Pour en savoir plus, consultez notre fil d'actualité numérique du gouvernement .

David Kershaw, conseiller en approvisionnement pour le gouvernement britannique, serait le premier à vous dire qu'en prenant son premier contrat, il n'avait aucune idée de ce que signifiait réellement l'approvisionnement.

Aujourd'hui directeur de Delta Procurement, Kershaw a commencé sa carrière dans l' approvisionnement en écrivant les bons de commande à la main sur du papier carbone et en les télécopiant aux fournisseurs. Cela est venu naturellement, et il a gravi les échelons, du gouvernement local sur la côte sud de l'Angleterre au sommet de la fonction publique britannique.

Après avoir travaillé au Government Digital Service du Royaume-Uni, au Cabinet Office et au Foreign Office, il est devenu un défenseur des achats clairs et francs, réécrivant les règles de ce que cela signifiait être un «acheteur». Ici, il explique où l'approvisionnement se passe mal, quelles compétences sont nécessaires pour le faire différemment et comment mieux crier ce que vous faites en tant que fonctionnaire travaillant dans les marchés .

Si vous regardez dans le secteur des achats, quels sont, selon vous, les éléphants dans la pièce - les problèmes dont personne ne parle?

Le premier éléphant pour moi dans le secteur des marchés publics est la hiérarchie, que vous obtenez dans n'importe quelle organisation gouvernementale. Il y a des gens qui essaient de faire quelque chose à ce sujet, par le biais du mouvement One Team Gov.

Un autre éléphant dans la salle est notre compréhension du marché auprès duquel nous achetons. Vous n'obtiendrez jamais des gens autour de votre maison pour faire du travail sans que vous ayez fait des recherches correctement auparavant. Pourquoi est-ce différent avec l'argent de quelqu'un d'autre?

Un autre éléphant dans la pièce est notre ouverture. Une partie de l' approvisionnement consiste à être ouvert, équitable et transparent. Il existe de nombreux règlements, lois et politiques que vous devez connaître. Je dis à tous ceux à qui je parle: connaître chaque règlement n'est pas la chose la plus importante. Ce qui est important, c'est que tout ce que vous faites soit ouvert - donnant à toutes les entités dûment qualifiées la possibilité de soumissionner.

Nous ne sommes toujours pas doués pour être transparents. J'ai réfléchi à cela et en réponse, j'ai créé un mouvement appelé #ProcurementHour , que je dirige sur Twitter. Il y a beaucoup de gens qui ont des questions sur l'approvisionnement: les citoyens, les utilisateurs, les acheteurs et les fournisseurs. Cela leur donne un espace pour poser ces questions et obtenir des réponses.

Quelles sont les compétences dont vous avez besoin pour bien approvisionner? Comment reconnaissez-vous ces problèmes et comment les transcendez-vous?

Connaissez votre marché et sachez ce que vous achetez. Connaître les services, les produits et la chaîne d'approvisionnement de ce marché. Sachez combien les choses coûtent. Connaissez bien le processus d'approvisionnement de votre organisation. Connaissez les seuils de dépenses, sachez combien d'offres vous êtes susceptible de recevoir. Sachez quand et comment la réglementation s'applique.

Si vous ne connaissez pas votre marché, sortez et connaissez votre marché. Mais soyez ouvert à ce sujet. Blog à ce sujet! Tweetez ce que vous avez fait. Organisez des événements. Et dites aux gens ce qui a été discuté.

"Laissez entrer les étrangers. Écoutez-les. Appliquez leurs pensées et leur expérience."

Envoyez un tweet disant: «Je suis le responsable numérique de tel ou tel service. La semaine prochaine, j'organise un événement à tel ou tel endroit. Tout le monde est libre de venir. »Mettez-vous dehors, tout en expurgeant des choses confidentielles: chiffres, chiffres ou noms. Laissez entrer les étrangers. Écoutez-les. Appliquez leurs pensées et leur expérience.

Et une autre compétence importante: maîtriser rapidement la culture. Même s'il fait 36 ° C aujourd'hui à Londres, vous verrez que je suis vêtu d'un costume et d'une cravate. C'est parce que je travaille au Foreign and Commonwealth Office du Royaume-Uni, et c'est leur culture. Mais si j'étais dans une équipe numérique dans un autre environnement, je porterais un jean et un t-shirt.

Les gens de l'approvisionnement sont souvent à l'extérieur, mais ils ne doivent pas l'être. Si la culture de l'équipe est d'aller chercher une bière, alors sortez avec eux - vous n'avez pas besoin de boire la bière, mais vous devez être présent. Si la culture de votre équipe est de se lever quotidiennement à 10 heures, rejoignez-la et posez des questions.

Si vous conseilliez à un gouvernement hors du Royaume-Uni de reconstruire son système d'approvisionnement, quelles sont les trois choses que vous lui diriez de faire?

Vous devez impliquer votre équipe d'approvisionnement à partir du jour zéro. Partagez les bonnes pratiques de travail et informez les étrangers de la culture avec laquelle ils travaillent. Donnez aux responsables des achats la possibilité de parler un peu des achats aux autres membres de l'équipe afin qu'ils ne soient pas isolés. Dites «c'est ce qu'est l'approvisionnement, ce sont les règles, mais nous sommes les bienvenus pour les défis».

"En tant que responsable des achats au sein du gouvernement, vous ne trahissez pas les codes nucléaires. Célébrez votre succès. Dites comment vous avez livré quelque chose de bon pour le gouvernement et économisé de l'argent."

Les prototypes sont bons. N'ayez pas peur du prototype car ce n'est pas le produit fini. Il y a un mot magique appelé «brouillon»: utilisez-le.

Assurez-vous que votre structure de gouvernance est adaptée à l'objectif. Ne passez pas trois heures dans une réunion de gouvernance sur un contrat qui ne coûte que 10000 £. Soyez flexible: essayez la gouvernance pop-up [une structure de gouvernance qui n'existe que pour un projet ou un objectif spécifique, qui peut être démantelée une fois le projet terminé]. Vous pouvez également essayer la gouvernance dirigée par les pairs, vous renseigner auprès de vos collègues de manière informelle plutôt que de passer par un conseil d'administration officiel.

Regardez les principes Agile : les gens au-dessus des processus. Pensez simplement.

C'est l'un de vos principes clés . Comment pouvons-nous encourager les fonctionnaires à valoriser la simplicité?

Donnez-leur la liberté. Les membres du gouvernement sont intelligents et expérimentés. Ils ont traversé tous ces processus de sélection pour être les meilleurs des meilleurs. Laissez-les continuer.

Laissez les gens découvrir d'autres choses. Permettez-leur d'avoir un réseau: donnez-leur la force et l'étendue pour leur permettre d'apprendre des autres.

En tant que responsable des achats au gouvernement, vous ne trahissez pas les codes nucléaires. Célébrez votre succès. Dites comment vous avez livré quelque chose de bon pour le gouvernement et économisé de l'argent.

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En quittant notre conversation, j'ai réfléchi à la philosophie de Kershaw. À ses yeux, ce sont les personnes, et non les processus, qui sont les principaux moteurs d'un approvisionnement efficace. Les règles étaient importantes, mais elles n'étaient pas tout.

Cette nuit-là, je me suis connecté à Twitter et j'ai posé une question à la communauté #ProcurementHour de Kershaw: si vous pouviez donner une compétence en matière d'approvisionnement à chaque fonctionnaire, que leur enseigneriez-vous?

En quelques minutes, j'ai été inondé de réponses. Il y avait Alison Smith ( @PurchasingCoach ), qui m'a dit qu'elle aimerait que les fonctionnaires soient encouragés à trouver des informations dans les données, "à chercher les modèles et à les creuser pour découvrir les diamants cachés à l'intérieur".

Compétence à donner à tout le monde: obtenir un aperçu des données plutôt que de les prendre à leur valeur nominale - rechercher les modèles et les creuser pour découvrir les diamants cachés dans #ProcurementHour

- Alison Smith (@PurchasingCoach) 25 juillet 2019

Poss Apostolou ( @I_am_Poss ), anciennement du service numérique du gouvernement britannique et maintenant directeur des opérations d'une entreprise GovTech, a déclaré qu'il donnerait aux fonctionnaires une dose de patience. Il a souligné que si l'approvisionnement est une question de valeur, il ne «se produit pas tout simplement» et n'est pas rapide.

Je donnerais aux fonctionnaires une dose de patience. L'approvisionnement est une question de valeur. La valeur ne se produit pas simplement. Ce n'est pas rapide non plus. Également. Les professionnels de l'approvisionnement doivent mieux comprendre leurs utilisateurs

- Poss Apostolou (@I_am_poss) 25 juillet 2019

Un utilisateur appelé @ProcurementPunk m'a effrontément dit qu'il préférait que les fonctionnaires aient un diplôme en passation des marchés, ou un buste.

Kershaw l'a clos, faisant écho à une suggestion d'Apostolou. «Les acheteurs doivent mieux comprendre leurs utilisateurs», a-t-il écrit. Les gens sur les processus, encore. - Emma Sisk

L'entrevue a été condensée pour plus de clarté.

[Crédit photo: Unsplash / William Iven]