Comment apporter des méthodes de travail agiles à votre équipe

Cet article est rédigé par Sam Roberts, responsable du gouvernement ouvert au ministère britannique du Numérique, de la Culture, des Médias et du Sport (DCMS).

Les valeurs de transparence, de responsabilité et de participation sont au cœur du concept de gouvernement ouvert. Ces idées – selon lesquelles nous devrions être ouverts à propos de notre travail, solliciter de manière proactive les points de vue et les opinions et veiller à ce que, dans la mesure du possible, les données probantes sur lesquelles reposent nos décisions soient disponibles – sous-tendent également notre travail en tant que fonctionnaires.

Un engagement en faveur de l’ouverture et de la transparence peut se manifester de plusieurs manières, depuis la publication de données dans des formats ouverts jusqu’à la tenue de consultations publiques formelles et informelles pour recueillir les opinions et les points de vue. Mais qu’en est-il de nos manières réelles de travailler ? Comment pouvons-nous garantir que nous incarnons ces concepts au quotidien dans la manière dont nous accomplissons nos tâches ?

Utiliser Agile en dehors de la bulle technologique

Inspirées par le secteur technologique, les équipes de livraison numérique expérimentent depuis longtemps des approches de conception et de développement agiles , en utilisant des méthodologies pour impliquer leur personnel dans une livraison transparente et collaborative, permettant une génération rapide de concepts, une définition des rôles, une définition d'objectifs et des flux de travail gérables.

Agile est une approche profondément pratique qui ne peut fonctionner que lorsque les collègues sont solidaires et alignés sur les principes de transparence et de responsabilité, prêts à partager leurs progrès et à apprendre de leurs échecs.

Bien que ces approches se soient avérées efficaces dans les environnements numériques, de nombreux aspects peuvent être utilisés dans l’élaboration de politiques. En outre, les approches agiles peuvent elles-mêmes incarner les principes du gouvernement ouvert en rendant visible la quantité de « travail en cours » (transparence), en rendant explicites les comportements attendus des équipes et en créant des structures pour permettre la surveillance (responsabilité) et en rendant le flux de travail visible afin que toutes les équipes les membres sont impliqués (collaboration).

Tout en reconnaissant que toutes les approches agiles ne conviennent pas à toutes les équipes et qu'il existe une grande variété de produits politiques et de cultures d'équipe différents, Scrum et Kanban contiennent des idées qui se traduiront souvent par des avantages visibles qui aideront le personnel à naviguer dans des situations complexes, parfois difficiles. des projets et des situations.

Cas d'utilisation des fonctionnaires

Agile est un terme souvent utilisé pour décrire une grande variété de situations et de styles de travail. À mon avis, le travail agile est une approche profondément pratique qui ne peut fonctionner que lorsque les collègues sont solidaires et alignés sur les principes de transparence et de responsabilité, disposés à partager leurs progrès et à apprendre de leurs échecs.

Il est possible de réunir Kanban et Scrum de manière adaptée à des équipes et des flux de travail particuliers. Deux exemples :

Scrum pour les projets transversaux

Pour réaliser efficacement un travail qui touche plusieurs départements et agences, il est important de diviser les tâches, de s'engager de manière stratégique et d'élaborer des propositions et des récits généraux dans un ensemble cohérent.

Scrum est une approche agile qui implique des réunions de planification bimensuelles pour hiérarchiser les unités de travail à partir d'un arriéré plus important de tâches à accomplir dans un délai déterminé. À la fin de cette période chronométrée (souvent deux semaines), une séance rétrospective est organisée pour examiner les progrès et tirer les leçons des succès/échecs de la phase chronométrée (alias le « sprint »).

L'élaboration du quatrième plan d'action national OGP du Royaume-Uni en 2018/19 impliquait trois éléments :

• Engagement des parties prenantes
• Développement du contenu
• Consolidation

Pour y parvenir, il était important d’utiliser une structure agile qui puisse être rapidement réajustée pour tenir compte des évolutions du paysage et de la disponibilité variable des parties prenantes. Grâce à des contrôles réguliers et à une visualisation du travail de manière accessible, il a été possible de comprendre rapidement l'état actuel de la livraison, mais également de signaler les problèmes qui surgissaient, empêchant les choses d'atteindre un état final d'achèvement.

L'approche a permis un traitement plus rapide des éléments constitutifs du Plan d'action national et a permis à l'équipe de vérifier des sections distinctes avec leurs homologues du gouvernement et de la société civile de manière réactive et rapide. En développant les composants séparés individuellement, il a été possible pour une équipe de quatre personnes de livrer un produit final beaucoup plus rapidement que cela n'avait été le cas dans les itérations précédentes, en se concentrant sur les éléments constitutifs et en les réunissant dans un document final consolidé, plutôt que de travailler comme s’il s’agissait d’une seule pièce longue.

Kanban pour une redéfinition urgente des priorités

Les fonctionnaires peuvent parfois être amenés à réagir à des situations imprévues. Dans une équipe politique traditionnelle, cela peut avoir un impact significatif sur la productivité, dans la mesure où des parties importantes de l’équipe sont éloignées du travail principal, laissant celles qui restent redéfinir les priorités ou interrompre le travail critique.

Kanban est une méthode de travail qui a été mise en œuvre pour la première fois dans les usines afin de suivre l'approvisionnement en composants dans la fabrication afin de garantir un réapprovisionnement rapide et opportun. Dans un contexte de bureau, la même approche peut s'appliquer, et la mise en œuvre moderne de Kanban consiste à disposer d'une référence visuelle qui relaie facilement la priorité, l'interdépendance et le propriétaire responsable du travail en cours. Kanban est également un excellent moyen d'ouvrir une équipe, en se faisant prendre conscience des responsabilités et des tâches grâce au flux de travail visualisé.

Dans les situations de réponse rapide, cela permet de redéfinir les priorités et de modifier les capacités dans un bref délai. Les fonctionnaires travaillant de manière isolée décident souvent de manière autonome de ce qui est urgent ou non, mais en utilisant Kanban, le personnel est en mesure de prendre des décisions collectivement, pour se protéger contre le risque d'oubli d'un travail hautement prioritaire.

Le principe fondamental consistant à être ouvert et clair sur les priorités et le flux de travail reste applicable à un contexte politique.

Dans un système Kanban, les activités peuvent également être divisées de manière à ce que la responsabilité incombe à l'équipe plutôt qu'aux individus. Dans ce scénario, les responsables peuvent diviser le travail en tâches gérables, puis confier la tâche à celles qui en ont la capacité. L'utilisation de la technologie à laquelle nous avons accès permet que cela se produise à distance, de sorte que même lorsque les équipes sont physiquement éloignées, elles peuvent toujours voir le travail prioritaire et allouer les ressources de manière appropriée. Cette approche signifie également que des fonctionnaires dotés de capacités peuvent être associés au processus, libérant ainsi ceux qui travaillent dans des délais imminents pour des livrables de grande envergure.

Ne croyez pas les opposants

Au sein de toute équipe, la réalisation des objectifs et les principes de transparence et de responsabilité relèvent de la responsabilité de l’équipe dans son ensemble.

Ceci est crucial pour toute fonction de gestion de projet, car il incombe à chacun de contribuer à la réalisation d’objectifs mutuellement convenus. Comme il est de la responsabilité du chef de projet ou du Scrum master d'enregistrer les progrès et d'organiser les différentes cérémonies pour approuver et définir les axes de travail, il incombe à l'ensemble de l'équipe d'y participer activement et de s'assurer que leur travail et leurs priorités sont compris par les collègues. . En étant clair sur les actions et les propriétaires, et en les présentant d'une manière facilement compréhensible par les collègues de l'équipe et du service au sens large, la résilience et la priorisation du travail sont considérablement améliorées.

Les méthodes de travail transparentes sont applicables à n’importe quelle tâche, quelle qu’en soit la nature. J'entends souvent dire qu'Agile ne fonctionne pas dans un contexte politique et que la nature dynamique de l'élaboration des politiques signifie que l'application de cadres, de cérémonies, de rétrospectives et de plans bimensuels est redondante et inappropriée. Bien que cela puisse être vrai dans certains cas, le principe de base consistant à être ouvert et clair sur les priorités et le flux de travail reste applicable, afin de réduire la duplication et de créer un sentiment partagé d'appropriation et de responsabilité au sein de l'équipe.

Nous sommes souvent coupables de discuter de concepts tels que la transparence, la responsabilité et la participation exclusivement de manière abstraite, mais en adoptant des pratiques qui intègrent ces valeurs, il devient clair qu'elles s'appliquent aussi bien au travail quotidien qu'à l'élaboration de politiques de haut niveau. En tant que fonctionnaires, nous devons nous efforcer d'être aussi ouverts et clairs dans tout ce que nous faisons. En appliquant véritablement ces principes, nous rendons nos lieux de travail inclusifs, nos collègues plus informés et la qualité de notre travail manifestement meilleure.

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(Crédit d'image : Unsplash)