Cet article est rédigé par Yvonne Rinkart, chargée de projet de transformation des activités et animatrice du réseau de gestion de projet du conseil de Southwark. Il a été édité par Amy Butterworth, agente de projet en développement organisationnel; Evalyne Githinji, responsable des politiques et de la stratégie en matière de soins sociaux pour adultes ; et Nick Saunders, agent de projet en transformation d'entreprise.

Que font les chefs de projet, de toute façon ? Pour tout professionnel, votre travail peut sembler très différent selon que vous l'expliquiez à un collègue, à votre patron ou à quelqu'un que vous rencontrez socialement. Mon travail en tant que chef de projet dans le domaine de la transformation numérique et du bien-être de la main-d'œuvre implique généralement de nombreuses réunions et du multitâche. Mais d'autres peuvent le voir différemment.

Au Royaume-Uni, par exemple, l'Association for Project Management indique qu'un chef de projet doit assumer la responsabilité de six aspects d'un projet : la portée, la qualité, le calendrier, les finances, les ressources et les risques . Ici, je vais discuter de chacun de ces aspects et réfléchir aux compétences non techniques nécessaires pour les maîtriser.

Gérer la portée signifie être clair sur ce que vous ferez et ne ferez pas

La portée décrit tout ce que vous prévoyez de livrer dans le cadre de votre projet. La gestion de la portée est particulièrement importante pour les fonctionnaires , car nos projets impliquent souvent une grande variété de personnes, toutes avec des besoins et des attentes différents. Cela peut conduire à une " dérive de la portée " : l'expansion progressive des attentes que les chefs de projet ont du mal à satisfaire et qui ont souvent des implications sur les coûts , la qualité et les délais.

Pour que la portée du projet reste raisonnable, vous devez vous assurer que vous comprenez les attentes de chacun à l'égard du projet dès le début. Vérifiez avec tout le monde au fur et à mesure que le projet progresse et assurez-vous qu'il existe un processus approprié pour apporter des modifications à la portée du projet si les attentes changent. Ces étapes vous permettront d'avoir une compréhension claire de ce que l'on attend de votre projet à tout moment.

Parfois, la dérive de la portée peut être progressive et relativement mineure. Mais s'il est cohérent et sur une période prolongée, cela peut entraîner des changements importants dans le projet ou le programme. Cela signifie qu'il est important que vous vous référiez régulièrement à la portée d'origine et que vous vérifiiez qu'elle n'a pas changé sans que vous vous en rendiez compte.

Un projet de bonne qualité crée des produits adaptés à leur objectif

Ce que vous livrez dans le cadre de votre projet doit répondre aux attentes convenues au début du projet. Cela est particulièrement important pour les fonctionnaires, qui s'engagent à fournir les meilleurs résultats possibles au public.

Vous devez planifier la qualité une fois que vous avez défini la portée de votre projet avec tous ceux avec qui vous travaillez. Cela signifie convenir des normes que le projet doit respecter pour être acceptables pour vos partenaires. Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur ces normes, les chefs de projet doivent contrôler la qualité en la révisant régulièrement avec leur équipe.

La planification vous aide à comprendre ce qui se passe quand

Un calendrier indique aux chefs de projet quand vous prévoyez de commencer et de terminer chaque activité qui compose votre projet. Lors de la planification, les chefs de projet recherchent souvent la plus longue étendue de tâches connectées. Ces tâches sont connues sous le nom de chemin critique, car toute modification du temps requis pour effectuer ces tâches aura un impact sur l'ensemble de votre projet. Souvent, nous utiliserons des diagrammes de Gantt pour visualiser les progrès et vérifier tout chevauchement entre différentes tâches. Cela nous donne une bonne compréhension de l'ordre dans lequel nous devrons accomplir les tâches et une idée de la durée de chaque tâche.

Planification et contrôle des finances

La gestion du financement de projet implique deux activités. Cela comprend la planification avant de commencer un projet, en estimant les coûts prévus et en convenant d'un budget. Cela implique également de contrôler les coûts lors de la livraison de votre projet, en comparant les coûts cumulés à votre budget. La finance est presque toujours un sujet difficile pour les fonctionnaires, car nous cherchons à innover malgré la diminution des fonds. Dans le secteur public, les meilleures pratiques permettent d'obtenir les meilleurs résultats pour le public.

La gestion de vos ressources vous aide à déterminer ce dont vous aurez besoin lorsque

Le financement de projet vous aidera à déterminer les ressources disponibles pour votre projet. Pour les chefs de projet, les ressources dont vous aurez besoin sont généralement les personnes, les matériaux, l'équipement et les installations (comme les sites de projet). En combinant vos connaissances des horaires et des finances, vous serez en mesure de vous assurer que les bonnes ressources sont disponibles au bon moment.

Gérer vos risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes

Les chefs de projet doivent analyser et gérer les risques tout au long de leurs projets. Idéalement, vous devriez travailler avec votre équipe et vos partenaires pour comprendre où le projet pourrait être vulnérable au changement. En analysant les risques de cette manière, vous pouvez vous concentrer sur les parties de votre travail où le projet est le plus susceptible de ne pas se dérouler comme prévu et prendre des mesures pour vous préparer. Maistrop se focaliser sur les risques peut vous empêcher d'innover . Il est important de se rappeler que les changements apportés aux projets peuvent résulter de menaces négatives ou d'opportunités positives. Les chefs de projet doivent gérer les opportunités ainsi que les risques .

Maintenant, à propos de ces compétences humaines…

En fin de compte, la gestion de projet est une approche structurée de la réalisation de projets.

Notez que chacun des aspects de la gestion de projet dont nous avons discuté nécessite des compétences interpersonnelles. La gestion de la portée et de la qualité nécessite une communication soignée, une intelligence émotionnelle et, surtout, une écoute. La gestion des risques nécessite de la résilience et de l'adaptabilité lorsque vous opérez dans des environnements incertains. L'utilisation de vos compétences interpersonnelles lorsque vous travaillez avec une équipe vous aidera à mieux gérer les horaires, les finances et les ressources.

Certains chefs de projet réalisent des projets à plein temps, en s'appuyant sur les connaissances qu'ils ont acquises grâce à des qualifications professionnelles ou des années d'expérience. Mais je crois qu'il y a un groupe beaucoup plus important de fonctionnaires qui n'ont peut-être pas le titre du poste, mais qui utilisent des compétences interpersonnelles pour gérer des projets au jour le jour dans leur travail au service du public.

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(Crédit image : Unsplash)