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Il n'y a que peu de temps dans une journée, et parfois il peut sembler presque impossible de trouver la motivation - et la persévérance - pour cocher toutes les choses que vous voulez faire.

Vous n'êtes pas seul: le travailleur du savoir moyen passe 47% de sa journée de travail dans un état de semi-distraction.

Trop souvent, les fonctionnaires doivent composer avec des structures et des systèmes bureaucratiques et archaïques, qui peuvent freiner la productivité. Il n'y a pas de solution miracle qui vous aidera à obtenir une mise au point de type laser, mais des outils et des astuces intelligents peuvent vous aider à accomplir votre tâche.

Dans cette ressource, nous décrivons six façons éprouvées d'obtenir de meilleurs résultats sans travailler plus d'heures - en plus des conseils des fonctionnaires eux-mêmes.

Cette trousse d'outils de productivité vous apprendra à:

  • Former de bonnes habitudes
  • Éliminez les distractions
  • Exploitez la puissance du courrier électronique
  • Apprenez à dire non
  • Gérez votre énergie, pas votre temps
  • Expérimentez avec ce qui fonctionne pour vous

"Les employés sont les plus heureux et les plus productifs quand ils ont un patron qui a une vision claire du mandat de l'unité de travail, est clair avec ses attentes pour l'équipe, respecte l'équilibre travail-vie des employés, inclut les employés dans la prise de décision qui a un impact sur la l'unité de travail, accorde du crédit aux employés et à leurs performances et idées lorsqu'ils rendent compte à leur haute direction, et a une politique de porte ouverte pour les discussions sur le travail ou la vie personnelle.

Vous passez environ 8 à 10 heures par jour au travail - c'est agréable d'avoir hâte d'y aller au lieu de commencer cyniquement un compte à rebours des années avant la date de votre retraite! " - Anonyme

1. Former de bonnes habitudes

Des habitudes intelligentes peuvent faire la différence entre le succès et l'échec. Mais souvent, nous modifions nos routines, et lorsque les résultats ne se manifestent pas rapidement, glissez-vous dans les anciennes routines.

Comme le dit l'auteur James Clear dans son livre Atomic Habits , les habitudes devraient être quatre choses: évidentes, attrayantes, faciles et satisfaisantes.

Le PDG d'Apolitical, Robyn Scott, a écrit sur une habitude particulièrement transformatrice dans un article de blog viral, L'habitude de 30 secondes avec un impact à vie .

Après chaque réunion, conférence ou discussion significative, prenez 30 secondes - ni plus, ni moins - pour noter les enseignements clés. L'habitude peut vous aider à mieux interpréter les informations, à comprendre les besoins des autres et à hiérarchiser ce qui est important. Au fil du temps, cela change la façon dont vous prêtez attention aux autres, ce qui contribue à améliorer votre prise de décision.

La popularité du billet de blog a conduit à la création de l'application 30-Second Habit .

Voici d'autres exemples d' habitudes transformatrices :

  • Lecture du matin
  • Méditation
  • Exercice et étirements
  • Rédiger un journal de gratitude et d'apprentissage
  • Prendre des pauses au bon moment

"J’ai trouvé que l’encouragement et le soutien du personnel pour sortir de l’ornière sont les plus efficaces pour améliorer la productivité. Il faut consacrer du temps à rompre la routine des processus et de la bureaucratie mêmes dont dépendent les services publics.

Le personnel doit s'approprier ce changement de routine et l'intégrer dans un équilibre travail-vie de plus en plus fragile. En encourageant le personnel à enseigner ou à suivre des cours ou à participer à la recherche, ils peuvent créer des opportunités de recherche de pairs, développer des réseaux, apprécier la complexité des organisations de la fonction publique et, à leur tour, cultiver le désir d'adopter des outils pour devenir plus productifs. " - Faisal Shaheen, chargé de cours au département de politique et d'administration publique de l'Université Ryerson

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2. Exploitez le pouvoir du courrier électronique

Que cela vous plaise ou non, le courrier électronique est un élément crucial du travail des fonctionnaires - ce qui rend l'apprentissage de la rédaction de messages efficaces d' autant plus important. Dan Oshinsky, responsable du cabinet de conseil en messagerie Inbox Collective, a six conseils pour devenir plus intelligent en matière de courrier électronique:

1️⃣ Décidez si le courrier électronique est le meilleur moyen de communiquer votre message

Si vous devez transmettre de nombreuses informations via des liens ou des pièces jointes, ou si vous souhaitez envoyer une note personnelle rapide, le courrier électronique est parfait. Dans la plupart des autres cas, un chat ou un appel téléphonique en personne est plus efficace.

2️⃣ Rendez votre ligne d'objet claire

Évitez le langage vague et les subtilités banales. Écrivez des lignes d'objet spécifiques, comme «Pouvez-vous terminer cette recherche d'ici la fin de la journée?» ou "Excellent travail sur ce dossier!"

3️⃣ Le cas échéant, sautez les salutations et allez droit au but

Utilisez l'espace de pré-en-tête - l'extrait de texte que vous voyez dans la plupart des boîtes aux lettres après la ligne d'objet d'un e-mail - avec précaution, car votre destinataire pourra lire les 5 à 10 premiers mots de votre e-mail avant de l'ouvrir.

4️⃣ Les e-mails personnels fonctionnent mieux

N'envoyez pas de messages de masse, qui obtiendront presque toujours moins de réponses. Les gens sont plus susceptibles de réécrire s'ils se sentent appréciés.

5️⃣ Utilisez des puces ou des listes numérotées

Organisez clairement vos informations. Les gens sont susceptibles de sauter de gros blocs de texte.

6️⃣ Faites votre demande aussi claire que possible

Le destinataire doit savoir quelle action vous voulez qu'il prenne et que vous le tiendrez responsable.

«Décomposer le travail en tâches, puis les répartir plus largement que l'équipe immédiate - cela peut faire avancer un projet plus rapidement que la livraison séquentielle et strictement basée sur l'équipe. C'est juste un principe agile, bien sûr, mais il fonctionne dans toutes sortes de projets de travail, pas seulement dans l'informatique. " - Kathryn Cole, directrice de la stratégie des personnes au Fair Work Ombudsman

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3. Éliminez les distractions

Le courrier électronique peut être un élément clé du travail des fonctionnaires, mais c'est aussi l'une de leurs plus grandes distractions .

L'employé de bureau moyen reçoit 126 messages par jour , consacre 28% de sa semaine de travail aux e-mails et ouvre un nouveau message dans les six secondes suivant sa réception. Nous ne savons jamais quand un e-mail important pourrait arriver, nous devons donc continuer à vérifier jusqu'à ce qu'il arrive, non?

Faux. Atteindre la «boîte de réception zéro» est le type de tâche qui nous donne un sentiment d'achèvement, mais ne fait pas grand-chose . En fait, toute interruption de votre flux de travail peut prendre jusqu'à 15 minutes pour récupérer.

"Désactivez les notifications par e-mail. L'interruption constante de l'arrivée du courrier interrompt la concentration, et chaque fois que cela se produit, votre esprit prend le temps de revenir au travail que vous faisiez avant la notification. Cela vous permet de passer en mode" flux "et de l'entretenir beaucoup plus longtemps.

La plupart de mes collègues ont des milliers de courriels dans leur boîte de réception. Comment pouvez-vous être sûr d'avoir répondu à chaque e-mail important s'il est enfoui sous le bas de votre écran?

Ne conservez dans la boîte de réception que les e-mails en attente d'action. Classez tout le reste dans des dossiers appropriés et supprimez le reste. Cela vous permet de mieux hiérarchiser les tâches quotidiennes et de réduire le stress. » - David Noble, conférencier et coordinateur de cours à la Southern Cross University

Le changement commence par la conscience de soi. Suivez le nombre de fois où vous consultez vos e-mails par jour - ou iMessage, ou Slack, ou Twitter - et visez à réduire ce nombre de manière significative. La meilleure façon de le faire est de «regrouper» votre courrier électronique en choisissant de le vérifier uniquement à des heures définies. (La plupart des gens choisissent trois périodes de mise en lots quotidiennes.)

Vous pouvez également éviter les distractions en:

  • Mettre votre téléphone en marche ou en mode avion
  • Utiliser un outil pour bloquer les médias sociaux
  • Fermer les onglets inutiles avant de commencer à travailler
  • Mettre sur une liste de lecture qui peut vous aider à vous concentrer - nous recommandons Deep Focus de Spotify - ou utiliser des bouchons d'oreille
  • Nettoyer votre bureau : selon une étude, les gens avec des bureaux soignés sont plus productifs et moins frustrés. Un bureau propre peut vous aider à accomplir une tâche plus d'une fois et demie plus longtemps, selon les chercheurs

"C'est incroyable le temps que nous pouvons perdre lorsque nous 'vérifions rapidement' nos téléphones tout au long de la journée. Quand j'ai vraiment besoin de me concentrer, je fais taire les notifications sur mon téléphone et je fais vibrer la sonnerie. J'ai également réglé le téléphone en niveaux de gris , ce qui le rend moins intéressant à regarder si je le ramasse. Enfin, je le place hors de vue sur une table derrière moi », - Signe Hanson, analyste principal des politiques à Justice Manitoba

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4. Apprenez à dire non

Les gens sont des êtres réciproques: nous consacrons trop de temps et d'énergie en disant oui à trop de tâches qui se présentent à nous. Vivre dans une culture du «oui» affecte le plus les femmes: elles ressentent souvent la pression d'être obligeantes et coupables quand elles ne le sont pas.

La recherche montre que:

  • Les gens s'attendent à ce que les femmes acceptent les demandes plus fréquemment que les hommes
  • Les gens sont plus susceptibles de s'attendre à ce que les femmes se portent volontaires pour des emplois administratifs au travail
  • Si une femme refuse de petites demandes au travail, elle obtiendra probablement moins de recommandations pour des promotions et de moins bonnes évaluations de performance. Elle sera également considérée comme moins sympathique par ses collègues

Un professeur de l'Université de New York a créé le « The No Club » pour résoudre ce problème. Le club donne aux femmes un endroit pour donner et obtenir des conseils sur les opportunités qui valent leur temps, et pour être tenues responsables de leur action.

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5. Gérez votre énergie, pas votre temps

"Automatisez toutes les tâches que vous effectuez à plusieurs reprises, même si vous ne pouvez pas coder. Commencez par dresser une liste des étapes que vous devez effectuer pour la tâche. Ajoutez des hyperliens à chaque étape qui ouvrent les fichiers dont vous aurez besoin en un seul clic - feuilles de calcul vous devez enregistrer des données, des listes d'adresses des personnes qui devraient recevoir le courrier électronique de cette étape, du texte passe-partout pour les notifications que vous devez envoyer, etc. Cela vous fera gagner du temps et réduira les erreurs. " - David S. Reed, fondateur du Center for Public Administrators

Personne ne peut travailler à plein rendement toute la journée. La clé pour optimiser votre routine est de gérer votre énergie, plutôt que votre temps.

Trouvez le moment où vous travaillez le mieux - pour la plupart des gens, c'est le matin - et concentrez-vous sur le travail qui nécessite une réflexion approfondie , comme la rédaction de mémoires ou de discours, la rédaction de stratégies, la planification du conseil de gouvernance ou d'autres tâches de grande valeur.

Lorsque vous êtes fatigué et que vous frappez cette crise de 14 h à 15 h, vous devez vous concentrer sur des tâches plus insensées , comme répondre aux e-mails et planifier ou définir des ordres du jour pour les réunions.

Un moyen efficace de procéder consiste à étiqueter les tâches de votre semaine . Mettez-les dans des seaux différents, allant de facile à difficile, en fonction du temps qu'ils prennent, de leurs difficultés intellectuelles et de l'incertitude. Limitez-vous à trois tâches «difficiles» par jour.

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6. Expérimentez avec ce qui fonctionne pour vous

«J'utilise plusieurs outils de productivité différents pour aider à ma productivité, y compris Trello pour la gestion de projet. Vous pouvez allouer des tâches et des éléments spécifiques aux membres de l'équipe, y compris les membres du public, pour affecter le travail, déléguer des informations et recevoir des informations sur la tâche.

Je supervise l'Initiative sur la diversité et l'inclusion ici à la ville de Windsor et j'ai une équipe qui lui est dédiée avec un conseil pour chaque action. Dans chacun des conseils, j'invite les personnes concernées et leur attribue le travail. En utilisant cela, je suis en mesure de voir ce que les gens terminent et j'ai un moyen facile de faire le suivi » - Jamie Kramer, adjoint aux ressources humaines à la Corporation de la ville de Windsor

Les flux de travail du secteur public peuvent être rigides - mais à mesure que les gouvernements modernisent des systèmes à l'ancienne, les règles changent. Si l'approche traditionnelle ne fonctionne pas pour vous, essayez-en une autre, plutôt que de marteler sans résultat. Expérimentez avec différents systèmes jusqu'à ce que vous trouviez celui qui vous convient.

  • Prenez des pauses régulières : utilisez la technique Pomodoro , qui divise votre journée de travail en tronçons de 25 minutes séparés par des pauses de cinq minutes. Le système de gestion du temps vous rappelle de prendre des pauses régulières, ce qui peut augmenter votre productivité
  • Rédiger une liste de choses à faire tous les matins
  • Changez de décor : éloignez-vous de votre bureau et essayez de travailler dans un café ou un espace commun pendant quelques heures
  • Si votre écran d'ordinateur vous fait mal aux yeux, essayez de travailler sur du papier ou en utilisant des notes vocales
  • Raccourcissez les réunions en vous présentant à chacun avec un ordre du jour . Essayez de limiter l'agenda à moins de trois éléments. (Voir notre Guide des fonctionnaires pour de meilleures réunions pour plus de conseils sur la façon de tenir des réunions efficaces)
  • Boire beaucoup d'eau! 🚰

«Nous ne semblons pas valoriser investir le temps et l'énergie nécessaires pour planifier les choses correctement et les faire correctement la première fois. Même lorsque nous avons le temps, nous plongeons et faisons le minimum, puis plongons dans la chose suivante, sans jamais vraiment nous arrêter pour nous assurer que tout s'est bien passé.

Nous ne réalisons jamais à quel point la productivité que nous avons gaspillée en retravaillant les efforts échoués et en recommençant à zéro quelque chose que nous - ou quelqu'un d'une équipe apparentée - avons déjà fait. - Chris Malcher, architecte d'entreprise, Département australien des services sociaux

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(Crédit photo: Mort à la photo)