'ils peuvent détruire les relations de travail et faire échouer une bonne idée. Voici donc quelques suggestions pour une liste de contrôle d'étiquette électronique que vous souhaiterez peut-être modifier, ajouter et coller sur votre mur.

Horaire

La chose la plus importante à propos des e-mails (comme les blagues) est le timing. Quand lire, quand ignorer, quand répondre.

Une bonne idée est de ne pas lire les e-mails dès le début de la journée, car votre journée est alors déterminée par ce qui apparaît. Et c’est souvent gâché si l’un de ces e-mails est particulièrement irritant. Si vous recevez beaucoup d’e-mails, il y a de fortes chances que la plupart des journées commencent par de la frustration et des erreurs d’orientation.

Pensez plutôt à travailler jusqu'à 30 minutes avant le déjeuner, puis à passer cette demi-heure à trier votre boîte de réception. Faites une pause pour déjeuner, puis répondez. Dans le pire des cas, quelqu'un qui vous a écrit après votre départ du bureau hier a dû attendre moins d'une journée pour obtenir une réponse. Si c'était vraiment urgent, ils auraient pu décrocher le téléphone.

Des réponses sont alors prévues : cet après-midi ou une date dans le futur. Si vous fixez une date dans le futur, il est très courtois de faire savoir à l'écrivain que vous le ferez - et de tenir parole, bien sûr.

La boîte de réception du professeur est terriblement occupée

Ne soyez pas comme « le professeur » (pas le braqueur de banque) et répondez à tous les e-mails exactement un mois après leur arrivée, pour montrer qui est le plus occupé des deux. Je ne sais même pas comment cela fonctionne, à moins que le professeur ne lise réellement sa boîte de réception avec un mois de retard. Ce qui demande sûrement plus d’efforts que de le faire de la manière habituelle.

Écrire, Preuve, Adresse… Pause

Nous avons tendance à mettre les adresses en premier, puis à écrire. Cela crée un réel risque d’erreur sur de nombreux fronts.

Essayez de prendre l’habitude d’écrire puis de relire ensuite…

ARRÊT!

La pause

Pensez-vous vraiment que cet e-mail est le meilleur moyen de communiquer ce dont vous avez besoin ?

Nous connaissons tous la règle selon laquelle rien d’important, de surprenant, de nuancé ou de bouleversant ne doit être fait par courrier électronique. Mais c'est tellement tentant !

Que diriez-vous d'un rapide « appel téléphonique » (insérez ici les guillemets Dr Evil d'Austin Powers) ou d'une rencontre face à face ( via Zoom si nécessaire) ?

Après la pause : les adresses

Ne soyons pas des ocrates « Répondez à tous », ne tenons pas tout le monde au courant, ne soyons pas d'excellents communicateurs ou ne tenons pas simplement à montrer à tout le monde que nous sommes occupés.

Les Australiens ont un dicton génial : « Vous le touchez, vous le possédez. » Ainsi, vous êtes copié dans un e-mail contenant un PowerPoint de 159 pages et vous êtes désormais responsable de chaque note de bas de page de 8 points de ce jeu. C'est une façon sauvage de partager les responsabilités !

Et si vous écriviez simplement aux personnes qui ont vraiment besoin de connaître votre courrier électronique ou de prendre des mesures à ce sujet. Vous devriez déjà savoir qui ils sont (et ils le savent aussi) car vous en avez déjà parlé lors d’une réunion.

Aveugle

N’utilisez jamais BCC autrement que dans une liste de diffusion confidentielle. Copiez les personnes qui ont besoin d'être en copie ; ou transférez-leur l'e-mail envoyé si vous ne souhaitez pas que tout le monde le voie, pour une bonne raison. BCC, c'est un peu trop comme parler des gens derrière leur dos dans la cour de récréation.

Chaînes

Ne soyez pas lié à une chaîne de courrier électronique. Il y a de réels risques car on ne sait jamais ce qu'il y a au fond de la chaîne de courrier électronique, tel un iceberg, qui attend de couler votre bateau au rythme de "My Heart Will Go On". C'est peut-être le cas si quelqu'un, quelques échanges en arrière, écrivait : « Ce type est tellement pénible, quelqu'un peut-il simplement lui répondre ? Ou les détails d’un appel d’offres.

Commencez un nouvel e-mail et vous ne pourrez jamais vous laisser surprendre par Céline Dion.

Une question

Si vous posez une question, essayez de vous en limiter à une par e-mail, surtout s'il s'agit de quelqu'un que vous ne pouvez pas harceler avec plusieurs e-mails.

Si vous devez poser plusieurs questions, numérotez-les dans des paragraphes distincts. Vous pouvez même demander à l'autre personne de répondre en ligne afin qu'elle n'en manque aucune.

Absent du bureau

De nos jours, de plus en plus de personnes travaillent de manière flexible. La logique est que les gens peuvent travailler de différentes manières et c'est quelque chose sur lequel ils sont d'accord avec leurs employeurs. Cela n'a rien à voir avec quelqu'un d'autre.

Alors, je me demande à voix haute et avec prudence s’il est temps d’abandonner le pied de page qui dit : « Je travaille le lundi de 15h00 à 17h00, le mercredi de 09h00 à 10h30 et le jeudi de 14h00 à 16h00 » ? Si je suis capable de faire mon travail efficacement et de répondre aux e-mails dans un délai raisonnable, les heures de travail ne regardent personne. Quand quelqu'un m'écrit, il n'a pas besoin de voir mon contrat de travail, il a besoin d'une réponse professionnelle dans un délai approprié.

C'est un véritable problème pour moi car je fais des travaux académiques trois jours par semaine et je réserve les mardis et jeudis pour les affaires. Mais je ne peux pas me résoudre à exprimer cela dans un message d'absence du bureau, car je fais toujours mes affaires plus rapidement que ce que l'on peut raisonnablement attendre de moi.

Certains pourraient s’y opposer, mais c’est sûrement la manière dont nous travaillons qui est en cause aujourd’hui, et non le moment. Peut-être pouvons-nous tous être d'accord sur le redoutable « Hé, je fais une randonnée dans les Andes avec un accès limité au courrier électronique. Il se peut que je tarde à vous répondre. Que diriez-vous de simplement mettre « hors du bureau » avec une date, car c'est probablement à peu près la même chose – à moins qu'ils ne travaillent pour le département d'assurance qualité de Patagonia.

Ne négociez pas contre vous-même

La plupart des éléments ci-dessus concernent les processus de messagerie de base. Mais terminons par une question plus solide : une fois que vous avez envoyé un e-mail indiquant votre position sur quelque chose, n'en envoyez pas un autre jusqu'à ce que vous obteniez une réponse. Sinon, vous négociez simplement contre vous-même.

Sois patient. Et rappelez-vous que ce qui est extrêmement important pour vous ne figure peut-être pas dans le top 10 des problèmes de la personne à qui vous écrivez.

Conclusions

Je pourrais continuer, mais à la place, que diriez-vous de m'envoyer quelques-unes de vos règles préférées (accompagnées de tout commentaire que vous pourriez avoir sur celles-ci) et je ferai une version révisée les incorporant dans quelques semaines ?

Bon envoi d'e-mails !

"Le professeur"

Quels sont vos meilleurs conseils en matière de courrier électronique ? Faites-le-nous savoir en nous envoyant un e-mail — mais gardez à l'esprit les règles d'Adam !

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(Crédit d'image : Unsplash)