Cet article d'opinion a été rédigé par Lukas Savickas, conseiller du Premier ministre lituanien.

Depuis le travail de pionnier d'Henry Gantt il y a un siècle, la gestion de projet est devenue un moyen bien établi de garantir que le travail est livré à temps et dans les limites du budget. Les organisations du secteur public et les ministères ont tout autant besoin d'un achèvement rapide et économique des projets. Mais il est relativement rare, en particulier en Europe centrale et orientale, que le secteur public utilise des pratiques de gestion de projet.

Cela est en partie dû aux coûts associés - mais l'investissement en vaut la peine lorsque le succès de grands projets coûteux est en jeu. Il existe également des défis propres au secteur public. Le cycle politique est plus court que le cycle typique de planification stratégique, et les traditions de politique réactive sont également un obstacle aux pratiques de gestion de projet.

Mais on oublie souvent qu'il existe également des moyens uniques pour le secteur public de bénéficier de la gestion de projet. En particulier, la gestion de projet contribue de manière significative à accroître la responsabilité et la transparence, de grande importance dans les démocraties modernes.

Depuis de nombreuses années, les gouvernements lituaniens ont du mal à coordonner et à assurer la pleine mise en œuvre des réformes des politiques nationales. Le système de planification stratégique existant en Lituanie fournit une base pour le contrôle de l'exécution du plan d'action gouvernemental, mais le nombre d'emplois livrés plus tard que prévu ou de mauvaise qualité est de plus en plus élevé.

On oublie souvent qu'il existe des façons uniques pour le secteur public de bénéficier de la gestion de projet

Les entreprises, les ONG et de nombreuses organisations du monde entier utilisent des pratiques de gestion de projet pour garantir des résultats rapides et de haute qualité depuis des années - exactement ce que le secteur public lituanien semblait faire défaut. En 2017, nous avons décidé de commencer à mettre en œuvre des pratiques de gestion de projet pour aider à exécuter les principales réformes nationales dans l'ensemble du secteur public.

Pour démarrer et mettre en œuvre le nouveau projet, «Mise en œuvre des priorités nationales grâce à l'utilisation de pratiques de gestion du changement», le gouvernement a créé un bureau de gestion de projet, avec une équipe de professionnels de la gestion de projet, qui applique déjà des normes de gestion de projet uniformes dans toutes les institutions du secteur public. . Le bureau accumule également de l'expérience et du savoir-faire qui pourront ensuite être transmis à d'autres parties du gouvernement.

Le Premier ministre a formulé un portefeuille de 44 projets stratégiques prioritaires, dans lesquels les projets sont attribués à des propriétaires et des gestionnaires spécifiques, plutôt que la pratique antérieure consistant simplement à nommer des institutions. Pour suivre ces projets, le nouveau Comité du portefeuille des projets stratégiques - dirigé par le Premier ministre lui-même - se réunit chaque mois pour superviser le calendrier et le budget des projets stratégiques et gérer leurs risques associés.

Le programme de gestion de projet vise à donner les bons outils pour gérer correctement un grand projet, non seulement à la Chancellerie, qui gère le programme, mais aussi aux 14 autres ministères.

Il marque une nette amélioration par rapport aux pratiques passées, lorsque des processus identiques étaient organisés de manière ad hoc

Le nouveau bureau de gestion de projet fournit des conseils, des méthodes, des systèmes, des outils et des mesures cohérents pour l'ensemble du secteur public. Il propose des séminaires pour les ministères, en s'appuyant sur les meilleures pratiques et méthodologies du Project Management Institute de renommée mondiale. Cela nous permet d'assurer la cohérence entre les chefs de projet, non seulement au sein du gouvernement mais aussi avec les organisations externes, telles que les grandes entreprises publiques.

Grâce à cette restructuration, le gouvernement est informé à tout moment du calendrier et de l'état budgétaire de ses principales priorités politiques. Elle marque une nette amélioration par rapport aux pratiques passées, lorsque des processus identiques étaient organisés de manière ad hoc.

Bien que ce projet n'ait démarré que récemment, il existe déjà d'excellents exemples de ses avantages. Par exemple, le projet a récemment créé une plateforme permettant au gouvernement de gérer la mise en œuvre intégrale de ses six réformes structurelles. Cela contribuera à garantir la durabilité des résultats atteints par les réformes mises en œuvre.

Notre initiative a été bénéfique non seulement pour le gouvernement lui-même, en garantissant des normes et une responsabilité élevées, mais aussi pour les citoyens lituaniens. Son innovation réside dans l'utilisation de techniques de gestion axées sur les résultats pour maximiser les avantages économiques et sociaux de chaque projet.

Le processus de gestion du changement récemment mis en œuvre aidera à mettre en œuvre les principes de responsabilité et de transparence, conformément aux engagements internationaux de la Lituanie envers le Partenariat pour un gouvernement ouvert. Et elle permet au gouvernement de développer sa mémoire institutionnelle et de transmettre le savoir-faire accumulé aux futurs gouvernements. Une gestion de projet rigoureuse crée la base d'une meilleure prise de décision fondée sur des preuves à l'avenir. - Lukas Savickas

(Crédit photo: Lukas Savickas)