C'est une chose d'avoir un bon plan sur papier, et c'en est une autre de s'assurer qu'il se concrétise.

Même si vous avez travaillé dur aux côtés de votre équipe pour définir des objectifs clairs et vous assurer que toute l'équipe les comprend, la livraison réelle peut provoquer toutes sortes d'événements inattendus. Votre rôle en tant que leader est de vous assurer que l'équipe a ce dont elle a besoin pour passer au travers.

Voici quatre façons dont vous, en tant que manager et leader , pouvez aider votre équipe à exceller.

1. Coordonner l'ensemble de l'organisation

Selon Timothy Francis, gestionnaire de projet à Anciens Combattants Canada et auteur du livre « Lean for Public Servants », un rôle clé pour un leader pendant la prestation est la coordination.

"Si votre organisation, comme la mienne, est organisée de manière hiérarchique", a-t-il déclaré, "alors lorsque vous en arrivez à ce groupe d'équipe de quatre à 20 personnes, il n'est pas toujours pratique pour eux de toujours parler aux autres groupes de quatre à 20 personnes. de façon continue. »

Le rôle d'un leader est donc de comprendre quand et pourquoi des réunions doivent avoir lieu et de coordonner des réunions efficaces et efficientes entre une poignée de personnes, avec des informations diffusées à l'avance et un objectif clair.

"Il ne s'agit pas d'empêcher votre équipe de communiquer avec ses homologues ailleurs", a déclaré Francis, "mais de s'assurer que ces conversations ne se déroulent pas au hasard."

2. Alignement de l'ingénieur

Pour Francis, "l'alignement, je dirais, c'est s'assurer que tout le monde va dans la même direction".

Il a donné l'exemple d'un projet sur lequel il travaille actuellement, qui "a quelque part entre quatre et six sous-projets, selon la façon dont vous le divisez, et chacun d'eux a sa propre équipe". C'est le rôle d'un chef d'équipe d'aider à s'assurer que ces différentes équipes travaillent ensemble.

Mais comment faire cela en pratique ? Pour Francis, il s'agit de s'assurer que tout le monde est clair sur le problème qu'il essaie de résoudre. Y a-t-il un problème ou un énoncé de mission en place ? Si oui, votre équipe le comprend-elle et peut-elle y associer ses activités actuelles ? Sinon, où est la confusion ?

Bien que le travail actuel de Francis soit plutôt de première ligne, il travaillait auparavant dans la fonction RH du département. Un défi d'alignement était de s'assurer que ses équipes comprenaient le lien entre le travail en coulisse qu'elles faisaient et l'objectif global à l'époque d'améliorer les résultats de santé des anciens combattants.

3. Communiquer de haut en bas de l'organisation

Pendant que votre équipe poursuit son travail, il vous incombe de tenir les autres niveaux de l'organisation au courant de ce qu'ils font. Par exemple, si un objectif doit être recadré ou plus de ressources allouées, vous devrez en discuter avec les personnes plus haut placées dans l'organisation.

Mais comment y parvenir sans introduire de charges supplémentaires dans le travail de votre équipe ? Pour Francis, il s'agit de s'assurer que vous avez les bonnes « informations » sur ce sur quoi votre équipe travaille.

Francis donne un exemple de « matrice des droits de décision » que lui et d'autres ont créée pour le projet sur lequel il travaille actuellement. Elle codifie quatre activités qui se déroulent relativement à toute décision : apporter une contribution, être informé de la décision, prendre la décision ou ratifier la décision.

La ou les personnes responsables de chacun d'entre eux peuvent alors être saisies dans la matrice et les supérieurs peuvent comprendre ce qui se passe, sans avoir besoin de conversations fastidieuses ou de vérifier avec l'équipe.

4. Établir la confiance

Pour Hilary Hartley, chef du numérique et des données au Cabinet Office en Ontario, aider les équipes à travailler de manière autonome mais efficace et sans se sentir dépassé consiste en grande partie à établir un profond sentiment de confiance entre l'équipe et son chef.

De cette façon, même s'il y a confusion ou doute à tout moment sur ce qui doit être fait exactement, le niveau de confiance signifie que différents membres de l'équipe sont capables de se parler franchement entre eux ou avec leur chef pour établir ce qui est nécessaire.

Elle raconte souvent l'histoire d'un grand succès que son équipe a remporté dans la réforme d'un site Web d'information sur la santé dans sa province. Le site, destiné à expliquer quels traitements étaient couverts par les régimes publics de santé et lesquels ne l'étaient pas, regorgeait d'informations techniques sur différents médicaments mais ne répondait pas à cette simple question pour les utilisateurs.

L'équipe de Hartley savait qu'elle pouvait y remédier en détournant juste une petite ressource et a réussi à modifier le fonctionnement de la recherche du site afin qu'il remplisse ce simple objectif. La première fois qu'elle en a entendu parler, c'est lorsque d'autres cadres supérieurs de son niveau ont commencé à l'informer de l'excellent travail. C'est un exemple, a déclaré Hartley, de ce qu'une équipe peut accomplir lorsqu'elle a l'autonomie et la confiance nécessaires pour fonctionner efficacement.

Une partie de cela consiste également à fournir une «sécurité psychologique», a-t-elle déclaré: aider les gens à sentir qu'ils peuvent apporter leur «moi tout entier» au travail. C'est l'un des avantages de l'augmentation du travail à distance : encourager les membres de l'équipe à amener les membres de la famille aux appels ou à vous faire entrer dans leur vie familiale peut aider à créer ces liens.

Des niveaux élevés de responsabilité peuvent conduire à une culture d'aversion au risque au sein du gouvernement, où les gens ont peur d'essayer des choses de peur que quelque chose ne tourne pas rond. Favoriser un environnement où les gens se sentent en sécurité et soutenus peut améliorer à la fois l'efficacité et le bien-être.

Points clés à retenir:

  • Pour assurer l'alignement entre les équipes, assurez-vous que tout le monde est clair sur le problème qu'il essaie de résoudre.

  • Pendant que votre équipe poursuit son travail, il vous incombe de tenir les autres niveaux de l'organisation au courant de ce qu'ils font.

  • La confiance entre un leader et son équipe est essentielle - favoriser un environnement où les gens se sentent en sécurité et soutenus peut améliorer à la fois l'efficacité et le bien-être.

  • En résumé, les quatre ingrédients permettant à votre équipe d'exceller sont la coordination, l'alignement, la communication et la confiance.

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(Crédit image : Unsplash)