Le numérique remplace le numérique

Cet article est rédigé par Roseline Fernandes, partenaire commerciale numérique et informatique. Dans ce rôle, Roseline a été impliquée dans la collecte des exigences et dans l'étoffement de la portée du projet, en veillant à ce que les PM puissent aider à mettre en œuvre le projet.

• Le problème : l’utilisation d’outils numériques sans prendre en compte le processus de bout en bout peut causer plus de problèmes qu’offrir de solutions.
• Pourquoi c’est important : L’utilisation croissante des outils numériques sans prise en compte appropriée peut entraîner le désengagement du personnel.
• La solution : la conception d'un processus métier permettra une utilisation transparente des outils et une utilisation efficace du temps des personnes.

Microsoft Office a fait un travail formidable en promouvant les feuilles de calcul et en garantissant que les données sont stockées efficacement. En tant que commune, nous avons toujours utilisé des feuilles de calcul pour stocker tous types de données. Il y a eu des occasions où nous avons considéré que les équipes étaient à l’aise avec le numérique et la technologie pour utiliser efficacement les feuilles de calcul. Cependant, lorsque nous avons examiné un processus de bout en bout, nous avons réalisé qu'il s'agissait d'un effort manuel fastidieux construit autour des feuilles de calcul. Cela crée des goulots d'étranglement dans les feuilles de calcul, mais entraîne également des problèmes de reporting, car les données saisies dans les feuilles de calcul ne sont pas standardisées. Le stationnement du personnel dans notre organisation était un exemple clair d'un processus écrasant qui obligeait les membres du personnel à gérer des feuilles de calcul, parfois après les heures de bureau ou tôt dans la journée, pour garantir l'accès au parking.

La réponse ne réside pas dans le remplacement des outils de feuilles de calcul par un système automatisé de bout en bout.

Le parking du bureau offre des services de stationnement aux membres du personnel disposant d'un abonnement piscine. Un nombre fixe de laissez-passer est délivré à chaque département pour garantir que chacun ait un accès égal à l'espace de stationnement limité. L'enregistrement des laissez-passer, ainsi que les données du personnel et des voitures, étaient stockés dans une feuille de calcul. Tout membre du personnel souhaitant se garer dans le parking enverrait un e-mail à notre équipe chargée des installations, qui prendrait les données et les saisirait dans une feuille de calcul. Ces données seraient authentifiées manuellement par rapport au dossier principal des laissez-passer, qui était encore une fois une feuille de calcul et un accès était fourni au système PAC pour garantir l'ouverture de la barrière. Utilisation de feuilles de calcul, de courrier électronique et de PAC – tous les systèmes numériques dont nous nous vantons. Pourtant, cela a causé des problèmes, des tensions lorsque des e-mails ont été manqués et des retards dans l'enregistrement des données, pour n'en nommer que quelques-uns.

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Nous avons réalisé que la solution ne consistait pas à passer des feuilles de calcul à un système automatisé de bout en bout. Nous aurions pu contacter un fournisseur et acheter un nouveau système, ce qui signifiait que nous achetions simplement de nouveaux systèmes à la volée et augmentions nos coûts, augmentant ainsi le nombre de systèmes sur notre domaine et, essentiellement, fournissant à un autre tiers un accès à nos données. Nous avons décidé d’examiner le parcours client de bout en bout et d’en identifier les failles.

Concevoir de bons processus

Après avoir étudié le processus de bout en bout, nous avons réalisé que le processus décrit ci-dessus nécessite une poignée de main et une coordination entre les personnes et la technologie numérique. A tout moment, la poignée de main est retardée ou ignorée, un échec se produit. Certains des problèmes que nous avons identifiés étaient les suivants :

• Les demandes de stationnement du personnel pouvaient arriver à tout moment de la journée.
• Les installations devaient surveiller en permanence les boîtes de réception de courrier électronique pour garantir que les demandes de stationnement ne soient pas manquées.
• Si la place de parking est pleine, envoyez un e-mail au membre du personnel à temps.
• Une coordination était nécessaire entre les installations et le contrôleur PAC pour garantir qu'il disposait des données en direct les plus précises.

En gardant ces problèmes à l’esprit, nous avons réalisé que nous avions besoin d’un système capable de satisfaire et d’être disponible pour que le personnel puisse réserver des demandes de stationnement à tout moment de la journée. Ce qui était également primordial, c'était que nous devions éliminer la restriction selon laquelle un membre du personnel surveillait une boîte de réception. Nous avions donc besoin d'un système permettant de saisir les demandes directement dans le contrôleur PAC. Forts de ce parcours et compte tenu de notre expertise en développement interne, nous avons utilisé une plateforme low code pour créer une application mobile permettant à tous les membres du personnel de vérifier les places libres dans le parking et les emplacements disponibles et de réserver des places de parking dans le bureau. L'application mobile stockerait directement les données sur le cloud tout en déclenchant des modifications dans le contrôleur PAC afin que les barrières d'accès puissent être contrôlées efficacement. Cette application mobile simple et ce changement de processus ont permis aux membres du personnel qui surveillaient les boîtes de réception d'effectuer un travail plus productif, les réponses aux réservations de places de stationnement étaient instantanées et les données saisies étaient standardisées, ce qui facilitait la création de rapports.

Avantages clés:

• Disponibilité de l'application à la convenance du personnel à tout moment de la journée
• Visualisation des créneaux disponibles facilement disponibles
• Le personnel est libre d'effectuer un travail plus productif, ce qui améliore le moral du personnel
• Rapports standardisés
• Expérience fluide pour ceux qui viennent se garer

La technologie a été conçue pour garantir que le travail soit un confort et ne soit pas stressant, mais facilite la vie des personnes qui l'utilisent. Le simple fait d'ajouter des outils numériques à l'ensemble, sans considérer un processus de bout en bout, ne fait que créer davantage de problèmes et d'ennuis. Les outils et applications peuvent aider à apporter des solutions à court terme, mais à long terme, les organisations doivent constamment examiner et revoir si les outils numériques répondent à leurs besoins ou ajoutent du désordre. Nous devons revoir nos processus et notre utilisation des outils numériques de temps en temps pour vérifier si cela fonctionne toujours pour l'équipe et l'organisation dans son ensemble.

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(Crédit image : Unsplash)