Comment faire des événements à distance

17 conseils issus du crowdsourcing pour ceux qui travaillent dans le bien public avec des informations issues des sciences du comportement

En tant qu'entreprise en ligne, Apolitique a passé des années à expérimenter des moyens d'impliquer et de soutenir efficacement nos membres grâce à l'apprentissage social, aux réunions et aux événements en ligne.

Dans notre guide Comment organiser des événements à distance, nous avons compilé nos propres meilleurs conseils pour organiser des événements virtuels aux côtés de ceux fournis par notre réseau plus large.

Ces conseils issus du crowdsourcing sont particulièrement destinés aux fonctionnaires. Le guide fournira un moyen utile de commencer à planifier et à organiser des événements virtuels pendant cette période difficile et au-delà. Bon nombre de nos conseils, informations et ressources peuvent également être appliqués aux événements hors ligne.

Dans ce guide, vous trouverez :

• Dix-sept façons d'organiser et de réussir un événement virtuel
• Les avantages cachés des événements virtuels
• Des informations sur les sciences du comportement que vous pouvez intégrer à votre événement

Grande image

Avantages virtuels – Climat, santé et productivité : les événements uniquement virtuels présentent des avantages. Nous avons vu que les événements à distance peuvent, lorsqu’ils sont bien organisés, constituer un moyen plus démocratique de rassembler les gens. Ils sont plus inclusifs et nettement plus abordables : on ne peut pas vous refuser un visa et vous n'avez pas besoin d'un budget de voyage pour participer à un événement en ligne. Sur le plan environnemental, moins nous dépendons du transport aérien pour organiser des événements, mieux c'est. L'augmentation du nombre de rassemblements virtuels peut également permettre aux gens de passer moins de temps loin de leur famille, d'être en meilleure santé et même d'améliorer leur productivité.

Avons-nous vraiment le choix ? En ligne est la nouvelle norme. Mais si nous les utilisons intelligemment, ils peuvent apporter une amélioration majeure à toutes nos vies professionnelles au-delà de la période du virus. Beaucoup de choses ont déjà été écrites sur cette crise qui accélère le « futur du travail ». Nous pouvons fortement recommander le livre « Remote : Office Not Required » de David Heinemeier Hansson et Jason Fried et le prix semble correct :

Confidentialité

Lorsqu'ils utilisent des outils de conférence numérique, tous les utilisateurs doivent lire la politique de confidentialité de la plateforme. Zoom a récemment fait l'objet d'un examen minutieux pour certaines de ses pratiques en matière de confidentialité, mais s'est depuis efforcé de resserrer certaines parties de sa politique.

17 conseils en un coup d'œil

1. Pourquoi réellement organiser cet événement ? Qu'est-ce que cet événement vous permettra, à vous ou à d'autres, de faire ce que vous ne pouviez pas faire auparavant, et cela en vaut-il la peine ? Sinon, supprimez-le ou repensez-le.
2. Maximiser « l'avant » : l'« avant » de l'événement peut être aussi important que l'événement lui-même.
3. Maîtrisez Zen votre technologie et vos outils : utilisez une bonne technologie (nous utilisons Zoom mais d'autres sont bons aussi : Google Hangouts, Microsoft Teams, WebEx, BlueJeans) - et sachez comment l'utiliser.
4. Partagez la douleur du fuseau horaire : soutenez vos collègues et partenaires en n’obligeant personne à se présenter à minuit à chaque fois.
5. Limiter les « non-présentations » : l'envoi d'invitations dans un calendrier et d'un agenda clair et convaincant qui signale la participation du public peut aider à limiter les non-présentations.
6. Utilisez un espace calme : choisissez un espace calme et bien éclairé et vous obtiendrez des points bonus pour de superbes arrière-plans visuels.
7. Agenda Ninja : le déroulement de votre événement doit avoir un modèle logique clair et toujours être lié à vos objectifs et aux résultats souhaités.
8. Préparez vos présentateurs à chanter (pas au propre mais au figuré) : Aidez les orateurs, parfois d'une main gentille mais lourde, à préparer leurs arguments afin qu'ils soient clairs et qu'ils s'intègrent dans le temps imparti.
9. Ne vous étirez pas, mais étirez-vous : ne continuez jamais plus de 90 minutes d'affilée, faites des pauses quand vous le pouvez et étirez-vous si vous le pouvez… littéralement. 60 minutes est notre maximum recommandé, mais une durée plus courte peut être plus douce et meilleure.
10. Préparez-vous aux ennuis technologiques : la technologie va mal tourner, alors restez calme, ayez une sauvegarde et riez un peu (ou beaucoup).
11. La modération est la clé : vous avez besoin d'un excellent modérateur d'événement, confiant et émotionnellement intelligent (nous aimons les appeler des DJ) qui possède également suffisamment de connaissances sur le sujet et les personnes pour rassembler les pièces du puzzle avec grâce.
12. Soyez interactif, incluez le lien social et l'inclusivité : vous obtiendrez un meilleur événement si les gens se sentent engagés et entendus – utilisez des outils tels que les sondages et les boîtes de discussion. Le cas échéant, n'ayez pas peur de devenir personnel, surtout maintenant que la sécurité et la santé de vos proches sont une préoccupation majeure.
13. De bons visuels restent fidèles : les gens apprennent mieux grâce aux visuels : préparez des infographies et des photos, mais ne les utilisez que si elles sont excellentes.
14. Spontanéité planifiée : l'ordre du jour est une ligne directrice, pas une loi – ajustez-le si nécessaire en fonction du temps et du contenu – surtout si un moment décisif se présente. Un bon modérateur le fera naturellement.
15. Bien noté : prenez des notes en direct et en open source (où d'autres personnes peuvent également contribuer), Google Docs est excellent et permet et encourage tout le monde à contribuer.
16. Suivi 24 heures sur 24 : partagez tous les points saillants, les ressources (y compris les visuels) et fournissez un lien vers l'enregistrement et/ou la transcription du chat, le cas échéant, pour les participants dans la journée.
17. Des niveaux (appropriés) de plaisir et d'humour aident : nous sommes tous dans le même bateau. Vous pouvez garder l’événement professionnel mais il peut aussi être profondément humain, léger, chaleureux et amusant. La recherche montre que le jeu et le plaisir font ressortir le meilleur des gens, même ou surtout dans les moments les plus difficiles.

17 conseils plus détaillés

1. POURQUOI RÉELLEMENT ORGANISER L'ÉVÉNEMENT ?

Nous nous efforçons toujours de rédiger un objectif clair avec les objectifs correspondants et les résultats souhaités pour tout événement que nous organisons, qu'il soit en ligne ou hors ligne, car ils peuvent ensuite être intégrés ultérieurement à l'ordre du jour écrit.

Tout d'abord, nous décidons du but : à quoi est destiné l'événement ? Est-ce pour piloter des décisions, instaurer la confiance ou influencer (qui fera quoi) ?

Deuxièmement, nous avons défini les objectifs spécifiques et les résultats concrets de l'événement.

Cela devient la base de tout le reste. Il peut et devrait probablement être court – souvent pas plus d’une demi-page.

TYPE D'ÉVÉNEMENT

ÉLÉMENTS ESSENTIELS

Prise de décision

* Partagez les informations clés à l'avance (même si vous ne pouvez pas supposer que les gens liront des choses à moins que cette culture ne soit vraiment construite) * Ouvrez un document Google et encouragez les gens à suivre et/ou à contribuer * Utiliser l'événement pour clarifier des faits/idées * Envisagez des groupes de discussion * Utilisez l'événement pour parvenir à un consensus ou à un vote (peut être fait de manière anonyme avec la technologie souhaitée) * Effectuez immédiatement un suivi des décisions par écrit par e-mail et/ou Google Doc

Établissement de la confiance

* Partagez des biographies à l'avance (le cas échéant) * Encouragez les interactions personnelles et professionnelles * Offrez aux gens la possibilité de se parler par vidéo aussi souvent que possible * Envisagez des groupes de travail

Partage d'information

* Les informations doivent être partagées par écrit avant l'événement * Présentez l'appel comme un rappel d'informations et une clarification des questions * Supposons que les personnes n'ont pas lu les informations ou ne les lisent pas attentivement * Ouvrez le document Google et encouragez les gens à suivre accompagner et/ou contribuer * Utiliser le bon porte-parole/expert pour transmettre l'information. C’est ce qu’on appelle l’effet messager. Apprenez-en davantage à ce sujet grâce aux connaissances issues des sciences du comportement – ​​Annexe A * Effectuez immédiatement un suivi avec des informations nouvelles ou clarifiées par e-mail et/ou Google Doc.

Influencer (qui doit faire quoi)

* Avoir la caméra allumée est crucial si vous le pouvez * Suivez les informations générales pour influencer – voir l'Annexe A

Tableau 1 : Quelques types d'événements avec les principaux composants correspondants à prendre en compte.

BONUS — ÉVASIONS :

En fonction de la taille et de la durée de l'événement, vous pouvez, et peut-être devriez-vous, intégrer des ateliers virtuels. Comment? Attribuez des groupes de personnes appropriés avec leur propre lien vidéo et demandez-leur de se réunir en petit groupe, puis de revenir dans le groupe plus large. Ils peuvent avoir un Google Doc comme tableau blanc virtuel. Lors de votre rapport au groupe plus large, n'oubliez pas de donner de bonnes instructions ici, sinon quelqu'un dira : « Il a dit ceci, puis elle a dit cela… ». Cela n'est d'aucune utilité. Demandez plutôt aux participants de rapporter les trois principaux points d’accord et les principaux points de désaccord, ou quelle a été la chose la plus contre-intuitive qui a été soulevée lors de la discussion. Encore une fois, tout dépend des objectifs de l'événement.

2. MAXIMISER LE « AVANT »

Un événement est bien plus que l'événement lui-même : c'est l'engagement avec les opportunités qui se présentent avant, pendant et après. Cela signifie que la planification, vos compétences en communication et en organisation laissent une forte impression et peuvent avoir un impact positif ou négatif sur l'événement avant même que vous appuyiez sur « rejoindre ». Susan McPherson, PDG et fondatrice de McPherson Strategies suggère que « les événements les plus réussis permettent aux participants de se connecter avant le début effectif. Toute opportunité pour l’hôte de créer des communautés au préalable améliorera l’expérience pour tous.

Parfois, l’objectif de l’événement peut être atteint simplement en planifiant l’événement lui-même (même si vous devez quand même organiser l’événement). Par exemple, le simple fait de réunir deux personnes qui normalement ne se connecteraient pas peut forger un nouveau partenariat. Suzanne Ehlers, PDG du Fonds Malala et Marius Möhler, LEAD recommandent également de planifier une réunion de « travail et préparation par vous-même » avant l'événement lui-même, afin de renforcer le caractère critique du travail préalable dans cette nouvelle circonstance.

3. ZEN MAÎTRISEZ VOTRE TECHNOLOGIE ET ​​VOS OUTILS

Passer à un logiciel de visioconférence dédié tel que Zoom améliorera l'expérience de vos participants et offrira toutes les fonctionnalités dont un hôte ou un modérateur a besoin pour organiser un événement efficace avec un aplomb professionnel absolu (sauf la téléportation… pour le moment). Découvrez les différentes options sur Zoom. Il existe une version gratuite avec les bases, mais nous vous recommandons si possible de vous procurer la version payante avec des fonctionnalités. De plus, Zoom dispose de numéros de téléphone internationaux si l'accès via le lien Web n'est pas possible.

BONUS — FACILITEZ LES GENS DANS :

Un point qui a été soulevé lors de la sollicitation de commentaires auprès d’autres personnes est que certains homologues gouvernementaux pourraient avoir besoin de faire un acte de foi lorsqu’ils utilisent de nouveaux outils de vidéoconférence. Selon Andrew Collingwood, une solution simple consiste à introduire la nouvelle plateforme avec une seule personne du côté du gouvernement pour commencer, afin qu'elle se sente plus à l'aise et se familiarise avec Zoom ou similaire. Plus tard, l'adhésion sera plus grande lorsqu'il y aura un événement virtuel plus important, car il sera plus facile de voir les avantages de l'utilisation de l'outil.

4. PARTAGEZ LA DOULEUR DU FUSEAU HORAIRE

Chez Apolitique, la joie de notre travail réside dans le fait que nous collaborons avec des gouvernements (au nombre de 170) et des équipes du monde entier, mais cela signifie interagir avec un certain nombre de fuseaux horaires différents. Reconnaissez que de temps en temps, un événement devra avoir lieu à une heure peu sociable et travaillez pour le rendre équitable. Si votre collègue australien doit être en ligne à 22 heures une semaine, l'événement doit avoir lieu à une heure qui lui convient la semaine suivante. C'est un bon créateur de karma.

5 LIMITER LES « NON-PRÉSENTATIONS »

Vous pouvez limiter les non-présentations de plusieurs manières : • Ayez la réputation d'être une organisation excellente lors d'événements virtuels. • Ayez un ordre du jour clair et intéressant qui indique qu'il y aura une interaction et recrutez d'excellents présentateurs. Cela ne signifie pas nécessairement de grands noms mais plutôt des noms pertinents pour votre public. • Envoyez une invitation de calendrier avec les détails de la vidéo/appel aux participants qui confirment leur présence à l'événement. Incluez l'ordre du jour, les documents de base pertinents, le logiciel que vous utilisez et s'ils devront télécharger des plug-ins ou des applications spéciaux pour adhérer. Précisez que si vous faites une session interactive, un smartphone ne suffira pas. Un conseil consiste à envoyer l’invitation à commencer 5 minutes avant l’heure de début réelle. • Envoyez un rappel par e-mail 24 heures à l'avance avec toutes les informations et mises à jour pertinentes. • Pour les participants qui répondent à RSVP, Eventbrite peut être un bon ami et exiger moins d'administration de votre part.

6 UTILISER UN ESPACE CALME

Utilisez une pièce calme appropriée (un arrière-plan mémorable est intelligent) et testez votre son avant le début de l'événement (faites-le également avec vos présentateurs - nous en parlerons plus tard).

BONUS - MUTEZ-LES :

La bonne nouvelle à propos de Zoom est que si le présentateur ou les participants ne savent pas comment utiliser la fonction muet, vous avez le pouvoir de les mettre en sourdine ! Vous avez tous reçu un appel avec un bruit de fond distrayant et parfois hilarant : des enfants, des chiens et une mauvaise musique tonitruante des années 80.

7. AGENDA NINJA

Rédigez un ordre du jour détaillé avec un modèle logique clair qui est lié à vos objectifs et obtenez l'adhésion du présentateur. Assurez-vous que l'ordre du jour est conçu pour les introvertis (qui ont besoin de temps pour réfléchir) et les extravertis (qui aiment contribuer mais peuvent évincer les autres). Poser des questions dans la boîte de discussion est utile. Plus important encore, exposez vos attentes à chacun en termes de timing et tenez les gens à le respecter. Faites attention à ne pas surcharger le programme ou à ne pas avoir trop de sujets. Donnez de l'espace pour respirer, réfléchir et être spontané. Personne n’a jamais été contrarié par un événement qui s’est terminé prématurément.

TEMPS

CONTENU

OBJECTIF

10 minutes avant

Soundcheck avec les présentateurs, et le modérateur encourage les participants à se présenter dans la boîte de discussion au fur et à mesure de leur inscription.

Établir des liens

0-10 minutes

Le modérateur fait une introduction et expose les lignes directrices autour de l'événement. Incluez une question de sondage pour encourager la participation.

Établir des liens

10-30 minutes

Les présentateurs se présentent brièvement et donnent chacun un exposé de cinq minutes.

Partager des informations

30-35 minutes

Le modérateur extrait les remarques clés de chaque présentateur, lance une question de sondage et encourage les participants à faire une pause.

Partager des informations

35-55 minutes

Questions et réponses modérées commençant par les questions soumises par les participants à l'avance et passant à des questions et réponses en direct avec des questions provenant de la boîte de discussion.

Partager des informations et établir des liens

55-60 minutes

Remarques finales et question finale du sondage.

Établir des liens et solidifier les informations

Tableau 2 : Exemple d'ordre du jour d'un événement, y compris le contenu et la conduite vers des objectifs d'événement préétablis.

8. PRÉPAREZ VOS PRÉSENTATEURS À CHANTER

(pas au propre mais au figuré)

Attention, c'est souvent la partie la plus difficile.

Les présentateurs peuvent ajouter des informations inestimables à votre événement, mais surtout lorsque vous êtes en ligne, aidez-les à donner de l'importance à ce qu'ils disent et à le faire de manière efficace et efficiente. Moins c'est souvent plus, mais c'est difficile pour les experts (en particulier ceux qui sont enfermés dans leur bureau ces jours-ci) et faites tout ce qui est en leur pouvoir pour les préparer au succès. Tout le monde gagne. Voir les connaissances en sciences du comportement à l’Annexe A.

Faites des présentations mémorables : le modérateur présentera les présentateurs. Avant l'événement, nous aimons demander aux gens de nous donner quelque chose sur eux-mêmes qui n'est pas évident dans leur biographie et qui motive leur travail ou leur réflexion. Ne lisez jamais la biographie complète de quelqu’un. Super ennuyeux. Au lieu de cela, envoyez des biographies à l'avance aux participants et publiez des liens dans le chat. C’est toujours très puissant et mémorable.

EXEMPLES

Une fois, nous avons expliqué dans l'introduction d'un ministre pourquoi il porte un turban (et il vient d'un pays où cela n'est pas courant). Cela a fini par être une fenêtre profonde sur les raisons pour lesquelles il défend les outsiders. Il nous a dit que c’était seulement la deuxième fois qu’il partageait cette histoire.

Une autre fois, nous avons présenté un ministre dont le nom de famille ne comporte qu’une seule lettre. Il a expliqué à quel point les services numériques sont difficiles à utiliser, car la plupart des formulaires gouvernementaux nécessitent au moins deux saisies de caractères. Cette expérience l’a poussé à vouloir réformer rapidement l’expérience numérique globale pour tous les citoyens.

Que doivent-ils dire ? : Nous donnons aux intervenants des questions spécifiques auxquelles ils doivent répondre et/ou un mandat aussi clair que possible sur ce que nous voulons qu'ils couvrent et pourquoi. En général, nous rappelons aux présentateurs d'avoir idéalement un ou deux points principaux et deux à trois points d'appui/anecdotes/etc. par point. Bien sûr, cela ne fonctionne pas toujours en fonction du sujet ou de l'objectif de l'événement. Nous demandons des points de discussion à l'avance pour aider à déterminer l'orientation et l'utilité de leurs remarques et pour garantir qu'ils respectent le temps imparti. Cela peut sembler un peu lourd, mais nous constatons que la contribution augmente considérablement l'efficacité des événements et, en fin de compte, les intervenants sont reconnaissants pour la préparation.

Formats dynamiques : souvent, mieux que l'approche traditionnelle (souvent ennuyeuse) du « tourniquet » des présentateurs, nous aimons le mélanger avec un format très dynamique. L'annexe B contient le texte et le script du courrier électronique que nous avons partagés à l'avance avec les présentateurs lors de la réunion annuelle du Forum économique mondial à Davos en janvier 2020 (le script fonctionne toujours également pour les événements en ligne). Nous les avons ensuite tenus avec d'excellents retours. Il ne s'agit pas d'un style de script dur et rapide, mais plutôt d'une idée à partager pour permettre aux gens de développer ou de partager des formats dynamiques entièrement différents.

Répétition générale avec les présentateurs : Nous recommandons fortement un appel vidéo (vérification technique) ou un appel téléphonique pour discuter de l'événement avec les présentateurs. Cela contribuera à mettre tout le monde à l’aise. Assurez-vous que le présentateur dispose d'un bon casque pour réduire le bruit de fond ou pour éviter qu'il doive se pencher trop près de la caméra pour être entendu, sinon tout le monde verra ses poils sur le nez. L'un de nos contributeurs, Andrew Collingwood, nous a dit que pour leurs panels en personne, ils organisent toujours des séances d'information basées sur des conversations individuelles. « Ce type de brief est un peu une forme d’art perdue. J'imagine que pour les panels et événements virtuels, cela peut être tout aussi précieux, garantissant qu'il existe une compréhension et un cadre communs pour le panel qui peut ensuite évoluer et serpenter lorsqu'il se produit. Fondamentalement, cela construit une base plus solide.

BONUS — PRÉSENTATEURS EN TÔT :

Demandez aux présentateurs de rejoindre l'appel au moins 15 minutes à l'avance afin qu'il n'y ait aucun problème avec la technologie. Préparez-vous simplement à ce qu'il y ait des lève-tôt impatients qui ne sont pas les présentateurs – n'oubliez pas de leur dire bonjour !

## 9. NE L'ÉTIREZ PAS MAIS ÉTIREZ-LE

Idéalement, les événements en ligne ne durent PAS PLUS DE 60 minutes. Si la présentation doit être plus longue, ne faites jamais asseoir les participants pendant plus de 90 minutes pour garantir leur concentration et toute présentation individuelle ne doit pas durer plus de 15 minutes si possible, de préférence plus courte. Si vous le pouvez, essayez de prévoir quelques pauses d'étirement ou de marche, pendant lesquelles tous les participants peuvent avoir deux minutes pour prendre de l'eau ou une tasse de thé, ou se secouer à la Taylor Swift. Nous savons que cela semble ringard, mais les gens, même s'ils ne le font pas, l'apprécient vraiment.

10. SOYEZ PRÉPARÉ POUR LE SNAFUS TECH

Si vous avez déjà filmé avec votre grand-mère, vous serez habitué aux pannes de réseau, aux problèmes de WiFi et aux problèmes de son, pas si sporadiques, et vous devez vous préparer aux mêmes problèmes lorsque vous déplacez vos événements à distance. Lors d'un événement récent, un haut fonctionnaire du gouvernement a manqué de données au milieu d'un grand discours et était hors ligne jusqu'à ce qu'elle emprunte le téléphone de quelqu'un – personne n'est à l'abri des dangers de la technologie ! Restez calme – tout le monde s’y attend.

Vous devriez avoir un hôte (quelqu'un qui est le grand maître de la technologie) et un modérateur distinct pour votre événement.

S'ils utilisent Zoom, les participants peuvent également se connecter à l'aide de leur téléphone, alors proposez-le comme option au début au cas où leur ligne serait interrompue (même si vous avez déjà partagé).

Et nous avons toujours un plan de secours, comme un ordinateur portable de rechange, à portée de main, et nous utilisons l'humour lorsque les choses s'arrangent.

11. LA MODÉRATION EST LA CLÉ

Vous avez besoin d’un excellent modérateur, confiant et émotionnellement intelligent (nous aimons les appeler des DJ) qui possède également suffisamment de connaissances sur le sujet et les acteurs clés pour rassembler les pièces du puzzle avec grâce. Ils doivent définir les règles de l'événement dès le départ (par exemple, comment attirer l'attention du modérateur), pour garantir que l'événement se déroule sans problème et que tout le monde soit inclus.

L'un de nos contributeurs, Marius Möhler, suggère également de recourir à un co-modérateur pour les sessions très interactives. Cela pourrait même aider à perfectionner certains de vos collègues afin que vous puissiez modérer des événements à tour de rôle.

BONUS — TIME CZAR PAR IPHONE :

Le modérateur doit être le tsar du temps et il sera respecté pour cela s’il le fait bien. Le modérateur peut afficher le compte à rebours sur l’écran en plaçant le minuteur du smartphone devant la caméra. Robin Hodess de la B-Team utilise le son des « oiseaux gazouillants » pour faire savoir à l'orateur que le temps est écoulé. Il informe le présentateur et ajoute une pression (amicale) de groupe pour ne pas dépasser le temps imparti.

12. DEVENEZ INTERACTIF

Inclure la colle sociale et l’inclusivité

S'ils sont bien organisés, les événements en ligne offrent d'excellentes opportunités pour plus d'inclusivité (et peut-être même pour supprimer certains préjugés conscients et inconscients) car le modérateur est plus conscient de qui parle et de qui ne l'est pas grâce à la « Vue Galerie ». Même s'il ne fait aucun doute que vous souhaitez que votre événement en ligne soit professionnel, il est extrêmement important d'intégrer des interactions sociales et personnelles pour forger des liens plus solides et accroître la confiance entre les participants.

Le temps passé en face-à-face fait du bon temps (la plupart du temps) : pour les grands événements basés sur des discussions, demandez au moins à tout le monde de saluer au début, puis de dire au revoir rapidement à la fin si la bande passante est un problème. Cela crée un meilleur engagement parmi les participants et leur permet de se sentir plus connectés les uns aux autres. Les présentateurs actifs doivent avoir leur vidéo allumée pendant qu'ils parlent.

Intros : nous invitons les participants à se présenter (d'où ils viennent, leur organisation et ce qu'ils font) dans le chat dès leur inscription. Nous encourageons tout le monde à se présenter comme de « vraies personnes » plutôt que d'imposer une atmosphère trop professionnelle, car nous avons constaté que cela inspire des conversations plus approfondies et plus efficaces. Nous faisons cela en posant des questions brise-glace telles que :

• Sur une échelle de un à dix, dix étant élevé et un étant faible, dans quelle mesure êtes-vous optimiste quant à l'état du monde et expliquez en un mot pourquoi ? • Que lisez-vous actuellement qui n'est pas lié au travail ? Quel est votre mot à retenir ?

Remarquez la pratique consistant à amener les gens à affiner leur réponse en un mot. Pourquoi?:

• Cela prend moins de temps ; • Cela oblige les gens à éditer jusqu'à un sentiment ou un point clair ; et • Est plus mémorable que bla bla bla.

C’est aussi un excellent moyen de ressentir l’humeur des participants. Si vous avez un grand groupe, demandez simplement aux gens de donner leur réponse via le chat et demandez au modérateur de raconter et de résumer les réponses. De petits groupes peuvent le faire par vidéo, rapidement, un par un avec la voix et la vidéo. Le modérateur peut toujours revenir sur un mot utilisé par quelqu'un et lui demander de le développer.

Questions et réponses : Cela peut être délicat. Souvent, les gens ne posent pas de questions, ils font des déclarations. C'est pourquoi nous préférons que les questions soient postées dans la chatbox. Le modérateur aura plus de contrôle et pourra voir : 1. Qui a posé la question en premier ou 2. S'il y a un regroupement de questions. L'une de nos collaboratrices, Stacey Featherstone, de Facebook, a déclaré : « Avec les participants pouvant voter sur les questions et le présentateur se classant parmi les trois premiers, cela regroupe les questions et suit les questions restées sans réponse pour un suivi ultérieur. »

BONUS — MAIN LÉVÉE VIRTUELLE :

Une autre option, si vous êtes prêt à répondre aux questions-réponses verbales par participant, consiste à leur demander de lever virtuellement la main dans la boîte de discussion. C'est une fonction intelligente qui aide le modérateur à suivre.

Sondage/Vote : Comme mentionné, Zoom propose des options de sondage que vous pouvez utiliser pour impliquer les participants au début, au milieu et à la fin de l'événement. Une fois que les gens ont voté, vous pouvez partager les résultats avec les participants. Nous utilisons cette fonction pour obtenir une base de référence sur l'expertise, les réflexions, etc. des participants et essayons de toujours poser une question avant et après pour nous assurer que nous avons fait avancer les choses en matière de clarté, d'apprentissage et plus encore.

Amenez-les à s'engager : nous avons reçu d'excellents retours en demandant aux gens de s'engager/de définir une intention à la fin publiquement dans la boîte de discussion et sur notre site. Selon les sciences du comportement, lorsque les gens prennent publiquement des engagements, ils sont plus susceptibles de les tenir. Nous leur envoyons ensuite un rappel deux semaines plus tard pour voir s'ils l'ont fait.

Tout le monde a une place à la table : encore une fois, et c'est important, la boîte de discussion rend votre événement plus démocratique, en encourageant ceux qui pensent qu'ils ne devraient pas « prendre de temps » lors de l'événement à participer. La meilleure chose à propos d'un événement virtuel est que tout le monde est autour de la même table et il n’y a personne assis au dernier rang. Soyez à l’affût de ceux pour qui vous ne voyez PAS d’engagement.

Accessibilité : Rendre les événements en ligne plus accessibles aux personnes handicapées devrait être une considération vitale, tout comme ce serait le cas pour un événement en personne. Avant votre réunion, vous devez vérifier si l'un de vos participants a des besoins en matière d'accessibilité. Incluez une ligne dans l'invitation qui invite les personnes à entrer en contact si elles ont besoin d'ajustements. Zoom, par exemple, propose des sous-titres codés qui peuvent être attribués par l'hôte à n'importe quel participant pour qu'il tape pour les participants susceptibles d'avoir une déficience auditive.

Brainstorming interactif : il peut être difficile de reproduire l'expérience d'un brainstorming en personne de haute intensité ou d'une session de post-it en ligne. Bien qu'il n'y ait probablement pas d'expérience comparable à l'expérience « dans la vraie vie », il est toujours possible de le faire avec des outils en ligne tels que MURAL ou en utilisant un document Google auquel chacun peut contribuer en temps réel.

Chatbox : Nous avons reçu de nombreuses suggestions autour de l’utilisation de la chatbox. Certains pourraient dire : « Wow, si les gens regardent et interagissent toujours avec la boîte de discussion, alors personne n'écoutera les présentateurs/présentations. » Il est vrai que le multitâche peut être mauvais. Mais il y a un compromis entre susciter l’engagement et demander aux gens de regarder un écran – et franchement, si vous n’engagez pas les gens, ils pourraient simplement lire leurs e-mails ou surfer sur le Web. Vous avez lu les recherches sur la capacité d'attention des gens. Le modérateur peut attirer l'attention des gens sur les présentateurs aux moments critiques/les plus importants. Ils peuvent même dire : « Nous allons maintenant faire une pause dans la boîte de discussion pour nous concentrer sur les contributions importantes de notre présentateur. »

Exemples de superbes visuels sur Covid-19 de Information is Beautiful

13. GRAND BÂTON VISUEL

90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles et 40 % des personnes réagissent mieux aux visuels qu'au texte. Encouragez ou aidez vos présentateurs à partager de superbes visuels lorsque cela est pertinent, comme une infographie, avec pas trop de texte et des photographies ou des graphiques puissants. Vérifiez les visuels avant de les utiliser et supprimez-les s'ils ne sont pas géniaux (ou aidez-les à les rendre géniaux). Nous vous recommandons également que vous, et non eux, fassiez le partage d'écran des visuels (cela évite de nombreux problèmes potentiels.)

BONUS — PAS DE VIDÉOS SUR VIDÉO :

Nous avons essayé à plusieurs reprises de diffuser des vidéos via Zoom et cela n’a jamais bien fonctionné. Si vous souhaitez que les gens voient une vidéo, partagez-la avant et après l'événement.

14. SPONTANÉITÉ PRÉVUE

Même si vous planifiez bien votre agenda, des choses arrivent, et cela ne sert à rien, ni à vous ni à vos participants, de vous en tenir à un calendrier qui n'a plus de sens. N'ayez pas peur de déplacer des éléments ou de supprimer des sections pour lesquelles vous ne disposez pas de suffisamment de temps ou que la discussion a rendues moins pertinentes. Tout entasser dans un temps insuffisant rend l’ensemble de l’événement moins efficace, et les participants apprécieront que vous profitiez au maximum de leur temps.

15 BIEN (ET EN DIRECT)-NOTÉ

C’est un fait bien connu que presque personne ne lit les procès-verbaux. Cependant, il est également possible de révolutionner cela. Demandez à quelqu'un de prendre des notes dans un document Google parallèlement à l'événement, qui servira de compte rendu en direct des décisions, des points saillants et/ou des questions en suspens. Vous pouvez également avoir les ordres du jour d'événements précédents dans le document, suggère Suzanne Ehlers, contribuant ainsi à plus de responsabilisation. Partagez le lien Google Doc dans la boîte de discussion. Cela vaut également pour le brainstorming. Tout le monde peut rejoindre un Google Doc anonyme et remplir la feuille d'idées. Cela permet également aux membres juniors ou introvertis de mieux contribuer à la discussion. Partagez les notes avec tout le monde et enregistrez les prochaines étapes.

BONUS — VISUALISATION EN DIRECT :

Lors d'une réunion #SkollGoesVirtual sur Imperative 21 - une coalition intersectorielle dirigée par des entreprises qui travaille à aligner les incitations et à changer la culture afin que le capitalisme fonctionne dans l'intérêt de toutes les parties prenantes - un artiste a visualisé en direct les commentaires de chacun et les a partagés à la fin. de l'appel. Les gens se sentent entendus et ont un bon enregistrement partageable de l’événement.

16. SUIVI 24 HEURES

Partagez des notes ordonnées (avec des décisions et/ou des questions en suspens) et toutes les ressources dans les 24 heures. N'oubliez pas de remercier les présentateurs. Sollicitez les commentaires des participants pour voir si vous pouvez vous améliorer la prochaine fois. Avec Zoom, il est également possible d'enregistrer des événements et de sauvegarder la transcription du chat. Vous pouvez également le partager avec ceux qui n’ont pas pu s’inscrire. Assurez-vous toujours que les présentateurs acceptent que l’événement soit enregistré.

17. NIVEAUX (APPROPRIÉS) DE PLAISIR ET 17 AIDE HUMOUR

Il faudra peut-être un certain temps pour s’adapter à la nouvelle normalité du travail à distance et de la vidéoconférence. En attendant, essayez de soulager la douleur de tout le monde et de rendre les choses aussi faciles que possible. Incluez des activités brise-glace, personnalisez-les et riez. Jouez aux charades pour réveiller tout le monde à mi-chemin. Demandez à tout le monde d'apporter sa tasse de café préférée, une boisson pour adulte, de trouver un arrière-plan funky (ou d'utiliser l'outil d'arrière-plan virtuel de Zoom) ou de partager une histoire - libérons-nous de la configuration événementielle traditionnelle. Une fois, nous avons même eu des gens costumés. D’autres fois, des gens ont filmé depuis des endroits intéressants (en première ligne, par exemple). Travaillant à distance, l'équipe d'Apolitique a même commencé à porter de drôles de chapeaux lors de la réunion hebdomadaire à tous les niveaux.

1. Émotions puissantes : nous sommes plus susceptibles de partager ce que nous avons vu si cela évoque des émotions fortes et activatrices comme la crainte, la colère et la joie. Même si une étude du site chinois Weibo, semblable à Twitter, a révélé que la colère se propage plus rapidement au sein du réseau social en ligne, les recherches montrent que les gens sont plus susceptibles de partager du contenu positif que du contenu négatif. Qu’est-ce qui peut être à l’origine de cette découverte ? Ceux qui partagent veulent que le destinataire les associe au message mignon, inspirant, drôle ou joyeux (Berger J. et Milkman K. 2012 ; Guadagno RE et al. 2013 ; Fan R et al. 2014).

2. Grandes idées, valeurs fondamentales : Nous comprenons d’abord une question politique spécifique – comme la « protection de l’environnement » ou le « développement de la petite enfance » – en la plaçant dans le cadre d’une idée plus large ou d’une valeur morale – comme la « justice » ou « l’équité ». Pour les personnes qui ne sont pas des experts, ce cadrage de niveau supérieur détermine souvent leur soutien ou non à une recommandation politique spécifique. Changer le cadre de niveau supérieur peut modifier radicalement le soutien à une question (Frameworks Institute, 2002).

3. Aversion aux pertes : Nous ressentons plus fortement la douleur des pertes que la joie des gains. Les organisations qui tentent de rendre le monde meilleur pour les enfants devraient dire aux gouvernements, aux entreprises et aux communautés ce qu’elles perdront en n’investissant pas dans l’éducation, les soins de santé ou le développement social.

4. Rareté : quand il y a moins de quelque chose, nous en voulons plus (Cialdini, 2006).

5. Réciprocité : Nous ressentons une envie profondément puissante de redonner à ceux qui nous donnent. Peu d’entre nous aiment se sentir endettés envers les autres – et de nombreuses personnes répondent à une faveur en accordant une faveur plus importante en retour (Cialdini, 2006).

6. Incitation : les gens veulent savoir ce qu'ils peuvent gagner en soutenant une organisation ou une cause particulière. La recherche montre que la science de ce qui motive les gens est plus complexe que ce que beaucoup de gens pensent. Les motivations internes sont beaucoup plus puissantes que les motivations externes comme l’argent (Pink, 2011).

7. Aimer : nous sommes plus susceptibles de faire des choses pour les personnes que nous aimons. Nous pouvons amener les gens à nous aimer en leur faisant des compliments (authentiques – la plupart des gens voient à travers le manque de sincérité), en leur montrant ce que nous avons en commun et en coopérant (Cialdini, 2006).

8. Preuve sociale : la plupart (mais pas tous) des gens se tourneront vers les actions des autres pour déterminer leurs propres actions, surtout lorsqu'ils sont incertains (Cialdini, 2006).

9. Autorité : les gens ont tendance à suivre l’exemple d’experts crédibles (il y a une attaque contre les experts ces jours-ci) (Cialdini, 2006).

10. Malédiction de la connaissance : Être un expert est un handicap lorsqu'on essaie de communiquer avec des non-experts. Nous avons du mal à imaginer ce que cela signifie pour les gens de ne pas savoir quelque chose que nous savons. Steven Pinker (et conseiller apolitique), psychologue expérimental et professeur à l'Université Harvard, appelle cela la malédiction de la connaissance. En raison de cette malédiction, beaucoup d’entre nous ont une tendance naturelle à utiliser du jargon et des raccourcis dans nos discours et nos écrits qui empêchent les personnes extérieures au domaine de comprendre ce que nous voulons dire (Pinker, 2014).

Chers tous,

J’ai vraiment hâte de modérer votre session jeudi.

IMPORTANT : Veuillez trouver ci-dessous le « script » de notre temps ensemble. Vous verrez, nous n'avons que 45 minutes. Comme vous le savez, le but de la session est de donner un aperçu général de l’état du domaine, des tendances, des opportunités et des menaces. Je l'ai conçu pour qu'il soit engageant et rapide. Malheureusement, avec si peu de temps, nous ne pourrons approfondir aucun sujet.

La séance sera bien plus efficace si vous suivez attentivement la structure. Je garde le timing très serré, volontairement (de manière simple et même amusante).

Veuillez préparer vos réponses à l'avance afin qu'elles soient claires, peut-être non évidentes et mémorables (Tweetable).

J'ai utilisé ce format avec beaucoup de succès à plusieurs reprises. Cela semble rigide, mais en réalité, cela coule bien et force, de la meilleure façon possible, une articulation claire de vos points. Je me sens également dans la salle, j'engage le public le cas échéant et je pose des questions de suivi pertinentes à vos réponses.

• ACTION : Allez-vous chacun m'écrire en indiquant (sous forme de puces) la première chose que vous souhaitez communiquer à travers votre rôle au sein du panel ? Je m’engage à faire en sorte que cela se produise.

• ACTION : J'ai rédigé une question réservée à chacun d'entre vous. Si vous ne voulez pas que je pose cette question, veuillez en suggérer une autre dès que possible.

• ACTION : Si cela est possible, j'aimerais beaucoup parler à chacun de vous, même 5 minutes avant notre séance. S'il vous plaît, envoyez-moi un message concernant : un bon moment pour parler.

J'ai vraiment hâte de vous entendre bientôt et de vous rencontrer jeudi.

Meilleur,

Lisa Witter
Co-fondateur d'Apolitique
Coprésident du Global Future Council du WEF sur la gouvernance agile

STRUCTURE DE LA SÉANCE :

Gouvernance technologique : priorités mondiales

Sujet : Les technologies à l’origine de la quatrième révolution industrielle font l’objet d’un examen réglementaire et public de plus en plus minutieux. Quelles sont les priorités de gouvernance les plus urgentes du point de vue commercial, économique, de sûreté et de sécurité ?

11h30-11h34 (Lisa Witter — modératrice)

Accueil + Événement de cadrage

Sondage d'audience Q1 : Quel secteur représentez-vous ?

• Secteur privé – grande entreprise
• Secteur privé — start-up
• Entreprise technologique
• ONG
• Médias
• Universitaire
• Gouvernement
• Autre

Sondage d'audience Q2 : Quel est l'état de la gouvernance technologique mondiale ? 10 (10 — tout est compris et toutes les parties sont contentes, à 1 — c'est le chaos absolu, le Far West avec une prévision d'aucun mouvement réel à ce sujet en 2020).

Sondage d'audience Q3 : Les technologies à l'origine de la quatrième révolution industrielle font l'objet d'un examen réglementaire et public de plus en plus minutieux. Quelles sont les priorités de gouvernance les plus urgentes (rang) ?

• Croissance économique
• Sécurité personnelle
• la sécurité nationale
• Confidentialité

11h34-11h36 (Lise)

Présentations*

• Panéliste 1
• Panéliste 2
• Panéliste 3

*Je partagerai également avec le public une anecdote que vous avez partagée avec moi.

11h36-11h40 (tous les panélistes)

Je demanderai à chacun d’entre vous ce que vous avez noté sur la question de l’état de la gouvernance technologique mondiale, puis je vous demanderai à chacun, en UN mot, de résumer l’état tel que vous le voyez. Vous aurez ensuite une minute pour expliquer pourquoi. (Veuillez garder vos réponses courtes, ponctuelles et précises.)

11h40-11h42 (tous les panélistes)

Je vais également vous poser des questions sur votre classement de la 2ème question du sondage sur les priorités urgentes avec une courte phrase pourquoi.

11 h 42 à 11 h 50 (tous les panélistes)

Pouvez-vous chacun donner un exemple de gouvernance technologique qui a vraiment bien ou mal tourné et pourquoi ? (2 minutes chacun)

11h50-11h53

(Paneliste 1) Le débat sur la gouvernance technologique est dominé par les grandes entreprises technologiques et les grandes superpuissances technologiques que sont les États-Unis, la Chine et la CE. En un mot (et expliquez-le ensuite en 2 minutes), comment pouvons-nous garantir que la gouvernance technologique soit inclusive et que la conversation inclut également les petites et moyennes entreprises et les entreprises en développement ?

11h53-11h56

(Paneliste 2) La gouvernance agile, le pilotage et l'expérimentation de politiques sont considérés comme un ajout important aux techniques traditionnelles d'élaboration de politiques pour gouverner les technologies émergentes afin de répondre au rythme de la quatrième révolution industrielle. Comment pouvons-nous apporter de l'agilité pour répondre aux questions technologiques mondiales en UN seul mot, puis expliquer en deux minutes comment/ce que les gouvernements peuvent et doivent faire (en 2 minutes) ?

11h56-11h59

(Paneliste 3) Dans un contexte où les données sont une source importante d'avantage concurrentiel et où les arguments en faveur de la localisation et de la souveraineté des données comme mesures visant à préserver la compétitivité de leur économie sont explorés, en UN mot (puis expliquez en 2 minutes) comment Pouvons-nous rassembler les parties prenantes et faire avancer la discussion ?

11 h 59 à 12 h 06 (tous les panélistes)

Je demanderai à chacun d’entre vous de dire, en UN mot, ce que vous considérez comme la plus grande menace ou opportunité (choisissez-en une) pour une gouvernance technologique mondiale efficace au cours de l’année prochaine, puis vous aurez une minute pour expliquer pourquoi. (Veuillez garder vos réponses courtes, ponctuelles et précises).

12h06-12h09 (tous les panélistes)

En une phrase, si vous pouviez brandir une baguette magique pour « réparer » ou faire progresser la gouvernance technologique mondiale, que feriez-vous ? (1 phrase chacun)

12 h 09 à 12 h 11 (public)

Je demanderai au public de nous donner les principaux points à retenir de la session – en un mot.

Sondage du public Q4 : Après avoir entendu cette session, cela vous a-t-il laissé plus ou moins optimiste quant à l'avenir de la gouvernance technologique ?

12h11-12h13

Mot de clôture : Directeur général du Forum économique mondial

12h13-12h15 (Lise)

Récapitulatif/réflexions