Piloter les réformes de l’État grâce à la gestion des produits

Cet article est rédigé par Oleksandr Akulenko, directeur des produits chez Prozorro.Sale.

• Le problème : des systèmes inefficaces, une technologie obsolète et une bureaucratie entravent les organisations du secteur public. Les approches de gestion traditionnelles ne résoudront peut-être pas ces problèmes, ce qui entraînera une innovation limitée, des réponses lentes et des résultats sous-optimaux.
• Pourquoi c’est important : Le secteur public fournit des services essentiels aux citoyens, et son efficacité a un impact direct sur la qualité de vie de millions de personnes.
• La solution : les agences gouvernementales peuvent améliorer l'agilité, les pratiques orientées client et les approches basées sur les données en adoptant des principes et des pratiques de gestion de produits, conduisant ainsi à de meilleurs résultats pour les citoyens et à une utilisation plus efficace des ressources publiques.

Les enchères électroniques via Prozorro.Sale ont eu un impact énorme sur l'Ukraine, apportant plus de 2,1 milliards de dollars à divers budgets et facilitant plus de 100 000 transactions réussies, y compris des transferts immobiliers pendant la guerre. Ce succès est attribué à l'adoption d'approches modernes de gestion de produits issues du secteur commercial, efficacement adaptées au secteur public.

La mise en œuvre d'approches basées sur les produits permet à Prozorro.Sale de prioriser les besoins des utilisateurs et de maintenir un partenariat solide entre le gouvernement, les entreprises et la société civile , connu sous le nom de « triangle d'or ». En intégrant diverses fonctions telles que l'informatique, le juridique, le marketing, les affaires et la finance, l'équipe crée des produits bien équilibrés, synchronisant le développement de l'écosystème avec la vision et la stratégie globales de l'entreprise publique.

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Dans la gestion de produits, l'accent reste mis sur l'identification, le développement et l'amélioration constante de solutions pour apporter de la valeur et améliorer l'expérience utilisateur. Même si l’essence d’un produit reste la même dans les secteurs public et commercial, les priorités, telles que l’impact social et le respect des politiques, ont tendance à varier. Ces nuances, de mon point de vue, rendent la gestion de produits dans le secteur public à la fois difficile et profondément impactante.

Équilibrer les solutions conviviales avec les exigences réglementaires

Dans le secteur public, une gestion efficace des parties prenantes devient cruciale, car les organisations doivent équilibrer les divers besoins des citoyens, du gouvernement et des décideurs politiques. Une communication ouverte et un engagement avec les partenaires sont prioritaires pour cultiver la confiance et naviguer dans des processus décisionnels complexes.

Pour allouer efficacement les ressources, des cadres de priorisation sont essentiels. Nous devons régulièrement équilibrer les intérêts concurrents des parties prenantes et leur donner la priorité en fonction de facteurs tels que l'urgence, l'impact et l'alignement stratégique. Les cadres de priorisation tels que valeur par rapport à l'effort, risque par rapport à la récompense, RICE, décision pondérée, etc. aident à décider quelles fonctionnalités ou exigences sont les plus cruciales et donc à allouer les ressources en conséquence.

Il est essentiel de se rappeler que nous fabriquons des produits non seulement pour mettre en œuvre ce qui est écrit dans la loi, mais aussi pour atteindre certains objectifs et rester centrés sur les clients et les citoyens.

Un autre aspect du fonctionnement dans le secteur public est l’impact des restrictions légales et des réglementations sur le produit final. Les organisations publiques sont confrontées au défi de naviguer dans des paysages réglementaires complexes et de garantir le respect de diverses lois et politiques, qui peuvent être plus strictes que celles du secteur commercial. Sur chaque marché et projet, nous faisons appel à des équipes interfonctionnelles, où les équipes produit et informatiques travaillent en étroite collaboration avec l'équipe juridique.

Même si la législation peut sembler restrictive, elle sert de cadre pour créer des produits conviviaux qui répondent aux exigences réglementaires. Les chefs de produits du secteur public s'efforcent de trouver des solutions optimales qui s'alignent à la fois sur les directives réglementaires et sur les besoins des utilisateurs. Dans le même temps, nous ne devons pas oublier que la création de produits dans le secteur public est un marathon et non un sprint.

Les entreprises commerciales ont une culture organisationnelle plus agile et flexible que le secteur public, ce qui leur permet de s'adapter aux changements du marché et de prendre des décisions rapides. D'un autre côté, l'environnement hiérarchique et bureaucratique du secteur public peut entraîner un processus décisionnel plus lent influencé par des facteurs politiques. Il est essentiel de se rappeler que nous fabriquons des produits non seulement pour mettre en œuvre ce qui est écrit dans la loi, mais aussi pour atteindre certains objectifs et rester centrés sur les clients et les citoyens.

Pour favoriser l’innovation et la réactivité, les approches de gestion de produits jouent un rôle crucial. En promouvant la collaboration interfonctionnelle et l’orientation utilisateur, les organisations peuvent permettre une prise de décision plus rapide et plus éclairée. Plutôt que de se concentrer uniquement sur les exigences légales, l’accent devrait être mis sur la réalisation d’objectifs spécifiques en gardant à l’esprit les intérêts des clients et des citoyens. Cette approche garantit la fourniture de résultats de haute qualité, tandis que la prise de décision collaborative améliore les résultats à tous les niveaux de développement et de mise en œuvre des produits.

Allocation efficace des ressources : financement et contraintes financières

Les approches de gestion de produits aident les organisations du secteur public à hiérarchiser les fonctionnalités et à allouer les ressources plus efficacement, garantissant ainsi que les projets et les produits sont livrés dans les limites des contraintes budgétaires. L'utilisation de la génération d'hypothèses, de techniques de validation, d'expériences et de projets pilotes permet aux organisations de tester des hypothèses sans trop dépenser de temps et d'argent ou avant de passer à des initiatives à grande échelle à l'échelle nationale.

Un aspect clé d’une gestion réussie des produits du secteur public consiste à se concentrer sur la résolution de problèmes spécifiques pour les clients et à réutiliser les solutions existantes autant que possible. Il est préférable de résoudre un problème spécifique pour des utilisateurs spécifiques, puis de passer à l'échelle supérieure, plutôt que d'essayer de créer une solution universelle d'un coup, gaspillant ainsi beaucoup de ressources précieuses. Par exemple, le succès de Prozorro.Sale en Ukraine a été attribué à sa concentration initiale sur la vente d'actifs de banques en faillite, suivie d'une expansion réussie sur d'autres marchés.

Le support à long terme et l'allocation des ressources sont cruciaux, car la maintenance peut nécessiter plus de ressources que le lancement initial. Parfois, il est plus rentable d’avoir une vision stratégique et des hypothèses avérées avant d’agir et de décider consciemment d’arrêter certaines activités ou de supprimer des fonctionnalités qui n’apportent pas suffisamment de valeur aux utilisateurs et à l’organisation. Cette approche tournée vers l’avenir est essentielle pour maintenir la durabilité et l’efficacité des produits.

Approches contrastées du risque et de l’innovation : secteur commercial vs secteur public

En comparant les organisations du secteur commercial à leurs homologues du secteur public, une différence frappante réside dans leur approche du risque et de l’innovation . Les entreprises commerciales adoptent l’innovation avec une tolérance au risque plus élevée, tandis que les organisations du secteur public donnent la priorité à la stabilité et à l’atténuation des risques en raison de leur responsabilité à l’égard de l’argent des contribuables et de leur impact social potentiel.

Dans le secteur public, la mise en œuvre des produits suit une approche prudente et stratégique. Avant de se développer à l'échelle nationale, les organisations testent leurs solutions sur des segments de marché spécifiques, travaillent avec des entreprises précoces ou mettent en œuvre le produit dans certaines régions pour minimiser les risques et recueillir des informations précieuses avant un déploiement à grande échelle.

Pour identifier les innovations à fort impact et à faible risque, les chefs de produits du secteur public adoptent des stratégies de priorisation des tâches. Les processus décisionnels collaboratifs impliquent les principales parties prenantes, rassemblant diverses perspectives pour faire des choix éclairés. Malgré des ressources moindres par rapport aux entreprises commerciales, l'accent mis par le secteur public sur la gestion des risques favorise un développement régulier et des décisions éclairées.

Une autre approche consiste à utiliser des mesures de performance, qui jouent un rôle essentiel dans la mesure du succès et l’évaluation de l’impact. Par exemple, chez Prozorro.Sale, le Net Promoter Score (NPS) sert d'indicateur indirect de confiance. D'autres mesures telles que le nombre moyen d'enchérisseurs par enchère, le pourcentage d'augmentation du prix de vente minimum et la proportion d'enchères réussies fournissent des informations précieuses sur l'efficacité du produit.

Dans le secteur public, les mesures traditionnelles des produits sont adaptées pour se concentrer sur des domaines spécifiques. Pour « Acquisition », l'accent est mis sur la connaissance ou l'accès du public cible au service. La « rétention » est mesurée par l'engagement des utilisateurs et une utilisation cohérente, la « monétisation » est remplacée par la « rentabilité » ou le « rapport qualité-prix », reflétant l'utilisation efficace des fonds publics et la valeur attendue. Les organisations peuvent encore améliorer la transparence et la confiance en rendant publiques les mesures pertinentes, comme en témoignent les données résumées sur Prozorro.Sale via le module d'analyse publique bi.prozorro.sale . Une compréhension globale des indicateurs de performance tout au long du développement de produits permet aux organisations du secteur public d'adapter et d'améliorer leurs offres.

Dans le même temps, les chefs de produit peuvent aider les organisations du secteur public à naviguer dans les paysages concurrentiels et à identifier les opportunités de collaboration. La collaboration devient une stratégie clé pour les organisations du secteur public pour surmonter le manque de concurrence directe. S'engager dans des études de marché et l'engagement des parties prenantes leur permet d'identifier des opportunités de collaboration avec des entités privées, des organisations à but non lucratif et d'autres organisations publiques. En créant des synergies et en atteignant des objectifs communs, l’impact des produits et services du secteur public peut être maximisé.

Le secteur public fonctionne sous l’influence de facteurs politiques, les changements de direction du gouvernement et les changements de politique ayant un impact significatif sur l’orientation stratégique, l’allocation des ressources et la prise de décision. L'expérience de Prozorro.Sale démontre la résilience d'un produit face à de tels changements. Malgré le remplacement de trois cabinets ministériels, l’accent mis sur les avantages quantifiables pour le pays et l’instauration de la confiance des utilisateurs a contribué à sa stabilité, renforcée encore par des collaborations avec des entreprises, des ONG et des initiatives internationales.

La mise en œuvre des points précédents n’est pas une panacée, mais elle permet d’avancer indépendamment de l’influence politique. Si vous résolvez des problèmes spécifiques, apportez de la valeur et pouvez la montrer en chiffres – on vous fera confiance.

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(Crédit image : Unsplash)