Donner du pouvoir à la justice : favoriser les compétences pour l’innovation et la transformation numérique

Cet article est rédigé par Pedro Tavares, ancien secrétaire d'État à la Justice au Portugal, 2022−2024.

• Le problème : Les administrations publiques sont souvent confrontées au défi du manque de compétences internes nécessaires à la transformation numérique, ce qui conduit à une dépendance excessive à l'égard de consultants externes. Cette dépendance se traduit souvent par un manque d’appropriation des réformes par les fonctionnaires, ce qui rend les changements non durables. Dans le secteur judiciaire portugais, où la facilité pour la reprise et la résilience est cruciale pour transformer l'accès à la justice et améliorer l'efficacité dans un court laps de temps, ces défis nécessitent une transformation numérique accélérée qui devrait englober non seulement le recrutement de nouveaux spécialistes du numérique, mais également la reconversion et la amélioration des compétences d’une main-d’œuvre vieillissante.
• Pourquoi c'est important : La transformation numérique durable dans le secteur de la justice est cruciale pour améliorer l'efficacité, la prestation de services et s'aligner sur les demandes sociétales. Investir dans les compétences des fonctionnaires en matière de transformation numérique – telles que le leadership, la gestion de projet, la conception de services, la réingénierie des processus, la mesure de l'impact, mais aussi dans le développement de programmes plus larges de gestion du changement – ​​permet de garantir que les changements sont appropriés par les organisations. Cette approche favorise une meilleure collaboration avec les grandes entreprises et l'écosystème GovTech, y compris le monde universitaire, conduisant à des résultats plus rapides et mieux adaptés.
• La solution : Donner la priorité à la formation de la main-d’œuvre et au changement culturel grâce à des initiatives telles que le Programme de compétences pour l’innovation dans la justice permet aux fonctionnaires de piloter une transformation numérique durable de l’intérieur.

Dans la société actuelle en évolution rapide, l'innovation, la technologie et la numérisation jouent un rôle crucial dans la refonte des processus organisationnels au sein du secteur judiciaire afin d'améliorer l'efficacité et la prestation de services.

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Au milieu des efforts visant à exploiter les ressources de la facilité de l'UE pour la reprise et la résilience pour un changement impactant, des questions se posent quant à la durabilité et à l'accélération des réformes, en particulier au sein d'une administration publique confrontée à des défis tels qu'une main-d'œuvre vieillissante et des compétences numériques limitées.

En s'engageant dans des processus de réflexion collective et de co-création, les fonctionnaires ont été habilités à façonner l'avenir du secteur, en garantissant l'alignement sur les demandes sociétales et en favorisant une culture de l'innovation.

Pour lancer, maintenir et faire évoluer efficacement ces réformes, il faut investir dans les ressources humaines et la culture organisationnelle, ainsi que dans les progrès technologiques et les services externes. Pour relever ces défis, le gouvernement portugais a donné la priorité à l'amélioration de la formation de la main-d'œuvre à travers le Programme de compétences pour l'innovation dans la justice – Capacitar para Inovar . Cette initiative, qui fait partie d'une stratégie Govtech for Justice, vise à garantir l'efficacité continue des mesures mises en œuvre et à accélérer l'innovation au sein du secteur de la justice, en mettant l'accent sur la transformation interne parallèlement au progrès technologique.

Un effort collaboratif

Le Centre de compétences pour l'innovation et la transformation numérique, supervisé par le secrétaire d'État à la Justice et coordonné par l'Institut de gestion financière et d'équipement judiciaire (IGFEJ) au Portugal, a servi de plaque tournante au sein du secteur judiciaire. Travaillant en étroite collaboration avec le Secrétariat général du ministère de la Justice et d'autres organismes clés tels que l'Institut des registres et des notaires (IRN), il a mobilisé plus de 5 000 participants issus du secteur de la justice et d'autres secteurs. Ces participants provenaient de 18 agences impliquées dans diverses initiatives, dont LAB Justiça , un mini programme de MBA en leadership et gestion de projet, ainsi que le Justice Forum, des événements mensuels visant à l'alignement et au partage des meilleures pratiques, des programmes de gestion du changement et des ateliers de discussion ouverte. Cet effort de collaboration a favorisé l’échange de connaissances, l’alignement stratégique et le renforcement des capacités, faisant ainsi progresser les initiatives d’innovation et de transformation numérique au sein du secteur de la justice.

Initiatives mises en œuvre pour surmonter les obstacles et favoriser l’innovation

Dans le domaine de la justice, relever des défis tels qu’une gestion de projet efficace, des approches centrées sur les citoyens et mesurer le succès des initiatives publiques a posé des obstacles importants, en particulier pour une fonction publique vieillissante, habituée aux politiques et aux projets hérités. Pour surmonter ces obstacles et favoriser l’innovation et les réponses axées sur les solutions, trois initiatives principales ont été développées :

1. LAB Justiça — Programme Innovation et Culture : Lancé en tant qu'initiative phare du projet Capacitar para Inovar (Compétences pour innover), LAB Justiça représente un effort pionnier pour relever les défis contemporains au sein des organes et entités judiciaires. Développé en partenariat avec de prestigieuses universités de gestion, telles que la Lisbon School of Economics and Management (ISEG) et Nova SBE, ce programme intensif de formation avancée – un « mini MBA » – se concentre sur le management stratégique, la transition numérique et le leadership dans le changement. La première édition, organisée entre octobre 2022 et avril 2023, a formé 100 dirigeants et chefs de projet de 18 instances judiciaires, en mettant l'accent sur les domaines clés de développement. Une deuxième édition a débuté en janvier 2024 à Porto en collaboration avec une troisième école du nord du Portugal, la Porto Business School, offrant une interaction élargie et raffinée basée sur les retours d'expérience. De plus, la cohorte initiale de dirigeants a suivi une formation approfondie gratuite comprenant des sessions spécialisées sur la gestion du changement, la mesure des performances, l'IA et la prise de décision basée sur les données .
2. Ateliers d'innovation : en complément du programme Skills for Innovation, une série de 16 ateliers d'innovation ont été organisés au Justice HUB (un espace de travail collaboratif d'innovation partagé pour tous les organes de justice). Ces ateliers, couvrant des thèmes tels que l'innovation organisationnelle et technologique, le leadership et la gestion de projet, ont fourni des informations et des outils pratiques. En avril 2024, plus de 200 travailleurs des organes et entités judiciaires se sont inscrits à une approche de formation pratique, avec une participation à la fois en présentiel et à distance.
3. Programmes d'alignement et de gestion du changement : le Forum judiciaire sur l'innovation et la technologie, organisé mensuellement depuis mai 2022, facilite l'alignement stratégique et le partage des connaissances entre les représentants de différents organes judiciaires, favorisant la coordination des projets de transformation numérique et accueillant également les meilleures pratiques et études de cas du secteur privé. . De plus, les initiatives des mairies telles que Somos Registo (Nous sommes tous des registraires) et BUPi Envolve promeuvent l'alignement organisationnel et l'innovation à travers des sessions ouvertes à tous les travailleurs, améliorant ainsi la prestation de services et le développement professionnel. L'initiative BUPi Envolve, ciblant les techniciens des municipalités et d'autres entités concernées, sert de plate-forme de formation essentielle, facilitant le partage des connaissances et le renforcement des capacités pour le succès de l'initiative cadastrale et cadastrale numérique. Depuis son lancement en octobre 2021, il a impliqué plus de 4 300 participants répartis sur divers sites dans le cadre de sessions de formation complètes.

Par ailleurs, le programme de gestion du changement, piloté par le Secrétariat général du ministère de la Justice, favorise une culture de l'innovation à travers une réflexion collective sur les modèles organisationnels. Cette initiative a conduit à la création d’un cadre comportemental, marquant des étapes importantes dans la gestion du changement et les efforts de mobilisation.

Dans l’ensemble, ces programmes visent à renforcer la cohésion interne, à améliorer la prestation de services et à cultiver une approche avant-gardiste au sein du secteur de la justice dans un contexte de changements et de défis importants.

Leçons apprises

Le programme Compétences pour l'innovation souligne qu'un changement efficace et une innovation percutante dans le domaine de la justice ne peuvent pas provenir uniquement de parties prenantes externes, à savoir les citoyens, les entreprises, les professionnels, les gouvernements ou les entrepreneurs, mais doivent principalement provenir des fonctionnaires eux-mêmes. Grâce à diverses initiatives, les fonctionnaires ont appris à jouer un rôle central dans la conduite d'une transformation significative au sein du secteur, avec une formation avancée en gestion stratégique, en transition numérique et en nouvelle prestation de services pour un meilleur accès à la justice.

LAB Justiça a favorisé le partage des connaissances, l'identification des problèmes et l'alignement des stratégies, et l'expansion et l'adaptation du programme ont permis aux professionnels d'approfondir des domaines spécialisés tels que la gestion du changement et l'IA.

De plus, les programmes d’alignement et de gestion du changement ont favorisé la collaboration croisée, le partage des connaissances et la participation entre des organismes qui travaillaient traditionnellement en silos. En s'engageant dans des processus de réflexion collective etde co-création , les fonctionnaires ont été habilités à façonner l'avenir du secteur, en garantissant l'alignement avec les demandes sociétales et en favorisant une culture d'innovation de l'intérieur.

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(Crédit image : Unsplash )