Si le multitâche est un mythe pour certains, comment y parvenir ?

Cet article est rédigé par Rell DeShaw, directeur adjoint au gouvernement du Canada.

• Le problème : le multitâche est impossible pour mon cerveau, mais j'ai l'impression que c'est ce que tout le monde attend d'un bon travailleur.
• Pourquoi c'est important : Pour réussir dans de nombreux rôles, vous devrez être capable de jongler avec plusieurs tâches à la fois
• La solution : Une approche réfléchie et disciplinée de l'établissement des priorités et du « time boxing » sera utile, mais les coûts cognitifs du changement de tâche ne peuvent être évités.

J'ai récemment travaillé dans un emploi où il serait apparu en surface que le multitâche était le nom du jeu. J'ai travaillé avec une équipe pour trier environ 200 e-mails par jour au nom d'un cadre très occupé. À titre d'exemple, nous pouvions rarement être pleinement attentifs lors d'une réunion où nous étions censés noter les points d'action et les partager avec l'équipe de direction car nous gardions un demi-œil sur notre boîte aux lettres générique pour faire avancer les tâches urgentes.

J'étais doué pour faire beaucoup de choses en une journée. Vous pourriez appeler cela du multitâche, mais je ne pense pas vraiment que le multitâche existe. Alors, comment vous améliorez-vous pour terminer une variété de choses en une journée ?

Voici quelques suggestions si vous avez du mal à avoir confiance que vous faites la bonne chose au bon moment.

Quelques idées pour classer vos tâches

Décider quoi faire quand est un peu un art - je peux proposer quelques questions directrices, mais certaines décisions dépendent beaucoup du contexte et du patron. En revanche, vous pouvez mener des enquêtes qui vous aideront à être plus solide dans le temps.

Voici quelques questions pour vous guider :

• Qui demande ? Commencez par le haut.
• Quand est-ce nécessaire et ce délai est-il souple ou rigide ? Bien qu'il soit rare que vous deviez demander, si nécessaire, pouvez-vous demander une prolongation ?
• C'est une pièce courte ou longue ? Les choses courtes peuvent flotter davantage en haut de la liste.
• Serez-vous capable de recycler ou de mettre à jour de nouveaux matériaux ou devrez-vous repartir de zéro ?
• Est-ce médiatisé, incluant un texte à envoyer au grand public ?
• Qu'est-ce qui préoccupe le plus votre patron ?
• Êtes-vous le seul à pouvoir le faire ou pouvez-vous demander de l'aide ?
• Pouvez-vous charger des partenaires et utiliser le temps d'attente pour d'autres travaux ? Si vous avez besoinde données mises à jour pour votre note d'information , demandez-le tôt dans le processus et utilisez le temps d'attente pour autre chose.
• Quelles tâches rapides pouvez-vous accomplir avant de passer à des tâches plus chronophages ? Ne sous-estimez pas le pouvoir d'accomplir quelques petites choses ou de petites choses pour augmenter votre élan et votre productivité .

Il y a des coûts cognitifs indéniables au changement de tâche, mais aussi quelques avantages

Il est indéniable qu'il y a beaucoup de temps perdu lorsque l'on passe d'une tâche à l'autre. Cela peut vous prendre jusqu'à 20 minutes pour reprendre une tâche que vous avez mise de côté. Les coûts sont plus que de revenir sur vos pas pour reprendre là où vous vous étiez arrêté. Vous pouvez remettre en question la valeur de ce que vous avez déjà fait et être perdu face à tous les grands plans que vous avez pu avoir pour mener à bien une tâche en premier lieu. Pire encore, il est possible que le contexte ait changé depuis que vous avez commencé votre travail.

Cela dit, il y a certains avantages à reprendre quelque chose : vous obtiendrez une nouvelle perspective si vous faites une pause et revenez à quelque chose - des fautes de frappe aux problèmes de flux, vous verrez des moyens d'améliorer votre travail.

Comment tout mettre ensemble - choisissez des priorités et attribuez des blocs de temps

Voici ma stratégie d'attaque suggérée lorsque votre liste de « choses à faire » est longue :

• Écrivez votre liste de choses à faire avec tout - cela vous sortira de la tête et sur la page qui peut abaisser votre tension artérielle.
• En utilisant les questions ci-dessus, écrivez vos trois à cinq principaux éléments de la semaine sur votre liste restreinte. Si vous craignez de ne pas avoir la bonne liste restreinte, demandez à votre patron ou à un collègue de confiance de valider. L'ordre de la liste peut être moins crucial que de savoir où vous devez vous concentrer et de vous y tenir.
• Pour chaque élément de la liste, évaluez une estimation de temps pour terminer l'ensemble de la tâche.
• Prenez un calendrier pour une semaine ou un mois (alignez-vous sur vos échéances à moyen ou long terme) et notez les échéances pour chacun de vos trois à cinq principaux éléments.
• En utilisant des blocs de temps qui ont du sens pour vos tâches (suggérerait d'utiliser des demi-journées ou moins), bloquez du temps pour vos principaux éléments. Ces blocs de temps sont des estimations, mais c'est un début pour montrer comment la semaine/mois contient suffisamment de temps pour faire tout votre travail.
• Une fois que vous avez cartographié vos principaux blocs de temps, réfléchissez à la manière de marquer davantage les principaux jalons pour chaque tâche. Cela peut inclure :
  • Traductions et édition
  • Approbations par la direction
  • Mise à jour des statistiques et autres faits clés
• Une fois que vous avez tracé votre semaine, faites une évaluation honnête : pouvez-vous faire vos principales priorités ? Si non, avez-vous besoin de demander un deuxième avis pour savoir si vos produits sont trop ambitieux ou avez-vous besoin de demander de l'aide ?

J'ai ma liste et j'ai mon plan général mais je flippe toujours - qu'avez-vous d'autre pour moi ?

Autres suggestions qui peuvent vous aider :

• Pour les tâches plus importantes, décomposez les principaux éléments - écrivez un plan pour un discours, répertoriez les statistiques que vous devez extraire, vérifiez que des traducteurs sont disponibles pendant le week-end si nécessaire.
• Si cela est possible dans votre travail, signalez que vous allez être hors ligne pendant des périodes spécifiques pour parcourir les choses. Fermez ensuite votre messagerie, désactivez vos services de messagerie et éteignez votre téléphone personnel pendant que vous travaillez pendant une durée définie.
• Certaines personnes ont trouvé la méthode pomodoro utile - sortez une minuterie et restez sur la tâche jusqu'à ce que ça sonne.
• Si vous n'avez pas essayé d'analyser vos tâches avec la matrice urgente et importante , vous voudrez peut-être la vérifier.

De nombreux emplois ont de très longues listes de tâches, mais avec un peu de stratégie, vous pourrez peut-être tracer un chemin vers une liste gérable chaque semaine.

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(Crédit image : Pexels)