Travailler au sein du gouvernement ou de la fonction publique est difficile. Les problèmes sont complexes, les enjeux sont importants et les choses évoluent rapidement.

De meilleures équipes signifient un meilleur service public. C'est aussi simple que ça. En prenant le temps de rendre votre équipe aussi efficace que possible, vous améliorez non seulement votre propre vie professionnelle, mais vous améliorez le travail du gouvernement pour tout le monde.

Cependant, il peut être difficile de déterminer si votre équipe se porte vraiment bien, c'est là que cet outil entre en jeu. Le diagnostic « Équipes hautement efficaces » vise à vous aider à évaluer l'efficacité de votre équipe, sur la base d'un ensemble de questions qui peuvent être comparées à des indicateurs clés.

Ce guide fait partie d'un ensemble de quatre documents conçus pour vous aider à évaluer et à améliorer l'efficacité de votre équipe. Voici un aperçu rapide de ce que fait chaque document :

  • L'article « Caractéristiques des équipes très efficaces » : détaille chaque caractéristique, pourquoi elles sont importantes pour une dynamique d'équipe efficace et pourquoi elles sont incluses dans ce processus d'évaluation.
  • Ce guide : fournit des instructions étape par étape sur la façon de réaliser un processus de diagnostic approfondi des « équipes hautement efficaces ».
  • Modèle de diagnostic des caractéristiques des équipes hautement efficaces : ce document aborde 8 caractéristiques importantes qui rendent une équipe efficace. Pour chaque trait, vous trouverez une liste de questions à poser aux membres de votre équipe.
  • Feuille de calcul d'analyse des données : c'est ici que vous pouvez saisir les données que vous avez collectées à partir de l'outil de diagnostic. La feuille de calcul calculera automatiquement un score moyen pour chacun des 8 traits, vous aidant ainsi à comprendre où se situe votre équipe.

Ensemble, ces quatre documents vous offrent un moyen complet de comprendre, mesurer et améliorer les performances de votre équipe.

Étape 1 : Comprenez votre équipe

Si votre équipe est complexe et compte plusieurs parties prenantes, vous devriez envisager de réaliser un exercice de cartographie des parties prenantes . Cela vous aidera à repérer tous les problèmes qui pourraient survenir avec les parties prenantes, à résoudre tout problème potentiel et à éviter tout risque.

Étape 2 : Établir la propriété

La création d’une équipe de base – composée d’une ou plusieurs personnes – pour s’approprier l’évaluation (et les étapes ultérieures) est essentielle pour garantir que le processus est structuré, cohérent et efficace. L’administration de l’évaluation elle-même, par exemple, nécessite une planification, une exécution et une analyse. Sans responsable désigné, ces tâches peuvent devenir fragmentées, entraînant des oublis ou des interprétations erronées.

Si votre organisation dispose d’une équipe dédiée, celle-ci souhaitera peut-être diriger l’évaluation.

Quelle que soit la personne qui décide de prendre les rênes, l’adhésion de la haute direction vous aidera probablement à déployer l’évaluation et à prendre des mesures en fonction des résultats.

Il est également important que ceux qui sont invités à participer à l'évaluation disposent de suffisamment de temps pour le faire.

Pour tirer le meilleur parti de cet outil de diagnostic, l’engagement de votre équipe est essentiel. Avant de réaliser l'évaluation, l'équipe de mise en œuvre doit communiquer l'objectif de cette évaluation à toutes les parties prenantes impliquées et à quoi pourrait ressembler leur participation dans ce processus, voir l'étape 4 (préparation) pour un exemple de texte.

Étape 3 : Mise en place de l'évaluation

Les questions trouvées dans le modèle de diagnostic sur les caractéristiques des équipes hautement efficaces devraient servir d'inspiration pour le type de questions que vous voudrez peut-être poser à votre équipe. Nous suggérons un format de type enquête, utilisant une échelle de Likert à 5 points.

  1. **Personnalisez en fonction de votre collaboration : **Il ne s'agit pas d'un outil d'évaluation « taille unique », il fournit un plan que nous vous recommandons de modifier en fonction de vos besoins et de votre contexte, en collaboration avec les membres de votre équipe. Veuillez examiner les indicateurs, les questions et même les caractéristiques elles-mêmes – décidez lesquels fonctionnent le mieux pour le contexte unique de votre équipe.
  2. **Sélectionnez votre outil d'évaluation/logiciel d'enquête : **Vous souhaiterez peut-être configurer l'évaluation à l'aide d'un logiciel d'enquête existant (copiez et collez les questions dans le logiciel de votre choix). Vous pouvez également faire circuler des exemplaires du modèle de diagnostic des caractéristiques des équipes hautement efficaces .
  3. **Accéder à la feuille de calcul d'analyse des données : ** Si vous décidez de diffuser des copies de ce document aux parties prenantes, nous avons fourni une feuille de calcul d'analyse des données qui vous donne la possibilité de saisir vos données combinées et de recevoir une note moyenne pour chaque caractéristique. Assurez-vous d'avoir accès à cette feuille de calcul d'analyse de données.

Étape 4 : Réaliser l’évaluation

Ce processus s'efforce d'être aussi participatif que possible, englobant l'inclusion et la diversité pour garantir la représentation de perspectives variées. Il est fortement recommandé que tous les membres de l’équipe aient la possibilité de réaliser cette évaluation.

1. Préparation :

  • Communiquez le but et l’importance de l’évaluation à tous les participants.
  • Définir clairement la portée et les objectifs de l’évaluation.

Texte d'e-mail suggéré

Bonjour à tous, nous lançons un outil pour mesurer l'efficacité de nos équipes. La première étape consiste à remplir un outil de diagnostic (ou une enquête), qui constitue un moyen rapide pour nous de voir ce qui fonctionne et ce qui nécessite des ajustements. Vos commentaires honnêtes nous aideront à façonner notre chemin pour devenir une équipe hautement performante.

Nous vous contacterons ultérieurement pour discuter des résultats de ce diagnostic et proposerons un forum à travers lequel nous pourrons réfléchir aux résultats en tant que partenariat et définir des actions d'amélioration.

Merci de nous aider à grandir et à nous améliorer !

2. Répartition

3. Collecte de données :

  • Encouragez tous les membres de votre collaboration à répondre honnêtement et de manière réfléchie.
  • Assurez-vous que toutes les réponses resteront confidentielles (non attribuables à des individus).
  • Fixez une date limite claire pour la soumission des données.

4. Saisie des données :

Étape 5 : Analyser et rapporter vos données

Une fois la phase d’évaluation terminée, vos résultats devront être consolidés dans une base de données. Si vous utilisez un logiciel d'enquête, il le fera pour vous et, en fonction de votre niveau d'abonnement, pourra également vous fournir des modèles de rapport.

Si vous décidez de diffuser des copies papier du diagnostic ou d'envoyer des copies du modèle de diagnostic des caractéristiques des équipes hautement efficaces , nous avons fourni une feuille de calcul d'analyse des données qui vous donne la possibilité de saisir vos données combinées et de recevoir une note moyenne pour chaque caractéristique.

Si vous souhaitez analyser les résultats (et les différences) au sein de votre équipe, vous devez vous assurer que vous capturez ces informations quelque part dans votre ensemble de données (il est plus simple de le faire en les intégrant dans les questions). Par exemple, ancienneté, sexe, origine ethnique. Vous pouvez ensuite évaluer s’il existe des différences dans les expériences au sein de votre équipe.

Il est crucial de maintenir la confidentialité de la collecte de données, en particulier sur des sujets sensibles tels que le sexe, l’origine ethnique et l’ancienneté. Cela renforce la confiance et encourage les réponses honnêtes. D’un autre côté, les données désagrégées, qui répartissent les informations en catégories telles que l’ancienneté, le sexe et l’origine ethnique, sont très précieuses. Il vous aide à analyser les différences au sein de votre équipe, à découvrir les disparités et à éclairer une meilleure prise de décision. Garantir la confidentialité des répondants lors de la collecte de ces données est essentiel pour obtenir des informations utiles et promouvoir l’inclusivité et l’égalité.

Pour comprendre les attitudes des gens à partir des résultats de l'enquête, nous utilisons une échelle allant de 1 à 5, où 1 indique une attitude très négative et 5 une attitude très positive. On retrouve ensuite la note moyenne pour déterminer l'attitude générale.

Voici comment interpréter le score moyen :

  • 1,0-2,4 = Attitude négative
  • 2,5-3,4 = Attitude neutre
  • 3,5-5,0 = Attitude positive

Il est important que les résultats soient communiqués à l'ensemble de l'équipe peu de temps après la fin de l'évaluation. Nous recommandons un rapport court et accessible qui met en évidence les domaines dans lesquels les équipes ont bien performé et les opportunités d'amélioration. Vous souhaiterez peut-être esquisser des voies à suivre, mais il est important que les actions correctives soient coproduites avec les équipes elles-mêmes.

Notre section suivante décrit les étapes clés pour donner à votre équipe l'occasion de réfléchir aux résultats de l'évaluation, en mettant l'accent sur la planification des actions.

Étape 6 : Offrir l’opportunité de réflexion

Après la phase d’évaluation, et une fois que vous avez consolidé vos résultats, offrir aux membres de l’équipe la possibilité de réfléchir à ces résultats peut être une étape importante pour provoquer un changement positif. Ces séances peuvent être l’occasion de célébrer les points forts ainsi que de mettre en évidence les points à améliorer. Prendre le temps de célébrer les forces au sein d'une équipe est essentiel dans cette phase de réflexion, reconnaître et applaudir les forces favorise un environnement de travail positif, stimulant le moral et la motivation. Lorsque les membres de l’équipe se sentent valorisés et appréciés, ils sont plus susceptibles d’être engagés et déterminés à travailler sur les domaines à améliorer.

Il est important que ces séances soient conçues pour être inclusives, créant un espace qui facilite une discussion ouverte et participative. Lorsque tous les membres de votre équipe se sentent en confiance pour partager leurs expériences et leurs contributions, cela conduit à une compréhension plus riche et plus complète de la dynamique de l'équipe et des facteurs sous-jacents qui les influencent. Cette introspection collective peut révéler des défis cachés, mettre en évidence les points forts et ouvrir la voie à des solutions concrètes. Vous souhaiterez peut-être fournir un formulaire en ligne, ou une boîte, où les membres de l'équipe peuvent partager leurs réflexions de manière anonyme.

Vous souhaiterez peut-être diviser ces sections en deux parties :

  1. Réflexion collective : séance de feedback avec tous les membres de votre équipe pour recueillir leurs idées - encourageant un dialogue ouvert pour comprendre diverses perspectives.
  2. **Comment exploiter les informations : **Coproduire des étapes pour aborder les domaines d'amélioration identifiés.

Le but de ces séances est de construire un plan de transformation, avec des objectifs clairement mesurables, afin que toute l'équipe puisse travailler ensemble pour devenir plus efficace.

Étape 7 : Suivre et mesurer les progrès

Une fois les domaines à améliorer identifiés, il est temps d’élaborer un plan sur la manière dont les progrès seront mesurés. Un suivi cohérent du parcours de votre équipe signifie que les blocages peuvent être résolus au fur et à mesure qu'ils surviennent et que les changements positifs deviennent des résultats tangibles.

Plusieurs étapes clés doivent être prises en compte lors de la mesure de vos progrès :

1. Une équipe de base (très probablement la même équipe qui a réalisé le processus d'évaluation) doit gérer le processus de suivi de vos objectifs d'amélioration. Vous pouvez envisager les approches suivantes :__

  • **Enquêtes Pulse : **Mettez en œuvre des enquêtes Pulse régulières pour recueillir des commentaires et des idées en continu auprès des membres de l'équipe. Ces enquêtes courtes et ciblées peuvent aider à évaluer les progrès des objectifs d'amélioration, à identifier les problèmes émergents et à recueillir des données qualitatives sur la façon dont l'équipe perçoit les changements.
  • **Évaluations périodiques : **Effectuer des évaluations diagnostiques périodiques à des intervalles prédéfinis. Cela implique de revoir le processus d’évaluation initial pour mesurer les progrès et identifier les domaines qui nécessitent une attention plus approfondie. La comparaison des résultats de ces évaluations au fil du temps peut offrir des informations précieuses sur l'efficacité de vos efforts d'amélioration.__
  • Indicateurs de performance clés (KPI) : définissez et suivez des KPI spécifiques liés à vos objectifs d'amélioration. Les KPI fournissent des données quantitatives qui peuvent aider à mesurer le succès et à identifier tout écart par rapport aux résultats souhaités. Examinez et analysez régulièrement ces KPI pour éclairer la prise de décision.__
  • Mécanismes de rétroaction :** Établir des mécanismes de rétroaction ouverts et transparents au sein de l'équipe. Encouragez les membres de l’équipe à partager leurs observations, préoccupations et suggestions liées aux objectifs d’amélioration. Cela peut se faire par le biais de réunions régulières, de boîtes à suggestions ou de canaux de communication dédiés.__
  • Plans d'action :** Élaborez et maintenez des plans d'action clairs qui décrivent les étapes requises pour atteindre vos objectifs d'amélioration. Attribuez des responsabilités et des délais pour garantir la responsabilité au sein de l’équipe principale. Examinez et mettez à jour régulièrement ces plans d’action si nécessaire.

__2. __Identifiez la fréquence à laquelle vous souhaitez évaluer (ou discuter) les progrès par rapport à vos objectifs, cela pourrait être lors de toutes les réunions d'équipe régulières que vous organisez tout au long de l'année.

3. Encouragez l’appropriation collective en ce qui concerne l’atteinte de vos objectifs et célébrez les succès et les améliorations là où ils se produisent. Vous pouvez envisager les approches suivantes :

  • Établissez des objectifs et des cibles clairs : commencez par fixer des objectifs clairs et mesurables. Assurez-vous que ces objectifs sont spécifiques, pertinents et limités dans le temps.

  • Communiquer l'importance de la propriété collective : communiquez clairement à tous les membres de l'équipe et aux parties prenantes pourquoi la propriété collective est cruciale. Expliquez que la contribution de chacun est essentielle pour atteindre ces objectifs. Utilisez des exemples concrets de la façon dont les efforts de collaboration ont conduit au succès dans le passé. Par exemple, partagez une étude de cas d'un projet dans lequel diverses équipes travaillant ensemble ont abouti à des solutions innovantes.

  • Créer des structures de responsabilisation : établir des structures de responsabilisation qui garantissent que chacun est responsable de sa part dans la réalisation des objectifs. Attribuez des rôles et des responsabilités à des membres de l’équipe ou à des départements spécifiques.

  • Suivi régulier des progrès : mettre en œuvre un système de suivi pour suivre les progrès vers les objectifs. Cela peut impliquer des enregistrements réguliers, des mécanismes de reporting ou des outils logiciels. Fournissez un tableau de bord qui représente visuellement les progrès.

5. **Reconnaître et célébrer les réalisations : **Chaque fois qu'un jalon est atteint ou qu'une amélioration significative se produit, célébrez-le. La reconnaissance peut prendre diverses formes, telles que :

  • Prix ​​d’équipe : récompensez les équipes ou les individus qui ont apporté des contributions significatives. Par exemple, vous pouvez décerner le prix « Champion de l'égalité des sexes du mois » pour reconnaître les efforts exceptionnels visant à promouvoir l'égalité des sexes.
  • Reconnaissance publique : partagez des histoires de réussite ou des réalisations via des newsletters internes ou des e-mails à l'échelle de l'entreprise. Célébrez non seulement les résultats finaux, mais également les efforts et les initiatives qui ont conduit à ces résultats.

6. Décidez quand vous allez relancer le processus d'évaluation complet - Vous pouvez comparer les scores avec ceux de l'année précédente, évaluer les domaines dans lesquels des améliorations ont été apportées et les domaines qui nécessitent plus d'attention.

Téléchargez le modèle de diagnostic des caractéristiques des équipes hautement efficaces .

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(Crédit d'image : Unsplash)