Corriger les approches « maladroites » du développement de logiciels gouvernementaux

Cet article est rédigé par Greg Jordan-Detamore, directeur associé du gouvernement centré sur l'homme chez Code for America.

• Le problème : la budgétisation, l'approvisionnement et le développement des technologies traditionnelles au sein du gouvernement impliquent des portées de projet trop vastes et rigides, avec trop de spécifications initiales et pas assez de développement itératif.
• Pourquoi c'est important : Les services gouvernementaux sont essentiels à la vie des gens, et la technologie numérique - à la fois les sites Web destinés au public et les systèmes internes - est au cœur de la prestation de services modernes.
• La solution : les produits et services numériques doivent commencer petit et s'améliorer continuellement, et l'approvisionnement de ces travaux doit utiliser des contrats plus petits et plus flexibles.

Ceci est la deuxième partie d'une série de messages. La première partie est à lire ici.

Les gouvernements ont besoin de nombreux biens et services pour fonctionner.

La technologie numérique nécessite une amélioration constante, en raison de problèmes tels que des bogues techniques ou des failles de sécurité et de la nécessité de rester compatible avec d'autres technologies mises à jour.

La budgétisation et l'approvisionnement traditionnels traitent la technologie numérique comme si elle était similaire à un gros objet physique tel qu'un pont ou un camion de pompiers - créé ou acheté une fois, puis entretenu - mais ce n'est pas ainsi que fonctionne la technologie moderne.

La technologie numérique nécessite une amélioration constante, en raison de problèmes tels que des bogues techniques ou des failles de sécurité et de la nécessité de rester compatible avec d'autres technologies mises à jour. Les besoins motivants et les cas d'utilisation peuvent changer au cours du processus de développement. Un délai de livraison de plusieurs années peut signifier qu'une fois qu'un produit est enfin lancé, il peut déjà être obsolète et ne pas répondre aux besoins des utilisateurs .

Comme l'a dit 18F , "La technologie change, les politiques gouvernementales changent, les réglementations changent, les lois changent et les priorités de la direction changent - tout projet planifié de manière très détaillée à l'avance sera incapable de s'adapter à ces changements et courra un risque important d'échec. , des dépassements importants de coûts et de délais, ou des « ordres de modification » coûteux. »

Ces problèmes sont parfois qualifiés d'« approvisionnement technologique », mais dans une large mesure, ils ne le sont pas ; ils peuvent tout aussi bien apparaître dans des solutions construites en interne. Le problème fondamental ici est celui de l'approche globale de la technologie numérique et de la prestation de services , y compris dans la planification et la budgétisation.

Heureusement, changer la façon dont ces projets sont abordés peut aider à améliorer les résultats. Voici quelques façons :

Commencez petit et itérez

Les produits et services numériques – et les politiques qui les régissent – doivent commencer modestement et s'améliorer continuellement .

Les produits et services ne sont jamais "finis", seulement améliorés. Vous pouvez corriger le cours en commençant petit, en apprenant de l'expérimentation délibérée et des commentaires des utilisateurs, et en construisant des changements au fil du temps. Privilégiez le progrès et les services fonctionnels aux projets parfaits ou « complets ».

Ce style de développement logiciel est communément appelé « agile », qui est utilisé en contraste avec le style de développement traditionnel « en cascade ». Il comprend généralement ces composants :

• Des portées de projet plus petites, axées sur un avenir proche.
• De courts « sprints » de développement, généralement deux semaines.
• Livraison rapide d'un "produit minimum viable".
• Tests d'utilisabilité avec de vraies personnes, en utilisant les commentaires pour améliorer les choses dans les futurs sprints de développement.
• Nouvelle fonctionnalité ajoutée progressivement.

Crédit image : État de Californie

Ce changement n'est pas seulement nécessaire au niveau du développement/de la mise en œuvre, il est également nécessaire dans l'élaboration des politiques et la budgétisation . Les processus existants nécessitent souvent un niveau de planification détaillée trop à l'avance.

Faire ce changement peut être un grand changement de culture et de politique - alors commencez petit et n'essayez pas de tout faire en même temps. C'est souvent une bonne idée de choisir un projet pilote moins visible à utiliser comme première tentative.

Comment commencer:

• Pensez à un projet sur lequel vous prévoyez de commencer à travailler bientôt. Cela n'a pas besoin d'être lié à la technologie, mais cela devrait impliquer de créer quelque chose afin d'aider quelqu'un.
• Posez-vous la question :                                                                                   2
• Élaborez un plan pour accomplir cette seule chose, même si elle est imparfaite ou inélégante. Ne soyez pas obsédé par le perfectionnisme ! Appelez cela un «travail en cours» pour réduire la pression.
• Montrez/donnez-le aux personnes qui sont les utilisateurs prévus et obtenez leur avis sur la façon dont il peut être amélioré.
• Élaborez une liste hiérarchisée des moyens d'amélioration ainsi que des nouvelles fonctionnalités qui pourraient être ajoutées.
• Travaillez sur une ou deux de ces idées d'amélioration.
• Répéter!

Contractualisation modulaire

Si un travail complexe est sous-traité, divisez-le en petits contrats avec des portées plus restreintes plutôt qu'en un seul gros contrat monolithique. Les contrats doivent se concentrer sur l'achat des services d'une équipe, pas sur un produit fini.

"Chaque achat, en particulier pour un grand système, comporte une bonne part d'incertitude", écrivent Laura Gerhardt et Mark Headd de 18F . «Lorsque vous vous procurez ce système en un ou deux achats, vous placez tous vos œufs dans le même panier. Si la livraison après l'attribution échoue, l'ensemble du système et probablement votre zone de mission échouent avec lui.

Les avantages des contrats modulaires incluent :

• Réduire le risque global en limitant les problèmes à une plus petite composante du projet.
• Fournir plus rapidement des logiciels fonctionnels.
• Offrir plus d'occasions de réfléchir avec un fournisseur spécifique sur la qualité du travail fourni.
• Offrir des opportunités d'appel d'offres à un plus large éventail de fournisseurs, ce qui accroît la concurrence.
• Encourager une bonne documentation technique tout au long du processus de développement.

Les contrats modulaires peuvent avoir des inconvénients, tels qu'une charge administrative accrue. Changer de fournisseur en gros pendant la mise en œuvre du projet peut également être coûteux et complexe, et peut ne pas toujours être viable. Les moyens de résoudre ces problèmes incluent :

• Une approche progressive qui utilise un contrat plus important mais le divise en périodes d'option plus courtes, offrant de fréquentes opportunités d'envisager de mettre fin au contrat mais permettant aux choses de continuer de manière transparente si elles se déroulent bien.
• Attribuer « un contrat « parapluie » à un ou plusieurs entrepreneurs avec un énoncé des travaux qui décrit la portée générale, la nature, la complexité et les objectifs », qui peut ensuite être utilisé pour commander des services spécifiques selon les besoins.
• Y compris des mécanismes de responsabilisation, tels que des points de contrôle hebdomadaires et la possibilité d'annuler rapidement un contrat s'il ne se passe pas bien.

Comment commencer:

• Pensez à un gros contrat à venir, qu'il soit prévu ou encore au stade de l'idéation.
• Interagissez avec le personnel de votre bureau d'approvisionnement dès le début du processus et expliquez ce que vous essayez d'accomplir, afin d'obtenir leur soutien et leur adhésion.
• Demandez : cela pourrait-il être décomposé en composants plus petits qui s'emboîtent mais peuvent être exécutés de manière quelque peu autonome ? Y a-t-il des portées plus restreintes de livrables qui peuvent être créés ?
• Voyez si vous êtes en mesure d'obtenir des contrats qui n'impliquent pas de dépenser plus de 2 millions de dollars en une seule année, avec une demande de propositions ne dépassant pas 20 pages.

Équipes de produits de fonds

Pour les gouvernements qui cherchent à faire progresser leurs pratiques, en particulier avec le développement de capacités internes, une approche à envisager est : « Financer des équipes de produits, pas des projets. ”

« Le modèle de projet dit : 'Nous pouvons prédire ce que nous ferons au cours des prochains mois, combien cela coûtera et les avantages que nous retirerons de ce travail' », note David Thomas du gouvernement britannique. « Le modèle de financement suppose que rien ne changera. Mais les choses changent toujours et le mécanisme de financement n'est pas assez flexible pour faire face.

« Les équipes de produits travailleront indéfiniment sur un seul service ou ensemble de services. Ils combineront l'expansion des services, l'ajout de nouvelles fonctionnalités à ces services et la maintenance de ces services », écrit-il. Les avantages spécifiques incluent une plus grande stabilité et une connaissance du domaine maintenue, une meilleure maintenance logicielle, moins de duplication de travail et une perte de connaissances réduite.

Points clés à retenir

Un élément central de tout effort visant à améliorer la technologie numérique gouvernementale doit être de s'éloigner des approches « maladroites » - avec une portée de projet excessive et une planification initiale - pour commencer petit et s'améliorer continuellement. Pour les travaux complexes faisant l'objet d'un contrat, préférez les petits contrats modulaires à un seul méga-contrat. Et envisagez de financer des équipes de produits internes semi-permanentes plutôt que de simplement aborder les choses projet par projet.

Dans notre prochain article, nous explorerons comment les gouvernements peuvent mieux intégrer la recherche sur les utilisateurs , la conception et la gestion des produits dans leur travail numérique.

Remarque : Un merci spécial à Mark Headd et Jeff Maher pour avoir généreusement examiné et offert des commentaires et des suggestions sur ce message.

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(Crédit image : Unsplash)