Comment changer la culture des données au sein d'une agence gouvernementale, un clic à la fois

Cet article est écrit par Milda Aksamitauskas, responsable des données au ministère de la Justice du Wisconsin

• Le problème : Les gens craignent à juste titre de voir des changements importants dans leur culture des données
• Pourquoi c'est important : Les organisations doivent s'adapter à l'avenir numérique
• La solution : Aller lentement, plutôt que d'imposer le changement aux utilisateurs, est vital

J'ai d'abord expérimenté les possibilités d'Internet lorsque les gens étaient encore connectés à Internet via une connexion commutée et qu'il fallait beaucoup de patience jusqu'à ce que les informations soient chargées à l'écran (pour ceux qui se sentent nostalgiques, voici une [vidéo](https:/ /www.youtube.com/watch?v=ntQ48-d-8x4 "Reviving the Dial-Up Internet Experience in 2020")). Je n'avais pas beaucoup d'argent, alors j'ai changé de fournisseur d'accès Internet après la fin d'un essai gratuit d'un ou trois mois. Les souvenirs de chargement d'informations à partir de disques et la case « Attendez, toujours en cours de chargement » sont vivaces dans ma mémoire.

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En travaillant sur des initiatives de gestion des données au sein du gouvernement, j'ai parfois l'impression que le niveau de patience requis pour maintenir et développer une culture des données au sein d'une organisation nécessite la même patience que la navigation sur Internet commuté.

Une fois que les managers commencent à parler de prise de décision basée sur les données au sein d'une organisation, un changement du jour au lendemain est généralement attendu. Le lendemain matin au bureau, tout le monde tapera des recherches pour ses besoins en données et [des réponses précises et informatives commenceront](https://aphysical.co/solution-articles/en/combining-digital-and-tech-at -le-DfE-why-now « Combiner numérique et technologie au DfE… Pourquoi maintenant ? ») apparaissant sur un écran. En fait, le lendemain matin restera le même qu'hier si les incitations et la motivation à utiliser les données ne changent pas.

Comment défendre le changement de manière responsable

Je souhaite partager plusieurs étapes pratiques que les champions du changement de données dans les agences gouvernementales peuvent prendre pour apporter des données à la table de prise de décision. Tout d'abord, demandez « Quelles données avons-nous ? » Cela semble être une question simple, mais dans les organisations qui commencent le parcours des données, une liste ou un catalogue d'actifs de données peut ne pas exister. Il y a probablement des personnes qui ont travaillé dans votre organisation pendant de nombreuses années et qui en savent beaucoup sur les données, mais ces connaissances ne sont pas écrites.

D'après mon expérience, l'enrôlement d'un stylo, d'un papier et d'un plan d'entretien à l'ancienne avec des personnes qui travaillent avec des données à n'importe quel niveau fonctionne bien. De nombreuses entreprises technologiques vendent des outils qui aident à créer des catalogues de données, mais la première série de changements commence par des conversations. D'après mon expérience, un entretien de catalogue de données standardisé fonctionne bien. Tout d'abord, j'ai développé une liste standard de questions que tout le monde a eu. La définition des données était large et cela a vraiment aidé. J'ai appris que nous avions des bases de données avec des mises à jour des données en temps réel et des boîtes de formulaires papier remplis. Les feuilles de calcul Excel sont également utilisées pour produire, collecter et analyser des données. Les entrevues ont fourni certains résultats attendus : j'ai rencontré beaucoup de gens, j'ai découvert les rôles et les défis fascinants qu'ils ont et j'ai découvert le vocabulaire courant que les gens utilisent pour décrire les données.

J'ai continué le mantra de "Je documente simplement ce que nous avons, aucun jugement sur la façon dont cela est fait." Le résultat inattendu était que les gens n'arrêtaient pas de proposer d'autres ensembles de données pendant les entretiens et que nous planifiions des conversations de suivi pour prendre des notes sur ces actifs de données nouvellement mémorisés. Sur neuf mois de travail à raison d'environ 10 à 20 heures par semaine, nous avons documenté près de 200 actifs de données et terminé le premier tour d'un inventaire des actifs de données.

Découvrez qui sont les propriétaires des données

Au cours du projet de catalogue de données, j'ai introduit le terme « propriétaire des données ». Mon objectif principal était d'obtenir des noms de personnes réelles. J'ai rencontré pas mal de débats sur la définition et si les données appartiennent au personnel du programme ou au plus haut responsable de l'organisation.

Un solide programme de gouvernance des données est la base de la poursuite des travaux visant à créer une culture de prise de décision basée sur les données.

Je suis resté avec ma tâche initiale de mettre les noms des personnes réelles qui travaillent avec ces données particulières. Voir votre nom tapé dans une feuille de calcul apporte de l'importance et de la responsabilité. La question du propriétaire des données n'était pas populaire. Mais j'ai observé une évolution de la culture au fil du temps, car les «propriétaires de données» sont désormais un terme beaucoup plus courant dans les discussions. Et il est entendu que les propriétaires de données en savent plus sur leurs données, donc si vous avez une question, vous devriez la leur poser directement.

Qui prend les décisions concernant les données ? En d'autres termes, quel est le cadre de la structure de gouvernance des données dans votre organisation ? C'est peut-être un nouveau terme pour votre organisation, mais la gouvernance des données est toujours en cours. Très probablement, les décisions concernant les données sont prises par un petit groupe composé de membres du personnel bien familiarisés avec les données et le contexte des questions posées par le demandeur. Le demandeur n'a généralement aucun droit d'appel s'il n'est pas satisfait du résultat.

L'engagement des personnes nommées politiques dans les demandes de données est généralement réservé à de très rares cas. Une organisation des données plus mature établit une [structure de gouvernance des données] plus centralisée (https://aphysical.co/solution-articles/en/how-data-digitalisation-and-governance-have-revolutionised-government "How data, digitalisation, et la gouvernance ont révolutionné le gouvernement en Europe et en Asie centrale") avec plus de parties impliquées dans la prise de décision. Une gouvernance transparente des données est difficile. Au cœur du problème se trouve le pouvoir. Des décisions transparentes sur la gouvernance des données signifient que les décisions sont transférées de personnes individuelles ou de petits groupes à un groupe plus large et à une conversation plus ouverte. La dynamique du pouvoir change. Une leçon apprise pour ceux qui mettent en œuvre une gouvernance des données formelle est d'être prêt à articuler la vision et le besoin de gouvernance des données - et de continuer à éduquer tout le monde pourquoi c'est une meilleure façon. Une conversation de 30 minutes qui fait bouger une aiguille peut nécessiter des heures de préparation des points de discussion, la vérification de vos propres émotions, une longue liste d'exemples et votre attrait et votre capacité de persuasion de premier ordre. Pratiquer avec un collègue de confiance est très utile.

La bonne gouvernance

De nombreuses organisations créent des groupes de gouvernance des données. Les noms utilisés peuvent inclure conseil, comité, groupe, conseil. Vous devrez peut-être vérifier auprès du personnel juridique ce qui est acceptable. L'objectif principal du groupe est d'être un groupe fonctionnel où la confiance grandit au fil du temps pour prendre des décisions de gouvernance des données ensemble dans l'espace ouvert et non sous la table et dans des conversations hors ligne. Il faudra des années pour construire un groupe qui fonctionne bien. Il passera par des phases de formation, d'assaut, de normalisation avant d'atteindre une phase de performance.

J'ai découvert que des sessions éducatives sur de petits sujets et des exemples d'utilisation de données présentés par de véritables propriétaires ou utilisateurs de données sont le moyen le plus efficace de commencer à avoir des conversations plus complexes. La narration est un must absolu. Au gouvernement, cela implique généralement une assistance, une formation ou des services ciblés pour un groupe de personnes vulnérables. Au fil du temps, entendre plus d'exemples et voir les résultats de l'utilisation des données apporte plus de confiance dans cet exercice de gouvernance des données partagées.

Les outils technologiques ne changeront pas la gouvernance des données dans votre organisation, quel que soit le degré de persuasion de ces commerciaux. L'année dernière, le Bureau américain du contrôleur de la monnaie (qui fait partie du Trésor américain) a imposé une [amende civile de 400 millions de dollars](https://www.occ.gov/news-issuances/news-releases/2020/nr -occ-2020-132.html "OCC évalue une amende civile de 400 millions de dollars contre Citibank") contre Citibank pour ne pas avoir de programme de gouvernance des données . Le secteur financier ne manque pas de ressources pour investir dans divers outils technologiques, mais il n'y a pas de raccourci pour avoir des conversations répétées sur la gouvernance des données et établir un programme formel. Un solide programme de gouvernance des données est la base des travaux futurs sur la construction d'une culture de prise de décision basée sur les données. La communication est la clé. Quel que soit le nombre de téléphones, de réunions Zoom, de discussions, d'e-mails et d'options de messagerie texte dont nous disposons, parler aux gens et écouter leurs préoccupations est la partie la plus difficile et ne nécessite aucune technologie, juste une présence sans partage dans la conversation et de la patience. -Milda Aksamitauskas

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(Crédit photo : Pexels)