Cet article d'opinion a été rédigé par Mariel Reed , fondatrice et PDG de CoProcure , une start-up d'approvisionnement qui permet aux gouvernements de travailler plus facilement avec des fournisseurs non traditionnels comme les startups et les petites entreprises. Auparavant, Mariel était stratège en innovation au bureau du maire de San Francisco pour l'innovation civique . Cette pièce apparaît également dans notre fil d'actualité du gouvernement numérique .

Les gouvernements du monde entier doivent faire plus avec moins. L'augmentation des coûts des programmes de soins de santé et de retraite réduit les budgets publics . Simultanément, les attentes des citoyens à l'égard du gouvernement et la demande de nouveaux types de services augmentent. Le secteur public, connu pour ses cloisonnements organisationnels, sa culture d'aversion au risque et sa bureaucratie écrasante, doit impérativement innover. Les gouvernements doivent créer de nouveaux services tout en améliorant la qualité et l'efficacité des services existants.

Les gouvernements ont accès à un puissant levier d'innovation, souvent sous-utilisé: les marchés publics. L'approvisionnement est plus qu'une simple fonction de back-office . Les agences piratent les achats pour accéder à de nouveaux outils et technologies auprès de nouveaux types de partenaires , comme les entrepreneurs et les membres de l'économie créative. Pour les gouvernements qui cherchent à innover, la mise à jour des processus d'approvisionnement peut être un multiplicateur de force.

J'ai travaillé au bureau du maire de l'innovation civique de San Francisco, connectant les fournisseurs de startups aux agences de la ville via Startup in Residence, et je suis maintenant le fondateur d'une startup technologique gouvernementale. En tant que tel, j'ai appris que l'approvisionnement peut être l'un des plus grands obstacles à l'innovation. Mais il peut également être l'un des outils les plus puissants pour l'activer. Ci-dessous, j'ai décrit trois excellents exemples de ce dernier. Ce sera pour votre agence?

En «piratant l'approvisionnement», le Defense Unit Innovation Experimental (DIUx) a permis à l'armée américaine de profiter plus facilement des inventions de haute technologie

Au cours de la dernière décennie, les investissements commerciaux privés dans la technologie ont dépassé les dépenses publiques de R&D. Dans le passé, les entreprises innovantes de haute technologie auraient d'abord considéré le ministère de la Défense (DoD) comme un client cible. Aujourd'hui, ces entreprises sont généralement lassées de faire affaire avec le gouvernement fédéral en raison de processus d'approvisionnement longs et bureaucratiques et de conditions contractuelles traditionnellement rigides.

En réponse à cette tendance, le secrétaire américain à la Défense, Ash Carter, a créé DIUx en 2015 pour aider le ministère de la Défense à trouver de nouvelles façons de travailler avec le secteur privé.

DIUx devait aider le département à travailler avec de nouveaux types de fournisseurs pour acheter l'innovation; cela signifiait trouver un moyen de conclure des contrats avec les entreprises d'une manière qui imite plus étroitement la vitesse et la flexibilité des transactions commerciales. DIUx a exploité l'autorité des «autres transactions» (OT), une méthode d'achat alternative autorisée par le congrès dans les années 1950 qui permet à certaines agences gouvernementales de travailler avec des sociétés commerciales sur des prototypes sans passer par le processus d'acquisition traditionnel ou le règlement fédéral sur les acquisitions .

En s'appuyant sur l'autorité OT, DIUx a créé un mécanisme d'acquisition unique en son genre appelé Commercial Solutions Opening (CSO). Grâce à ce mécanisme, DIUx sollicite des solutions aux problèmes auxquels les militaires sont confrontés en affichant des domaines d'intérêt sur son site Web. Ces sollicitations décrivent un problème à résoudre ou une technologie d'intérêt, plutôt que des spécifications et des exigences détaillées. Les fournisseurs de solutions potentielles soumettent un dossier de solution à DIUx via leur site Web. Les solutions sélectionnées obtiennent des contrats OT pour des projets prototypes.

Le CSO de DIUx aide les entreprises à éviter la «vallée de la mort» - l'écart entre la R&D ou la production pilote et réelle. DIUx peut passer du prototype au travail de production en attribuant des contrats de production subséquents à certaines entreprises sans recompétition du travail, à condition que l'OT d'origine ait été attribué de manière compétitive (tous les projets attribués via le DIUx CSO sont compétitifs) et que le projet de prototype a été réussi.

En contournant les exigences d'acquisition fédérales pour créer un mécanisme d'acquisition qui passe d'un prototype payant à des contrats de suivi, DIUx a permis au ministère de la Défense de travailler plus rapidement avec de nouveaux types d'entreprises de haute technologie. En février 2018, DIUx avait octroyé 61 accords OT totalisant 145 millions de dollars , avec une moyenne de seulement 78 jours entre le contrat initial avec un partenaire potentiel et un accord signé. DIUx a également attribué plusieurs contrats de suivi, qui adaptent les prototypes à une plus grande production.

Startup in Residence relie les agences de la ville aux startups et offre une nouvelle voie à l'approvisionnement

Comme DIUx, la ville de San Francisco a identifié les processus d'approvisionnement traditionnels comme un obstacle à l'accès à des solutions innovantes aux défis civiques. Le programme Startup in Residence (STIR) de San Francisco est un programme basé sur une cohorte qui associe des agences de la ville à des startups pour développer de nouveaux outils technologiques au cours d'une résidence de 4 mois. Le programme est né à San Francisco en 2014; il s'est depuis étendu à 11 autres villes du pays.

Grâce à son programme STIR, la ville de San Francisco a fait peau neuve son processus traditionnel de demande de propositions (DP). Sans changer les règles et réglementations existantes, STIR présente à nouveau le processus d'appel d'offres, ce qui facilite la collaboration des startups avec la Ville et accélère la transition d'un pilote réussi à un contrat concurrentiel. Il présente à nouveau ce processus de trois manières.

Premièrement, STIR facilite l'approvisionnement basé sur les problèmes plutôt que sur les exigences. Alors que les approches d'approvisionnement plus traditionnelles tendent à prescrire une solution ou une approche spécifique, le STIR invite plutôt les entreprises à répondre aux besoins de la ville sous la forme d'énoncés de problèmes généraux.

Deuxièmement, STIR présente le processus d'appel d'offres de manière plus conviviale. L' application du programme STIR, qui est publiée sur F6S , ressemble plus à une application à un accélérateur qu'à un document de demande de propositions du secteur public traditionnel.

Enfin, même si l'application ne ressemble pas à une DP, elle en est une - en coulisses, la DP est là . C'est énorme pour les startups qui cherchent à faire des affaires avec le gouvernement local, car cela signifie qu'après la fin du programme, la startup et la ville peuvent passer directement aux négociations contractuelles. Les startups Binti et Civic Chatbots ont déjà, grâce à STIR, remporté des contrats concurrentiels avec la ville de San Francisco.

West Hollywood, CA, utilise des contrats de référence pour faciliter l'accès du personnel de la ville aux talents créatifs des indépendants et des petites entreprises locales

À la ville de West Hollywood, Kate Mayerson et ses collègues de l'équipe d'innovation ont identifié l'approvisionnement comme un défi pour connecter le petit personnel à temps plein de la ville avec les outils dont ils ont besoin pour être des penseurs créatifs et des prestataires de services. En particulier, les ministères demandaient davantage d'aide en matière d'innovation, de technologie, de communication et de création, de la conception graphique et de la vidéographie à la conception et à la commercialisation de sites Web.

La ville utilisait déjà des contrats de banc, qui sont attribués à plusieurs entreprises pour le même type de services, pour s'engager avec des entrepreneurs sur des travaux comme la réparation de trottoirs. Mais en 2015, l'équipe innovation a lancé une demande de qualification (RFQ) pour un ensemble de fournisseurs pour accompagner les projets d'innovation et de communication.

Sur environ 60 soumissions reçues, la ville a finalement attribué 10 contrats. Les particuliers et les petites entreprises sur ces contrats peuvent gagner chacun jusqu'à 25 000 $ par an (la limite pour les achats sans l'approbation du West Hollywood City Council), sans dépasser un total de 75 000 $ pour la durée de trois ans du contrat, pour des services à la ville.

La mise en place de contrats de référence a permis au personnel du gouvernement d'accéder plus facilement à des services de soutien créatifs pour des projets, même pour de très petits projets. Au lieu d'initier et de naviguer dans un nouveau processus d'approvisionnement, qui prendrait au moins deux à quatre semaines, le personnel de la ville peut demander une réponse à un périmètre de travail et des frais pour des services spécifiques, sélectionner un fournisseur et émettre un bon de commande en seulement 2 à 4 jours.

(Crédit photo: Pixabay)

Mariel Reed