Ce billet est rédigé par Ioana Tudorache, gestionnaire, Fonction publique de l'Ontario

  • **Le problème : **Les commentaires constructifs peuvent facilement devenir destructeurs s'ils ne sont pas fournis correctement et de manière réfléchie
  • **Pourquoi c'est important : **Le moral de l'équipe augmente - ou déprime - l'engagement global et la productivité au travail
  • **La solution : **Travailler continuellement et délibérément pour s'améliorer en parlant des opportunités d'amélioration de manière positive

En tant que nouveau manager, j'apprends à utiliser les commentaires constructifs pour garder mon équipe forte - individuellement et dans son ensemble. Je parle du type de commentaires ouverts, honnêtes et attentionnés qui nous aident à grandir personnellement et professionnellement, à rester engagés et motivés à livrer, tout en établissant des relations durables basées sur la confiance et le respect partagés.

Je trouve qu'un modèle éprouvé qui m'a aidé dans mes rôles précédents - les 5W et 1H - m'aide à nouveau. Suivre cette structure me permet de rester concentré pendant la conversation, d'anticiper les digressions potentielles du sujet et de préparer à l'avance des stratégies d'atténuation.

Indiquer brièvement le but de la conversation atténuera toute incertitude potentielle qui pourrait découler du fait de ne pas savoir à quoi s'attendre.

En termes de timing et de lieu, j'ai appris que les commentaires constructifs sont plus utiles et mieux reçus s'ils sont fournis "sur le moment" et en personne, autant que possible. Il est préférable d'avoir ces conversations dans un cadre calme et privé, afin que la personne ne se sente pas publiquement pointée du doigt. L'utilisation d'une salle de réunion est préférable à la personne qui me rejoint dans mon bureau, pour éviter un montage qui pourrait recréer le sentiment d'être appelé dans le bureau du proviseur.

Comment faire

Comme pour tout autre message que je veux faire passer à la maison, en commençant par pourquoi est la clé. Indiquer brièvement le but de la conversation atténuera toute incertitude potentielle qui pourrait découler du fait de ne pas savoir à quoi s'attendre.

L'étape suivante consiste à décrire de manière factuelle les comportements ou les actions qui ont suscité cette conversation, en précisant quand et où ils se sont produits et leur impact sur l'équipe. Une bonne stratégie pour transformer la réunion en dialogue et augmenter la probabilité que les commentaires soient acceptés et intériorisés plus facilement est de demander à la personne comment elle pense que les choses se sont passées. Cela créera une occasion de présenter leur «histoire» et de les rassurer sur le fait que leur point de vue est tout aussi important.

En termes d'approche globale, il existe d'autres pistes qui permettent au retour d'expérience de construire la relation que j'entretiens avec cette personne, tout en créant une réelle opportunité d'améliorations futures. Le plus important est la conscience constante de mes propres préjugés et un effort conscient pour ne pas les laisser aller sans contrôle. Être empathique, s'assurer que je montre de l'appréciation pour les choses bien faites, sont également primordiaux. Pour éviter de submerger la personne, je ne sélectionne que quelques domaines clés à discuter, car cela permet de diriger plus facilement son attention vers eux.

Choisir ce qui peut être changé

Dans le même ordre d'idées, il est utile d'aborder les actions ou les comportements qui peuvent être modifiés, plutôt que ceux qui échappent au contrôle de la personne. Et le simple fait d'énoncer des faits et leurs ramifications ne rendra pas le feedback constructif ; cela doit être soutenu par des suggestions sur la façon de faire les choses différemment. Travailler avec la personne pour trouver la façon la plus appropriée d'aborder la situation augmente son engagement à faire un changement et l'encourage à s'approprier son plan d'action.

Une bonne stratégie de synthèse consiste à résumer les principaux points de discussion, en mettant l'accent sur les prochaines étapes convenues, y compris les délais et les points de contrôle, tout en exprimant clairement mon soutien continu et ma confiance dans la capacité de la personne à suivre.

Bien que les commentaires constructifs ne soient pas toujours faciles à assimiler pour le destinataire, il existe de nombreuses stratégies que ceux qui les fournissent peuvent utiliser pour les rendre vraiment constructifs et plus « digestes ». Empêcher la discussion de passer du professionnel au personnel, être conscient de nos propres préjugés et se concentrer sur l' avenir ne sont que quelques-uns d'entre eux. Commençons par ceux-là et nous aurons une bonne base à partir de laquelle construire !

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(Crédit image : Unsplash)