Cet article est rédigé par Denise Grant, fonctionnaire et adjointe juridique, ministère du Procureur général du Canada.

Les opinions de cet auteur lui sont propres et ne représentent pas celles du ministère du Procureur général.

  • Le problème : la lourde charge de travail des fonctionnaires est en augmentation.
  • Pourquoi c'est important : La création d'une culture de travail collaborative et le partage des charges de travail augmenteront les niveaux de production et conduiront à une main-d'œuvre plus heureuse et plus motivée.
  • La solution : Consacrez du temps au travail qui compte le plus dans votre équipe. Repensez et modifiez l'équilibre du travail pour libérer du temps – visez une journée complète par semaine en moyenne et concentrez-vous sur des tâches plus intéressantes avec les heures que vous économisez.

Imaginez si vous pouviez libérer 20 % de votre temps dans la journée . Cela augmenterait-il votre productivité et libérerait-il du temps pour aider vos collègues ? C'est certainement fait pour moi. J'ai découvert qu'en me concentrant simplement sur les responsabilités qui comptaient le plus au sein de mon équipe, cela m'a apporté une satisfaction personnelle et m'a permis d'aider mes collègues fonctionnaires .

Dès le départ, mon plus grand défi n’était pas une lourde charge de travail, mais plutôt de convaincre le chef d’équipe, le directeur adjoint et le directeur que j’avais une meilleure façon de gérer mon travail. Sans leur soutien, j’ai réussi et, avec ma foi en tête, j’ai pris des risques .

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Pour atteindre mes objectifs, j’ai dû me réengager dans ma charge de travail. J'ai assumé l'entière responsabilité de mon rôle et je suis devenu stratégique avec mes objectifs ; J'ai revendiqué l'autonomie et apporté du soutien à mes collègues. À de nombreuses reprises, j'ai aidé mes collègues pour des dossiers simples et urgents qui devaient être réglés le jour même. Aider un collègue d'une manière qui a un impact significatif sur sa charge de travail est devenu mon objectif.

Comment je l'ai fait

Ma première étape a été de m'assurer que je gérais d'abord mon propre travail. Sinon, je savais que ma charge de travail non gérée pourrait entraîner frustration et anxiété. J'ai ensuite parlé aux autres membres de l'équipe de leur charge de travail.

J'ai interrogé dix membres de l'équipe pour obtenir des commentaires et identifier les problèmes et les solutions. Compte tenu des problèmes et des solutions, j'ai réévalué mes priorités et identifié les inefficacités actuelles des processus. J'avais quotidiennement un arriéré de plus de 300 e-mails non lus et des responsabilités étaient continuellement ajoutées et modifiées. J'opérais sous la direction du chef d'équipe qui donnait des instructions sur les mesures à prendre, quand et comment. Cependant, cette approche ne fonctionnait pas du tout pour moi. Grâce à mes nouvelles connaissances, j'ai commencé à me concentrer sur les responsabilités les plus importantes et à les hiérarchiser. Je me suis engagé à respecter mon plan.

Un problème partagé est un problème réduit de moitié – et pour ma part, je suis heureux de prendre les devants.

Après quelques semaines, j’ai réussi à réduire à moins de 80 le nombre de plus de 300 e-mails non lus dans ma boîte de réception. Avec le temps libéré, j’ai lancé des projets et clôturé des dossiers qui s’étaient accumulés pendant la pandémie de Covid-19 dans un box adjacent. J'ai réorganisé de nombreux dossiers dans mon espace de travail et délégué des cartons de dossiers à des collègues, ce qui a considérablement réduit ma charge de travail.

Ma charge de travail étant désormais maîtrisée, je suis allé plus loin et j'ai aidé mes collègues. J'ai pris en charge leurs nouveaux dossiers entrants pendant une semaine chacun. L'objectif était que pendant une semaine, chaque membre de l'équipe ne recevait aucun nouveau dossier (les nouveaux fichiers m'étaient redirigés), ce qui leur permettait de se concentrer sur le nettoyage de leur propre backlog.

Un sentiment de satisfaction

Grâce à mon nouveau modèle de travail, j'ai acquis une satisfaction personnelle, éliminé le retard, délégué du travail, aidé des collègues, amélioré la satisfaction des clients tant en interne qu'en externe, opéré à partir d'un modèle d'efficacité plutôt que d'inefficacité et démontré au chef d'équipe, au directeur adjoint et au directeur que il existe une meilleure façon de faire le travail. Mais jusqu’à présent, ils ne l’ont pas reconnu.

Dans un article de la Harvard Business Review , Lieke ten Brummelhuis et Nancy P. Rothbard déclarent : « Les managers peuvent eux aussi intervenir en aidant les employés à trouver une motivation intrinsèque ; ils peuvent les réengager dans leur travail et leur apporter davantage de soutien. Ils peuvent confier aux employés des tâches difficiles mais réalisables, en réduisant les formalités administratives et autres obstacles, en discutant de leur croissance personnelle et professionnelle et en leur fournissant de nombreuses ressources pour accomplir leur travail, telles que l'autonomie, le feedback et le soutien. Les managers peuvent aider les travailleurs acharnés à développer de meilleures compétences en communication et en gestion du temps, grâce à des tactiques telles que dresser une liste de choses à faire chaque semaine, dresser une liste d'objectifs à long terme, faire la différence entre les tâches urgentes et non urgentes et planifier du temps ininterrompu pour chaque tâche. tâches importantes. »

Les leçons que j’ai tirées de cette tâche ? Trop souvent, les dirigeants préfèrent protéger leur image d’eux-mêmes, n’admettent pas avoir pris de mauvaises décisions et ne prennent aucune mesure pour les corriger. En conséquence, l’opportunité d’améliorer les conditions de travail, d’élever les niveaux de production des équipes et de stimuler l’engagement et le moral des employés est écartée. J’espère sincèrement que les dirigeants gouvernementaux se réveilleront rapidement de leur sommeil, car la santé et le bien-être des fonctionnaires en dépendent et les citoyens que nous servons comptent sur nous.

Il existe un moyen d'aller de l'avant qui créera un meilleur équilibre entre travail et vie privée, permettra l'autonomie et rehaussera le moral des fonctionnaires tout en doublant la productivité et en triplant la rentabilité du gouvernement.

Poursuivons et responsabilisons tous les membres de l'équipe ! Après tout, un problème partagé est un problème réduit de moitié – et pour ma part, je suis heureux de prendre les devants.

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(Crédit image : Pexels)

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