Nous avons tous ressenti le fossé entre des réunions productives et des tâches frustrantes dont nous sortons confus, démotivés ou incertains. Heureusement, il existe des mesures claires que vous pouvez prendre pour atteindre le premier et éviter le second.

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Notre communauté a partagé certains de ses meilleurs conseils pour organiser une réunion réussie qui gardera votre équipe engagée, informée et prête à travailler.

1. Établissez un ordre du jour clair

Nous avons tous déjà entendu cette astuce. Bien que cela semble facile, établir un ordre du jour pour une réunion peut être une véritable bouée de sauvetage lorsqu'il s'agit de réussir une réunion. Cependant, n'oubliez pas de laisser du temps pour la discussion. Parfois, un ordre du jour surchargé peut faire plus pour entraver une réunion que pour aider. L'un de nos utilisateurs nous a dit qu'ils « ont tendance à remplir l'agenda en supposant que nous faisons bon usage du temps. Cependant, laisser une place au dialogue peut être plus bénéfique pour les participants.

2. Faites de la place pour tout le monde

Cela ne signifie pas inviter tout un département à votre réunion, mais plutôt donner à toutes les personnes impliquées l'espace de parole. Trop souvent, nous entendons dire que les décisions du gouvernement sont prises de haut en bas et ne prennent pas en considération les sentiments, les connaissances et les expériences de ces collègues plus juniors. Un utilisateur a déclaré : « J'aime l'idée de parler dans l'ordre inverse de l'ancienneté. Les membres du personnel senior dominent toujours les réunions et cette approche permettrait aux autres de donner leur avis sur des sujets et de sentir qu'ils contribuent.

3. Fixez-vous un objectif

S'assurer que votre réunion a un objectif clair et des points d'action est essentiel pour vous assurer que vous avez tiré le meilleur parti de votre temps. Nos utilisateurs ont déclaré : « Sans une vision pour la réunion, il est peu probable qu'elle produise des sentiments positifs chez les participants sur ce qui va se passer ensuite. » Nous savons tous que les réunions peuvent avoir lieu dans un délai très court, donc fixer des objectifs clairs peut ne pas être une tâche facile. Cependant, réserver deux minutes à la fin pour parler des points d'action que chacun va entreprendre transformera votre réunion en une utilisation du temps utile.

4. Respectez le temps des gens

Le temps est quelque chose dont nous manquons tous, alors lors de la planification de votre réunion, assurez-vous de comprendre que le temps de chacun est précieux. Il est essentiel d'établir un calendrier clair et de s'y tenir. Tout le monde vous remerciera de rester sur la bonne voie, de respecter le calendrier et de vous assurer que la réunion est aussi productive que possible. Si vous savez que vous n'êtes pas doué pour garder un œil sur l'horloge, essayez de demander si quelqu'un pourrait faire office de chronométreur pour votre réunion.

5. Ne pas se préparer, se préparer à échouer

Une bonne planification préalable empêche des performances douloureusement médiocres. Nous trouvons souvent que nous sommes trop occupés pour préparer nos réunions, ce qui les rend moins productives et utiles que nous le souhaiterions. Essayez de programmer du temps dans votre calendrier avant une réunion pour lire les ordres du jour, les documents ou même simplement préparer vos notes. Cela vous aidera vraiment à tirer le meilleur parti de votre réunion.

Grâce à:

Participants sur [Comment maîtriser les réunions au sein du gouvernement](https://aphysical.co/microcourses/en/better-meetings#:~:text=Plan%20purposeful%20and%20time%2Defficient,and%20exercises%20to% 20encourage%20participation) pour partager leurs meilleurs conseils pour rendre les réunions meilleures pour tous.

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(Crédit photo : Unsplash)

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