Cinq conseils pour exécuter un Design Sprint à distance

Cet article a été écrit par Ben Fraser, concepteur principal d'interactions au ministère du Travail et des Pensions (DWP) Digital, gouvernement britannique. Cet article a été publié pour la première fois en mars de cette année sur le DWP Digital Blog. Vous pouvez lire l'article original ici.


Une scène typique d'un Design Sprint traditionnel (Crédit : DWP Digital Blog)

J'ai récemment participé à un projet Discovery de 12 semaines portant sur l'amélioration de l'expérience client pour les citoyens bénéficiant de multiples avantages. En tant que membre d'une équipe de 9 collègues de DWP et de sous-traitants externes, mon rôle en tant que concepteur d'interaction s'est rapidement concentré sur l'organisation et la facilitation d'un Design Sprint.

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A Design Sprint est un atelier co-conçu de 5 jours, visant à générer rapidement des solutions pour un problème commercial, en mettant l'accent sur la collaboration, l'esquisse de solutions, la construction de prototypes et les tests utilisateurs. Initialement décrits dans un cadre par Google, les Design Sprints sont maintenant une méthodologie établie dans la boîte à outils de conception centrée sur l'utilisateur.

En tant que designer d'interaction avec une expérience variée en design - d'un diplôme d'architecture au travail de conception graphique, en passant par le développement front-end et la conception d'interfaces utilisateur - j'ai animé des Design Sprints et de nombreux autres types d'ateliers dans le passé. Cependant, jamais de manière purement lointaine. Je savais que ce serait un défi intéressant.

Nous sommes sortis du Design Sprint en ayant identifié quelques solutions innovantes aux problèmes commerciaux. Bien qu'épuisant, j'ai beaucoup aimé la planifier et l'animer, et j'ai beaucoup appris au cours du processus. Dans cet esprit, j'ai rassemblé quelques conseils que j'aurais trouvé utile de connaître avant de commencer le processus.

1. Des plans clairs sont essentiels - encore plus lorsque vous travaillez à distance

J'ai passé plusieurs semaines à planifier, en étroite collaboration avec le reste de l'équipe Discovery, en particulier le concepteur de services. Pour commencer, nous avons identifié les principales parties prenantes que nous voulions impliquer. Au-delà de l'équipe de base de Discovery, nous voulions englober les idées et l'expérience de collègues de DWP. La chef de produit de Discovery s'est mise à utiliser ses contacts pour obtenir différents domaines de DWP afin de suggérer des participants potentiels.

Nous nous sommes retrouvés avec 12 participants principaux et environ 5 autres contributeurs de passage. Je me suis immédiatement assuré que toutes les personnes impliquées avaient leurs calendriers bloqués pour les 5 jours du Design Sprint - pas une tâche facile en cette ère d'appels consécutifs ! J'ai eu un appel vidéo rapide avec les participants avec lesquels je n'avais pas encore travaillé pour me présenter et définir les attentes. C'était particulièrement crucial pour les collègues en dehors de la sphère numérique pour qui ce genre de sessions de co-conception n'était pas familier.

Le deuxième objectif consistait à rassembler les conclusions et les idées pertinentes jusqu'à présent pour mettre les gens au courant. Nous avons organisé une série de discussions éclair pour le premier jour du Sprint pour aider à construire une compréhension commune. Cela comprenait également 3 conférenciers extérieurs au Discovery, couvrant des sujets tels que l'accessibilité et le design pour les exclus du numérique.

2. Trouvez un objectif pour chaque jour et planifiez autour des personnes

Il était clair dès le départ que de nombreux collègues auraient des engagements inévitables tout au long du Sprint, il était donc important de planifier en fonction de ceux-ci, en particulier en ce qui concerne les salles de sous-commission. De plus, des pauses régulières sont cruciales dans tout Design Sprint, encore plus dans un cadre virtuel.

Dans un Design Sprint physique, il est beaucoup plus facile de pivoter en tant que facilitateur - tant qu'un espace mural suffisant et des Post-Its sont disponibles !

Afin de gérer les engagements de chacun, j'ai créé un tableur pour capturer les participants, qui était disponible et quand. La planification de l'emploi du temps a été faite sous forme de notes de base - de mon point de vue, les activités s'intègrent rarement dans des créneaux précis de 15 ou 30 minutes, donc une feuille de calcul ne fonctionne pas très bien. La planification des activités et leur calendrier ne valaient la peine d'être fait dans les moindres détails que les premiers jours. En tant que tel, les plans précis pour le reste du Sprint sont devenus plus vagues au fil des jours. Je me suis principalement concentré sur un objectif global et un résultat pour chaque jour, ce qui a bien fonctionné.

3. Assurez-vous que tout le monde a la chance de se familiariser avec les outils à l'avance

J'ai utilisé un outil de tableau blanc interactif et créé un tableau par jour comme point central de toutes les activités. Dans la semaine précédant le Sprint, j'ai créé 2 autres planches - l'une que j'ai appelée « Sandbox » et l'autre que j'ai appelée « Intros ». Je les ai envoyés à tous les participants, avec des instructions pour utiliser les premiers pour se familiariser à l'avance avec l'outil et établir qu'ils pouvaient y accéder sans problème. Cela a bien fonctionné et a réduit le temps perdu à donner des instructions ou à résoudre des problèmes techniques.

Le deuxième tableau comprenait ensuite des « cartes d'introduction » et j'ai invité les participants à ajouter une photo d'eux-mêmes, leur nom et leur rôle, et à répondre à quelques questions informelles pour briser la glace s'ils étaient à l'aise de le faire. Dans un atelier à distance, tout ce qui aide à personnaliser les procédures est utile.


Exemples de tableaux blancs interactifs utilisés (Crédit : DWP Digital Blog)

4. Prévoyez du temps pour les introductions, les brise-glace et les exercices d'échauffement

Le premier jour d'« idéation », j'ai demandé à tous les participants de joindre quelque chose que nous pourrions utiliser comme source d'inspiration sur le tableau du jour. Nous avons ensuite commencé l'atelier en les parcourant. J'ai senti que cela ajoutait une touche personnelle aux débats.

J'avais des inquiétudes quant à l'utilisation d'activités d'idéation de type Crazy 8s\ sans utiliser de stylo, de papier et de croquis. Au lieu de cela, j'ai demandé aux participants de passer quelques minutes à représenter leur passe-temps à l'aide des outils disponibles : icônes, importation de photos ou même dessin à l'aide d'une souris/écran tactile. Il fallait alors deviner les passe-temps de chacun. Échauffement, brise-glace et familiarisation avec l'outil tout en un – vraiment efficace ! Fait intéressant, de nombreux participants ont choisi de simplement décrire leurs idées en utilisant des mots lorsqu'il s'agissait d'activités d'idéation - ce qui signifiait finalement moins de soucis «Je ne peux pas dessiner» que lors d'un Design Sprint physique.

5. Prévoyez du temps pour la planification juste à temps des activités quotidiennes

Vous ne savez jamais exactement ce qui est nécessaire pour le lendemain jusqu'à la fin de la journée en cours. Les jours du Sprint, j'ai organisé un appel avec le chef de projet et le concepteur de services en premier lieu pour passer en revue les plans de la journée. Nous avons eu un autre « compte rendu » à la fin des activités de la journée pour expliquer comment les choses s'étaient passées et aider à faire les derniers plans et ajustements pour le lendemain. Inévitablement, cela impliquait une bonne planification juste à temps d'activités précises et des participants aux ateliers. Dans un Design Sprint physique, il est beaucoup plus facile de pivoter en tant que facilitateur - tant que suffisamment d'espace mural et de Post-Its sont disponibles ! Il est devenu évident qu'un Sprint à distance peut être abordé d'une manière tout aussi agile - mais que cela implique beaucoup de travail de dernière minute pour ajuster les activités et les artefacts en fonction des rebondissements inévitables. Cela doit être pris en compte dans la planification et les ressources.

J'ai également terminé chaque journée avec des « rétros d'une minute » - donnant aux participants l'occasion de donner leur avis. Celles-ci ont été inestimables, car certaines tâches ménagères cruciales ont émergé, par exemple autour du suivi des discussions tangentielles se déroulant dans le panneau de discussion, quelque chose qui pourrait facilement passer inaperçu en tant que facilitateur.

J'ai certainement beaucoup appris en facilitant un Design Sprint à distance pour la première fois. J'espère que certains de ces conseils s'avéreront utiles pour tous les ateliers à distance dans lesquels vous envisagez de vous lancer. — Ben Fraser

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(Crédit photo : Unsplash)