Ministres et fonctionnaires : comment établir une bonne relation

Cet article est rédigé par Sally Washington , directrice exécutive d'Aotearoa Nouvelle-Zélande, Australia New Zealand School of Government (ANZSOG). Elle a été l'architecte du New Zealand Policy Project, basé au sein du Département du Premier ministre et du Cabinet de Nouvelle-Zélande, et a travaillé avec diverses organisations dans plusieurs juridictions pour améliorer leur capacité politique. Cet article fait partie d'une série plus large de Sally sur l'établissement de relations solides entre les ministres et les fonctionnaires. Cet article a été initialement publié sur le site Web de l'Australia and New Zealand School of Government. Lire l'article original ici .

De bonnes relations entre les ministres et les hauts fonctionnaires sont cruciales pour un bon processus décisionnel gouvernemental . L'engagement au-delà de la division politico-administrative nécessite des efforts et une compréhension à la fois du côté de la demande et du côté de l'offre de la relation. L'ANZSOG et l'Institut d'administration publique de Nouvelle-Zélande (IPANZ) ont récemment co-organisé une table ronde à Wellington pour explorer certains des problèmes épineux à l'interface politico-administrative facilitée par Sally Washington , directrice exécutive de l'ANZSOG Aotearoa Nouvelle-Zélande.

L'événement s'est appuyé sur les travaux récents de l'ANZSOG pour explorer les dimensions des relations entre les ministres et les fonctionnaires, de l'établissement d'un programme politique stratégique, à l'établissement d'un modèle opérationnel pour la relation entre les ministères et les cabinets des ministres, et pour s'assurer que les ministres demandent et reçoivent gratuitement, franchement et des conseils de qualité, ce que IPANZ a depuis longtemps intérêt à promouvoir. Le panel comprenait des représentants des côtés politiques et de la fonction publique de la relation, notamment :

• Hon Carmel Sepuloni – Aotearoa Nouvelle-Zélande Ministre du développement social et de l'emploi, Ministre de l'ACC, Ministre des questions relatives aux personnes handicapées et Ministre des arts, de la culture et du patrimoine ;
• Sir Bill English KNZM - ancien Premier ministre et ministre des Finances;
• Wayne Eagleson - ancien chef de cabinet des premiers ministres Sir John Key et Sir Bill English ;
• Peter Mersi - Directeur général du Département des recettes intérieures (IRD) et Chef par intérim de la profession politique ;
• Le professeur Ken Smith AO (doyen et directeur général de l'ANZSOG) et le Dr Kay Booth (directeur exécutif de l'IPANZ) ont prononcé des remarques d'introduction et de clôture.

L'événement s'est déroulé sous la règle de Chatham House, mais cet article de Mme Washington résume la discussion, y compris quelques idées pratiques pour établir de meilleures relations.

La relation entre les ministres et les fonctionnaires est fondamentale pour notre système de gouvernement

Le fondement de la relation entre les ministres et les fonctionnaires, comme toute relation, est le respect mutuel. Elle doit être basée sur l'honnêteté, l'ouverture et la compréhension des rôles et des responsabilités de chacun. Lorsqu'ils fonctionnent au mieux, le « nous » et « eux » deviennent « nous » – travaillant ensemble dans l'intérêt de meilleures décisions, politiques et programmes gouvernementaux. Alors, que peuvent faire les deux parties pour s'assurer que la relation fonctionne au mieux ?

Dans ses remarques liminaires, le professeur Smith a déclaré que l'environnement politique ne pouvait être évité et que le contexte politique différenciait le travail des dirigeants du secteur public des autres secteurs.

« Il est important d'établir une bonne relation entre les ministres, le système politique et les fonctionnaires. L'intersection avec le système politique est fondamentale pour notre système de gouvernement. Les fonctionnaires doivent être en mesure de fonctionner au sein d'un système politique sans être politiques – c'est une question d'astuce politique », a-t-il déclaré.

Il a été demandé au panel d'éviter le terrier du lapin consistant à débattre de la question de savoir s'il y a eu une réduction des conseils gratuits et francs (et si l'offre ou la demande est en faute), et de se concentrer plutôt sur la question positive de "qu'est-ce qui a bonne allure Comme?" Comment pourrions-nous bâtir d'excellentes relations entre les ministres et les fonctionnaires dans l'intérêt d'une meilleure prise de décision? Le panel a été invité à donner son avis sur :

• Quelles sont les choses vitales qui rendent cette relation la meilleure possible ?
• Qu'attendent les ministres et les cabinets ministériels de leurs conseillers de la fonction publique ?
• Quels sont les plus gros échecs et frustrations des deux côtés ?
• Comment les fonctionnaires développent-ils le sens politique tout en préservant les principes de neutralité politique et de conseil libre et franc ?
• Les ministres reçoivent-ils la formation dont ils ont besoin pour fonctionner efficacement ?
• Comment la fonction publique pourrait-elle aider les ministres à devenir des clients avisés plus intelligents ?

Comment les ministres peuvent-ils assurer de bonnes relations avec les fonctionnaires ?

Pour établir et bâtir une excellente relation avec leurs fonctionnaires, les ministres peuvent…

• Soyez clair sur ce que vous voulez réaliser – le « quoi » et le « pourquoi » – mais demandez l'aide des responsables sur la façon d'y parvenir – le « comment » et le « qui ». Ayez des discussions ouvertes avec les officiels tôt et souvent afin que vous soyez tous les deux clairs sur la direction du voyage.
• Mettez de l'ordre dans votre bureau – établissez des attentes selon lesquelles les conseillers politiques et les autres membres du bureau agissent comme un pont et non comme une barrière, et travaillez de manière constructive avec les fonctionnaires du ministère pour obtenir des résultats.
• Posez de bonnes questions – soyez capable d'interroger les conseils et l'analyse qui les sous-tend. Même les questions « stupides » peuvent souvent exposer la pensée de groupe et encourager des options innovantes de la part des officiels. Il n'y a pas de questions stupides en ce qui concerne les processus et les procédures et la manière dont la politique sera mise en œuvre.
• Invitez de nouvelles idées « effrayantes ». Expliquez aux responsables que « pas de surprises » signifie simplement que « les mauvaises nouvelles devraient voyager plus vite que les bonnes nouvelles ». Il ne s'agit pas d'éviter les nouveautés ou les « bonnes surprises ».
• Prévoyez de la place dans les programmes de travail pour une réflexion à plus long terme et des responsabilités de gérance - l'investissement pourrait faire partie de votre héritage.

Comment les fonctionnaires peuvent-ils établir de bonnes relations avec les ministres ?

De leur côté, les officiels peuvent…

• Conseillez librement, franchement et sans crainte et mettez en œuvre avec enthousiasme. Vous êtes là pour soutenir une bonne prise de décision, mais vous n'êtes pas le décideur. Comprendre que le vôtre n'est qu'une source de conseils – vous devrez être « le meilleur de sa catégorie » pour avoir de l'influence. Apportez de multiples perspectives à vos conseils – aidez le ministre à voir au-delà du silo du portefeuille et là où la collaboration aux niveaux politique et administratif est nécessaire pour une mise en œuvre efficace.
• Évitez d'essayer d'être un « chuchoteur ministériel » – demandez, ne présumez pas ou ne devinez pas ce que le ministre pense ou veut. Accordez au ministre un peu d'espace pour « s'éclaircir la gorge » ou débattre – comprenez que réfléchir ou penser à haute voix n'équivaut pas à une mise en service ou à une décision. Clarifier la commission - quels conseils sont requis et quand.
• Faites preuve de politique : être politiquement neutre ou non partisan ne signifie pas être apolitique. Comprendre la politique sans s'impliquer dans la politique. L'interface politico-administrative est plus une ligne floue qu'une ligne dure. Soutenir les fonctionnaires moins expérimentés pour renforcer leurs muscles dans l'astuce politique. Continuez à parler de ce que signifie le sens politique - en théorie et en pratique.
• Établissez la confiance en montrant que vous comprenez le programme gouvernemental global et les intérêts de votre ministre (articulés dans des manifestes, des discours, des publications sur les réseaux sociaux) et que vous êtes là pour les aider à atteindre leurs objectifs. Rappelez-vous : vous construisez très lentement la confiance avec les ministres, mais vous pouvez la dépenser très rapidement.
• Soyez audacieux, n'attendez pas qu'on vous demande conseil. Soyez proactif en articulant les défis ou opportunités actuels ou émergents et comment ils pourraient être gérés. Assouplissez vos responsabilités d'intendance.

Les ministres ont-ils besoin d'une meilleure formation?

Un article rédigé pour l'ANZSOG et la Review of the Australian Public Service (Thodey Review) a noté que "... le bureau ministériel reste souvent le dernier bastion de l'amateur". On a demandé au panel : « Les ministres reçoivent-ils la formation dont ils ont besoin pour fonctionner efficacement ? Le consensus était que la formation formelle – au-delà de celle dispensée par les organismes centraux et le bureau du Cabinet – serait moins efficace que l'apprentissage sur le tas. Cependant, un bon soutien aux ministres – de la part de leur personnel de bureau, de leurs départements et de collègues ministériels plus expérimentés en tant que mentors – est essentiel. Le fait que des ministres entrent en fonction, parfois sans expérience gouvernementale antérieure, peut être un avantage – des personnes « ordinaires » étant nommées à un poste extraordinaire est une partie importante de notre démocratie représentative.

La session reflète le désir mutuel de l'ANZSOG et de l'IPANZ de collaborer dans des domaines d'intérêt commun. Les deux organisations ont l'intention de co-organiser de futures sessions à Aotearoa - faites-nous savoir quelles conversations vous aimeriez que nous organisions.

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(Crédit image : Unsplash)