Comment créer un espace sécurisé dans une réunion en ligne ?

Ce message est écrit par Graham Sharpe, un fonctionnaire en Australie-Occidentale.

• Le problème : les réunions en ligne sont de plus en plus courantes.
• Pourquoi c'est important : nous avons besoin qu'ils soient efficaces pour développer la confiance, tirer parti des talents et développer la culture.
• La solution : les réunions ne sont pas seulement une chance de se rencontrer ; ils sont une chance de diriger.

Des rapports récents sur la productivité suggèrent une augmentation spectaculaire des réunions en ligne, certains membres du personnel ayant près d'une moyenne de près de 40 réunions par semaine, une tendance qui ne devrait pas s'inverser.

Nos collègues des services de technologie de l'information ont fait un travail remarquable en nous fournissant les outils pour nous connecter mieux que jamais. Alors, comment créer un espace sécurisé pour la réunion en ligne ? En termes simples, les gens considèrent souvent les réunions uniquement en termes de sujets à l'ordre du jour et peut-être de collaboration. Les réunions sont une opportunité de leadership.

Améliorer les réunions

Des réunions efficaces maintiennent les équipes alignées, contribuent à améliorer la sécurité psychologique, permettent le partage collectif d'informations et facilitent la prise de décision . Alors, comment s'assurer qu'une réunion en ligne est un espace sûr et favorise la confiance ?

Tout d'abord, considérez le principe de Pareto ; avoir un espace sûr, c'est 80 % de planification et 20 % de réalisation. Vous êtes responsable si votre nom figure sur l'invitation du calendrier en tant qu'hôte. Non seulement pour la réunion, mais aussi pour les actions pré-réunion, pendant et après la réunion. Même si vous n'êtes pas la personne la plus expérimentée de la réunion, vous êtes l'animateur de la réunion.

Avant la réunion, pensez à :

• La rencontre est-elle nécessaire ou même appropriée ?
• Combien de temps la réunion doit-elle durer ?
• Qui doit y assister ?
• Qui prend des notes ?
• L'ordre du jour a-t-il été préparé et distribué avec un préavis suffisant ?
• Est-ce que tout le monde connaît le but de la réunion afin de pouvoir se préparer adéquatement ?
• Avez-vous encouragé les gens à se connecter deux minutes avant la réunion pour identifier les problèmes techniques ?
• Allez-vous enregistrer la réunion ? Cela a-t-il été mis en évidence à l'avance ?
• Avez-vous une politique de "muting" ?
• Avez-vous informé les participants de leurs antécédents et de la manière de les modifier et de les vérifier avant la réunion ?
• Comment assurerons-nous le suivi après la réunion ?

Pendant la réunion:

• Assurez-vous de faire le tour de la salle virtuelle et encouragez les présentations.
• Identifiez les tâches ménagères, telles que la manière de poser des questions.
• Pour les nouvelles équipes, envisagez de parler des sujets tôt plutôt que souvent. Cela devrait ancrer la conversation et donner le ton de la discussion.
• Pour les équipes établies et performantes, soyez le dernier à parler ou soyez le principal incitatif pour les bonnes idées et la prise de risques intelligente.
• Écoutez pour comprendre. Invitez les gens à énoncer ou à reformuler ouvertement leurs positions et leur modèle, en étant ouverts aux nouvelles idées et façons d'aborder les problèmes.
• Assurez-vous que les sujets abordés se concentrent sur tous les participants. Avoir des problèmes secondaires ou des tangentes qui excluent les membres du groupe réduit la contribution et la confiance.

Si vous êtes le premier à parler, énoncez le problème, posez des questions par curiosité plutôt que par parti pris et écoutez pour comprendre.

Apprendre des réunions tribales

Nelson Mandela est célèbre pour avoir dit: "Quand j'étais petit, je me souviens d'être allé à des réunions tribales avec mon père, et je me souviens qu'ils étaient toujours assis en cercle et que mon père était toujours le dernier à parler."

Même avec les meilleures intentions, les dirigeants de réunion, en parlant en premier, peuvent signaler aux participants à la réunion que leur opinion n'a pas d'importance. Mais les dirigeants n'ont pas toujours le luxe de parler en dernier. Si vous êtes le premier à parler, énoncez le problème, posez des questions par curiosité plutôt que par parti pris et écoutez pour comprendre. Vous bâtirez ainsi une relation de confiance et une équipe performante et serez peut-être surpris par les solutions innovantes proposées.

Que vous parliez en premier ou en dernier, évitez de dominer la conversation. L'écoute vous donne une opportunité de leadership. Cela inclut la possibilité de lire la salle virtuelle ; voir qui est engagé ou désengagé. S'assurer qu'un individu ne domine pas la discussion et déterminer s'il existe une diversité de pensée ou de pensée de groupe qui doit être remise en question.

Pour clôturer la réunion :

• J'ai récemment vécu l'une des fermetures de réunion les plus influentes. L'animateur de la réunion avait un sujet à l'ordre du jour, "la finalisation de la réunion". Ils ont indiqué la date de la prochaine réunion, mais sont ensuite allés un peu plus loin. Ils ont résumé les éléments d'action critiques, qui a été affecté et la date d'échéance. Ils ont ensuite ouvert la conversation sur l'efficacité de la réunion. Questions incluses :
• Ai-je fourni suffisamment de temps pour préparer l'ordre du jour ?
• Qu'est-ce qui a fonctionné ?
• Que pourrait-on faire différemment pour rendre la réunion plus efficace ?

Les suggestions, les préoccupations et les commentaires ont été documentés. Deux jours après la réunion, le responsable de la réunion m'a appelé pour donner son avis sur ma contribution à la réunion. Principalement en tant que chef de l'encouragement, mais aussi avec des suggestions pour améliorer ma contribution lors de la prochaine réunion. Je me sentais valorisé et encouragé, et ils m'ont donné des conseils pour améliorer mes performances. Je me suis senti inspiré pour la prochaine réunion en ligne.

Les réunions en ligne sont une opportunité de collaborer et d'utiliser les talents dans une organisation. L'animateur de la réunion est responsable même s'il n'est pas la personne la plus expérimentée de la réunion. C'est plus qu'une opportunité de collaboration. C'est une opportunité de leadership.

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(Crédit image : Unsplash)