Comment fonctionnent l’engagement et la participation du public dans votre organisation ?

Cet article est rédigé par Katherine Cole, directrice de l'engagement des citoyens au Service correctionnel du Canada.

• Le problème : les processus d’engagement sont souvent considérés comme quelque chose qui doit être fait, et non comme quelque chose qui conduit à un changement.
• Pourquoi c'est important : Le public engagé devrait voir les résultats de son engagement dans le résultat. Dans le cas contraire, cela devient un exercice de « cases à cocher » vides que le public voit et auquel il réagit négativement ou, au fil du temps, cesse complètement de s’engager.
• La solution : Les fonctionnaires devraient tous être formés sur la manière de dialoguer avec le public, qu'ils soient gestionnaires de programmes ou analystes politiques. Cela ne devrait pas être la seule expertise des communicateurs ou des spécialistes de l’engagement.

Le 24 juillet 2023, Apolitique a publié un article que j'ai écrit intitulé : Pourquoi l'engagement des parties prenantes est important dans la fonction publique , qui portait sur la façon dont la prise de décision gouvernementale peut être améliorée en impliquant les personnes les plus touchées par nos décisions. Merci à tous ceux qui l'ont lu ! Dans le cadre du suivi, je partage des informations plus pratiques pour fournir davantage de matière à réflexion.

En tant qu’analyste politique et praticien de la participation publique (« P2 »), l’une de mes bêtes noires au fil des ans est que la P2 est souvent considérée comme une fonction des communications et des affaires publiques. Je travaille dans le secteur des communications et des affaires publiques et j'ai le plus grand respect pour leur travail. En fait, j’aime beaucoup y jouer ! J'ai également beaucoup de respect pour les praticiens P2 qui travaillent comme consultants spécialisés. Ils jouent un rôle important dans la conception de bons processus et sont souvent des facilitateurs experts.

Cependant, à mon avis, un processus d’engagement ne doit pas être dirigé par des communicateurs ou des professionnels de l’engagement. Elle doit être dirigée par ceux qui sont au cœur du changement souhaité, comme l'élaboration ou la révision d'un programme, d'une politique, d'un cadre législatif ou réglementaire.

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Si vous choisissez de vous fier à votre équipe de communications ou d’affaires publiques pour diriger votre engagement, ou si vous engagez un consultant externe, c’est très bien, mais sachez que ce qui se passe dans ce processus est et sera toujours de votre responsabilité ! Ils peuvent faire le gros du travail en termes de conception de la technique d'engagement à utiliser (par exemple, une enquête, un groupe de discussion, une journée portes ouvertes) et à quel moment. Il peut également s’agir d’animateurs chevronnés qui ont de l’expérience et sont à l’aise pour gérer un événement et en tirer le meilleur parti. Cependant, en fin de compte, en tant que « stylo » sur tout changement sur lequel vous engagez votre public , vous devez être celui qui peut traduire ses commentaires en actions.

Dans chaque processus d'engagement, selon la norme établie par l'Association internationale pour la participation publique (IAP2), il devrait toujours y avoir une déclaration d'engagement sur la manière dont les informations seront utilisées dans la prise de décision que vous partagez avec le public que vous engagez. Cela doit être communiqué de manière claire et concise aux personnes impliquées. En tant que « propriétaire » du travail que vous effectuez pour modifier une politique, un programme, etc., vous devez être celui qui peut traduire cette déclaration d'engagement en actions significatives.

"Si vous vous engagez continuellement et construisez cette relation, alors vous avez déjà créé un espace où vous pouvez poser des questions et voir comment elles réagissent."

En tant que praticien, je suis également d'avis qu'une fois qu'une décision a été prise d'impliquer le public, une boucle de rétroaction devrait être créée dans le cadre de l'engagement. Cela signifie rendre compte constamment et systématiquement à ceux qui ont participé/ont été engagés de ce que vous avez entendu et de la manière dont cela a été utilisé dans le processus. Partager cela avec le public crée un cycle continu d'engagement car vous êtes désormais également en mesure de tenir votre public informé de votre initiative et du processus que vous suivez.

En tant que gestionnaire de programme ou analyste politique, par exemple, vous assisterez à chaque événement de mobilisation et rédigerez un rapport récapitulatif de ce qui a été entendu. Une fois cela en main, il vous appartient ensuite de prendre le rapport et de traduire les contributions et les conseils en actions. Il est de votre devoir de partager ce que vous avez entendu au sein de votre organisation afin que d'autres puissent participer à sa traduction en action. Il ne doit pas rester sur une étagère et prendre la poussière ! Si tel est le cas, vous pourriez vous retrouver dans l’eau chaude. Le cabinet du ministre pourrait commencer à appeler et vous pourriez répondre aux demandes des médias, selon le degré de sensibilité de votre travail. Personnellement, je n’aime pas être ainsi dans la « niche » ; Je préfère anticiper mes problèmes, être proactif et essayer de négocier la meilleure solution possible à partir d’un terrain d’entente.

Beaucoup de gens ne comprennent pas cette boucle de rétroaction et considèrent l’engagement comme une sorte de « un et c’est fait ». Il ne s’agit pas d’un aller simple. L’engagement et la participation du public sont un processus continu. Une bonne P2, c'est lorsque vous vous présentez, rassemblez des informations et des points de vue, les documentez et revenez en arrière pour dire que c'est ce que nous avons entendu et que c'est ce que nous allons faire, en tenant compte de ce que vous nous avez dit (c'est en fait le partie la plus importante). Certains domaines de votre travail ou de vos activités peuvent être plus exposés et ouverts à la contribution collaborative (et dans quelle mesure vous partagerez le pouvoir sur ce que vous allez faire). Vous pouvez être transparent à ce sujet et définir chaque activité tout au long du spectre d'engagement et quel est votre engagement. Mais cela devrait toujours aboutir à un dialogue continu et continu.

Cela commence-t-il à donner l’impression que vous construisez une « relation » ? Parce que c’est précisément ce que vous devriez faire ! Développer un dialogue continu et continu peut atténuer la nature conflictuelle et conflictuelle de votre relation et passer à une relation dans laquelle vous avez un certain degré de confiance et de sécurité pour parler et travailler ensemble. Vous pouvez même formaliser la relation par le biais d'un comité consultatif, d'un cercle ou d'un groupe de travail, qui peut avoir un mandat continu ou limité dans le temps et un ensemble défini de termes d'engagement par le biais d'un mandat ou d'un protocole d'accord.

Si vous travaillez au sein du système parlementaire de Westminster, comme nous le faisons au Canada, vous constaterez peut-être que la « confiance du Cabinet » met un frein aux domaines sur lesquels vous pouvez collaborer et à ce que vous pouvez partager avec votre public. En tant qu’analyste des politiques, j’ai certainement travaillé dans ce domaine et j’admets qu’il est difficile de s’y retrouver. Cependant, j'ai également travaillé à l'élaboration conjointe de politiques avec les peuples autochtones et, dans un effort pour faire respecter les principes de la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones, je peux vous dire qu'il existe des moyens de gérer cette exigence de protection du Cabinet. confiance et votre serment de secret tout en faisant progresser un processus P2 collaboratif.

Lorsque nous parlons de « confiance du Cabinet », il s’agit de protéger le droit du Cabinet de prendre des décisions fondées sur les options et les recommandations fournies par la fonction publique. Ces options, ainsi que le prix qui y est associé, sont ce qui est protégé, afin qu'ils puissent prendre une décision sans que le public sache entre quoi ils devaient choisir et quelle décision ils ont prise. Même si cela peut être confirmé, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas poser de questions hypothétiques à vos parties prenantes lorsque vous commencez à réfléchir à haute voix aux options. Ils n'ont même pas besoin de savoir que vous travaillez sur quelque chose de formel comme un mémoire au Cabinet. Si vous vous engagez continuellement et construisez cette relation, vous avez déjà créé un espace où vous pouvez poser des questions et voir comment elles réagissent. Leurs réponses sont sur lesquelles vous pouvez baser vos options. Vous pouvez même poser des questions hypothétiques telles que : « Si le programme/la politique était modifié pour faire X, cela entraînerait-il une meilleure politique/un meilleur programme ? » ou, si quelque chose de complètement nouveau est envisagé, mettez-le sur la table et demandez : « Disons que dans le futur, nous avons fait X, comment cela vous affecterait-il ? ». De cette façon, vous pouvez commencer à évaluer comment ils réagiraient à certaines options si ces décisions étaient prises. Habituellement, vous devez de toute façon fournir ces informations à titre de référence aux décideurs, car ils veulent savoir dans quels champs de mines ils risquent de s'aventurer.

Vos collègues des communications et des affaires publiques sont des membres essentiels de votre processus P2. Tenir votre public informé devrait faire partie de la planification et de la réalisation de chaque activité P2. En fin de compte, vos collègues des communications et des relations publiques/affaires ne sont pas les experts de votre programme ou domaine politique. Ils ne connaissent pas vos parties prenantes ou vos clients aussi bien que vous. Ils peuvent vous donner des conseils sur la manière d’aborder l’engagement et sur la technique la plus efficace, mais il n’est pas de leur responsabilité de traduire ensuite ce qui a été entendu en action.

Si vous êtes un fonctionnaire qui se demande comment réaliser une « bonne P2 », je peux dire qu’il y a des leaders d’opinion et des agents de changement tout autour de vous. J'ai appris auprès d'autres personnes plus expérimentées et plus compétentes que moi sur la façon de bien faire ce travail, de manière responsable et efficace. Regarder et apprendre! Poser des questions. Comme le disait Oscar Wilde : « L’imitation est la forme de flatterie la plus sincère ». Vous n'avez pas besoin de réinventer la roue, et de nombreuses formations sont disponibles et des opportunités de rejoindre des communautés de pratique pour partager et tester des idées. En fin de compte, il s’agit d’un état d’esprit et de ce que vous pouvez faire pour y contribuer.

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(Crédit d'image : Unsplash)