Ce message est rédigé par Jessica Zeroual, gestionnaire des opérations de recherche et de conception à Service Canada.

  • Le problème : Il y a un manque d'infrastructures pour aider les chercheurs et les concepteurs à planifier et à mener des recherches dans la fonction publique.
  • Pourquoi c'est important : Nous cherchons à rationaliser les processus afin de réduire le temps nécessaire à la mise en place des activités de recherche.
  • La solution : Nous avons mis sur pied une équipe d'opérations de recherche et de conception dédiée à manœuvrer l'énorme écosystème de Service Canada.

En tant que chercheur, j'ai toujours été reconnaissant d'être entouré de collègues dont je pouvais apprendre et avec qui je pouvais évoluer tout en naviguant dans l'interminable bureaucratie qui existe au gouvernement. En général, la plupart des personnes travaillant dans le même domaine partageraient le sentiment commun entourant la recherche et la conception dans le service public. Il est passionnant et il est temps que nous utilisions les méthodologies et les approches pour nos politiques, programmes, services et processus. Mais, il y avait très peu de paperasserie supprimée par notre système dans le processus de nouvelles façons de travailler intéressantes.

Des employés comme vous et moi avons fait partie du voyage de manœuvre du statu quo pour générer des idées et des solutions pour tous les défis que nous devons explorer. On demande continuellement aux praticiens de la recherche et de la conception non seulement de planifier, mais aussi de mener, d'analyser et de rendre compte de leur travail dans un contexte gouvernemental. Ils sont également invités à naviguer dans les multiples processus et à nouer des relations à partir de rien en interne avec les partenaires. La confidentialité, le juridique, l'accessibilité, les communications, la sécurité informatique et les achats sont ajoutés à la liste de tâches des équipes de projet .

Nous avons constaté que ces six domaines sont fondamentaux pour le développement de produits, les partenariats au sein de l'organisation, l'adhésion de la haute direction et la capacité de livraison à long terme.

Habituellement, les équipes de projet n'ont pas d'employés désignés qui naviguent dans le système tandis que d'autres planifient les activités de recherche et de conception. C'est épuisant et la plupart du temps, les employés ont tendance à quitter une équipe de projet pendant ou peu de temps après la réalisation de la recherche en raison d'un épuisement professionnel . J'ai été une victime et très probablement un auteur dans ce cercle vicieux. Les praticiens sont incapables de demander ce dont ils ont besoin parce qu'il y a une immense gratitude pour leur avoir permis de faire le travail de cette manière en premier lieu. Je sais que ce n'est pas l'expérience de tout le monde dans la fonction publique, mais c'est la mienne et celle de bien d'autres. Bien que je puisse m'attarder sur les défis et les problèmes qui existent au sein de notre système pour mener des activités de recherche et de conception, je préférerais partager l'expérience de la mise en place d'une équipe d'opérations de recherche et de conception (R&DOps) à Service Canada.

Quelle est la raison d'être de la R&DOps ?

L'équipe R&DOps soutient les équipes de produits et de services dans la planification, la conduite et la production de rapports sur les activités de recherche, ainsi que dans l'application de pratiques et de protocoles de recherche de qualité au sein de notre département. Notre équipe a contribué à faire mûrir la pratique de la recherche et de la conception pour permettre la fourniture de produits et services équitables, inclusifs et axés sur l'utilisateur grâce à une conception inclusive , au recrutement et à la gestion des participants à la recherche et à la mise en place de cadres de recherche.

Nous avons six domaines d'intérêt que nous avons développés au cours des derniers mois.

Gouvernance et habilitation : aidez les équipes de produits à mener des recherches sûres, tenant compte des traumatismes, accessibles, légales et éthiques en créant des processus, des directives et des normes pour le consentement, la confidentialité et le stockage des informations. Nous soutenons également la mise en place de partenariats et de relations significatifs à l'interne et à l'externe.

Compétences et personnes : Habiliter et éduquer les chercheurs et les concepteurs grâce à des plans, des guides, des modèles et des formations normalisés. Mesurer les performances à travers la livraison de divers produits/projets. Impliquez des experts en la matière pour vous assurer que l'organisation est en mesure de comprendre les sujets de recherche.

Outils : Équipez le personnel des derniers outils et ressources pour maintenir une intégrité élevée en matière de recherche et de conception. Nous fournissons également des conseils structurels et de contenu pour soutenir l'utilisation des outils.

Gestion des connaissances : Outre le pilier de la gouvernance, la gestion des connaissances implique les processus et les plateformes de collecte, d'interprétation et de partage des connaissances issues de la recherche. Nous nous concentrons sur la normalisation du processus de DECD et l'échelle pour intégrer d'autres recherches départementales.

Plaidoyer : Soutenir les équipes de produits pour partager, socialiser et amplifier la valeur de la recherche des utilisateurs dans tout le département et le reste de la fonction publique.

Soutien au recrutement : identifiez et établissez un processus de recrutement pour les utilisateurs internes et externes. Pour maximiser une vue holistique de l'ensemble du modèle de prestation de services, nous soutenons les activités de gestion des participants, y compris le recrutement, la sélection et la planification des participants internes et ajoutons une rémunération pour les participants externes.

En théorie, cela ressemble à un cadre de base sur lequel le personnel et les partenaires peuvent s'appuyer pour tout le travail qui doit être fait. En pratique, nous travaillons aux côtés de nos chercheurs pour nous adapter aux scénarios de travail réels et à la vitesse à laquelle on leur demande de livrer. Nous avons constaté que ces six domaines sont fondamentaux pour le développement de produits, les partenariats au sein de l'organisation, l'adhésion de la haute direction et la capacité de livraison à long terme. Nous voyons le retour sur investissement déjà en jeu avec certains de nos succès tels que l'utilisation du recrutement des médias sociaux pour les tests d'utilisabilité et notre capacité à payer directement les participants.

Trouver notre chemin étant nouveau dans une organisation restructurée

Nous avons fait face à une réorganisation majeure.

En janvier 2022, un changement de direction a entraîné la discussion d'une réorganisation. Comme la plupart des nouvelles organisations, il est nécessaire de réévaluer et d'itérer sur la version initialement mise en place. Notre équipe de direction et notre personnel ont appris de nombreuses leçons au fil des ans et devaient réexaminer l'efficacité de nos équipes pour offrir des produits numériques et un meilleur service aux Canadiens. À la fin du mois de mars, les gens sont passés sous un leadership nouveau ou modifié. Bien que cette réorganisation nous ait permis d'être mieux placés pour remplir nos rôles et responsabilités, elle s'est accompagnée d'arrivées et de départs et de nombreuses conversations difficiles avec le personnel.

Le changement est difficile même quand il est bon.

En tant qu'équipe de 70 employés travaillant virtuellement, il peut être difficile de créer du lien entre collègues. Chaque directeur et gestionnaire devait consacrer du temps à constituer ses propres équipes et à travailler horizontalement pour favoriser la collaboration. C'est difficile à faire même en personne. Avec le temps, nos équipes se sont adaptées à la réorganisation et ont adopté notre mission et notre vision. Notre équipe de direction continue de travailler ensemble pour faire évoluer nos processus et notre culture dans un environnement où les employés veulent venir apprendre et grandir avec nous. Le changement est difficile même quand il est bon.

Notre équipe R&DOps a été déplacée dans l'organisation et en tant que responsable ayant besoin de personnel, il était difficile de recruter et d'embaucher en temps opportun. Heureusement, nous avons pu embarquer des employés compétents et empathiques qui sont motivés par le mandat de créer un guichet unique pour tout ce qui concerne la recherche et la conception. Établir de nouvelles relations avec des collègues lorsque vous êtes nouveau peut être difficile, mais en équipe, nous avons exploré différentes façons de communiquer et de collaborer. Nous n'avons pas encore trouvé nos recettes parfaites mais nous y arrivons. Nous travaillons en tant qu'équipe R&DOps pour perfectionner nos propres compétences en communication personnelle et collaborer avec les équipes de produits en les rencontrant là où elles se trouvent. Chaque équipe est sur un parcours différent mais nous nous adaptons.

Nous sommes les nouveaux enfants du quartier.

Il y a quelque chose d'inspirant et d'excitant dans la constitution d'une nouvelle équipe, avec de nouveaux paramètres et de nouvelles façons de faire. Je sais en tant que gestionnaire; J'étais ravi de pouvoir réunir une équipe. Avec le soutien de notre équipe de direction, j'ai pu recruter un responsable de la conception et un responsable de la recherche avant la fin de l'année civile et nous nous développerons au début de 2023. De nouvelles perspectives, de nouvelles idées et de nouvelles connaissances ont afflué dans R&DOps et DECD . Bien qu'il y ait eu beaucoup d'excitation, nous étions toujours les nouveaux enfants du quartier. Nous devions comprendre comment la machine fonctionnait, avec qui nous devions nous associer et établir des bases de recherche et de conception que tous nos praticiens adopteraient.

Notre équipe de direction était très favorable et, pour la plupart, nos collègues travaillant dans les équipes de produits étaient accueillants. Les équipes de produits travaillaient et fonctionnaient de la même manière depuis deux ans et nous venions pour construire quelque chose de nouveau. Nous voulions que nos collègues de recherche et de conception puissent planifier, mener et rendre compte de leurs propres plans. Défaire et désapprendre est la partie la plus difficile pour apporter quelque chose de nouveau. Les R&DOps ont traversé les hauts et les bas avec leurs collègues en nous immergeant dans le travail aux côtés des équipes produit. Nous voulions connaître les besoins et les défis pour nous assurer que notre soutien était pertinent et utile. D'avril 2022 à décembre 2022, les relations que nous avons établies avec les équipes de produits se renforcent et nous savons qu'il y a beaucoup d'étapes passionnantes que nous allons vivre ensemble en entrant dans la nouvelle année. Comme toute autre relation, il y a des hauts et des bas, des poussées et des tractions. En fin de compte, notre mission unie de mieux servir les Canadiens guide nos efforts et notre travail.

Au cours des prochains mois, je partagerai divers conseils, astuces et histoires sur notre boutique. Je suis incroyablement fier de l'équipe que nous construisons ici au DECD. Nous avons parcouru un long chemin en tant qu'équipe de un à cinq. J'espère que cela vous incitera à poursuivre la création de votre propre R&DOps. Vos praticiens et vos équipes de projet vous en remercieront.

👋 Vous pouvez créer une publication comme celle-ci ! Partagez vos réflexions avec une communauté de fonctionnaires. Apprendre encore plus

(Crédit image : Unsplash)