Comment rédiger des briefings efficaces

Ce message est écrit par Alex Nicholson, responsable de la sûreté nucléaire multilatérale et internationale au ministère britannique des Affaires, de l'énergie et de la stratégie industrielle

• **Le problème : **Votre haut fonctionnaire rencontre un homologue et vous avez été chargé de rédiger le briefing pour cette réunion.
• Pourquoi c'est important : La réunion vous offre l'occasion de faire avancer les objectifs de votre équipe.
• La solution : Rédiger un briefing avec un objectif clair et une structure cohérente qui découle naturellement de cet objectif.

La rédaction de briefings pour les hauts fonctionnaires et les ministres est un élément clé du rôle d'un fonctionnaire. Vous devrez peut-être rédiger un briefing pour plusieurs raisons différentes, mais les composants de base restent les mêmes. Vous devez avoir un objectif clair, un ensemble clair de « points à faire valoir » pour atteindre cet objectif et un contexte suffisant pour fournir le contexte nécessaire aux « points à soulever » et servir de ressource supplémentaire à votre haut fonctionnaire ou ministre pour puiser dans si besoin.

En tant qu'individus qui travaillent généralement «au rythme» avec des priorités concurrentes, il y a toujours une tentation de rédiger rapidement et d'espérer que les membres de votre chaîne de dédouanement incluent ce que vous avez manqué et modifient où ils l'entendent. Cet article présentera une série de mesures que vous pouvez prendre lors de la rédaction d'un briefing pour vous assurer d'utiliser au mieux votre temps disponible et de rédiger plus efficacement.

Ainsi, vous avez été chargé de rédiger un briefing pour un haut fonctionnaire qui rencontre des homologues d'un partenaire international, et vous disposez d'une journée pour le faire. Votre première étape devrait être de considérer vos objectifs pour cette réunion. Que voulez-vous réaliser et pourquoi ?

« Ce n'est pas un exercice pour vous de démontrer que vous êtes un expert de la politique, il s'agit plutôt de soutenir les « points à faire ». "

Résumer, résumer, résumer

En étant capable d'articuler cela, vous pourrez vous assurer que cela est clair dans l'esprit de votre haut fonctionnaire et vous permettre de rédiger un briefing qui en découle et qui en découle naturellement. Comme conseil, j'écrirais cet objectif en haut de votre briefing : « L'objectif de cette réunion est d'atteindre x ».

Avec ce cadrage, vous êtes maintenant en mesure de rédiger les « points à faire valoir » que votre haut fonctionnaire utilisera lors de cette réunion pour atteindre votre objectif. Une bonne pratique consiste à avoir trois à quatre points à faire qui sont concis et ciblés. En guise de conseil, je les lis toujours comme si vous les livriez, car cela vous montrera si ce que vous avez écrit est trop verbeux.

Sous vos points à faire, vous aurez votre section de fond. Une bonne pratique consiste à avoir un ou deux paragraphes courts par « points à faire » qui sont encore une fois concis et ciblés. Il ne s'agit pas pour vous de démontrer que vous êtes un expert de la politique, il s'agit plutôt de soutenir les « points à faire valoir ». Votre haut fonctionnaire sera en mesure de les lire et de comprendre le contexte de chaque point, tout en ayant également du contenu supplémentaire à partir duquel s'inspirer si nécessaire lors de la réunion.

N'oubliez pas que votre haut fonctionnaire recevra un certain nombre de ces séances d'information chaque jour. Le vôtre doit donc être clair et concis. Évitez d'ajouter du contenu pour le plaisir de l'avoir - votre haut fonctionnaire vous demandera toujours s'il en a besoin de plus !

Voici une liste de contrôle à prendre en compte lors de la rédaction :

Objectifs:

• Avez-vous un objectif clair ?
• Pourquoi est-ce votre objectif et que voulez-vous accomplir à travers cela ?
• Cette réunion est-elle l'occasion de faire avancer les objectifs de vos collègues et si oui, pourquoi ?
• Votre objectif est-il clair en haut du briefing ?

Points à faire :

• Sont-ils clairs et concis ?
• Supportent-ils directement l'objectif ?
• Sont-ils rédigés dans le style que votre haut fonctionnaire préfère ?

Fond:

* Chaque « points à souligner » a-t-il une section d'arrière-plan ?

• Cette section est-elle claire et concise ?
• Le contenu est-il pertinent ? Cela ajoute-t-il du contexte pour le haut fonctionnaire ou ajoutez-vous du contenu pour le plaisir ?
• Cette section peut-elle être utilisée par le haut fonctionnaire si nécessaire pour des « points à faire » supplémentaires ?

Général:

• Votre briefing est-il clair et concis ? Tout le contenu est-il pertinent ?
• Avez-vous réfléchi à la contribution dont vous avez besoin des autres ? Pourquoi est-ce important? Cela vous permet-il d'atteindre leurs objectifs ?
• Pouvez-vous aider vos collègues en effectuant un premier essai de rédaction de contenu et en leur demandant de le modifier/effacer ?
• Avez-vous envisagé des sections supplémentaires à votre briefing ?
  • « Points défensifs » ou « en cas d'incident » : ces sections visent à anticiper ce que vos homologues pourraient soulever et à s'assurer que votre haut fonctionnaire dispose de points réactifs. Ceux-ci se situeraient entre vos sections « points à faire » et « contexte »

(Crédit d'image: Unsplash)

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