Cet article est rédigé par Schuyler Miller, Presidential Management Fellow au Bureau of International Narcotics and Law Enforcement Affairs du Département d'État américain.

Dans les secteurs public et privé, les professionnels se demandent souvent si nous atteignons nos objectifs. Il est largement admis que l'apprentissage par la conscience de soi n'est pas seulement un moyen de se développer personnellement, mais également un moteur clé de l'efficacité professionnelle. La recherche suggère qu'elle améliore la prise de décision, la communication et l'efficacité en milieu de travail. Si la connaissance de soi est importante pour la réussite individuelle, est-ce la même chose pour les organisations?

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Les recherches existantes indiquent que les institutions dotées d'une forte culture d'apprentissage - la conscience de soi organisationnelle - ont tendance à mieux performer. Cette culture comprend des pratiques telles que l'analyse, le partage des connaissances, la formation et le développement et l'évaluation. Des études ont montré que la culture d'apprentissage d'une organisation est le principal facteur d'impact . Par exemple, les employés des organisations ayant une forte culture d'apprentissage sont 37 pour cent plus productifs, en moyenne, que leurs pairs dans des organisations sans apprentissage solide en milieu de travail.

Conscient de cela, le Congrès américain a adopté plusieurs lois visant à renforcer les cultures d'apprentissage fédérales, y compris la loi sur les fondations pour l'élaboration de politiques fondées sur des preuves , qui oblige les agences fédérales à développer des preuves pour soutenir l'élaboration des politiques. Mon bureau, le Bureau of International Narcotics and Law Enforcement Affairs (INL) du Département d'État américain , a fait de l'apprentissage organisationnel une priorité stratégique.

La Division de la conception et de l'apprentissage encourage une culture d'apprentissage en se concentrant d'abord sur le processus de conception de nos programmes

L'INL s'appuie sur la diplomatie et plus de 4 milliards de dollars d'aide étrangère pour lutter contre la criminalité, les drogues illégales et l'instabilité à l'étranger. En opération depuis 1978, le bureau travaille actuellement dans plus de 90 pays. En 2018, l'INL a lancé un effort pour faire du bureau une organisation stratégique, agile et apprenante. Dans le cadre de cette initiative, l'INL a créé le Bureau de la gestion des connaissances pour diriger les efforts du bureau pour mieux comprendre et faire progresser l'effet de nos programmes et efforts. Notre voyage vers une culture d'apprentissage offre des leçons aux lecteurs apolitiques sur un chemin similaire, et la plateforme apolitique nous offre également l'occasion d'apprendre des autres.

L'histoire d'apprentissage de l'INL

Le Bureau de la gestion des connaissances n'est pas le premier ou le seul effort de l'INL pour examiner nous-mêmes ou nos résultats. Par exemple, le Bureau des programmes de l'hémisphère occidental de l'INL a élaboré plus de 100 indicateurs pour suivre les mesures stratégiques clés dans la région. L'INL partage également ses pratiques par le biais de son groupe de travail sur la gestion des performances et collecte des données sur les programmes de criminalité transnationale organisée (COT) dans le cadre de l' initiative de contre-COT du président Trump.

Notre bureau s'appuie sur ces initiatives pour aider le bureau à atteindre ses objectifs d'apprentissage. Je travaille dans notre Division de la conception et de l'apprentissage (KM / DDL), qui gère les processus de conception, de suivi et d'évaluation des programmes de l'INL. Les collègues des autres divisions de notre Bureau de la gestion des connaissances fournissent des conseils techniques sur les problèmes du secteur de la justice pénale, la formation continue et la formation du personnel et des partenaires.

KM / DDL favorise une culture d'apprentissage en se concentrant d'abord sur notre processus de conception de programme. En octobre 2019, le bureau a adopté des normes fondées sur des données probantes dans le domaine de l'évaluation pour guider la conception des programmes. Par exemple, la norme de pertinence se concentre sur l'identification des besoins importants. Un autre, la plausibilité , donne la priorité aux activités qui aboutiront raisonnablement au changement.

Bien que l'INL ait fait des progrès notables, nous reconnaissons que pour devenir une organisation apprenante, il faut de la planification, des ressources et un changement culturel.

KM / DDL a formé près de 500 employés et exécutants sur les normes lors de sessions d'une demi-journée avec 15 à 20 participants en moyenne. Les animateurs du DDL ont guidé les responsables de programme tout au long du processus de conception, y compris l'identification du problème, puis la détermination des buts, objectifs et activités réalisables qui «s'ajoutent» au changement systémique et minimisent les dommages.

Le personnel de l'INL a commencé à appliquer les normes pour sélectionner les projets 2020. Alors que nous apprenons cette nouvelle approche, notre bureau élabore des outils pour aider le personnel à analyser le contexte de leur pays et à concevoir des interventions éclairées. Par exemple, nous affinons notre processus d'évaluation dans le pays et créons des produits de connaissances qui synthétisent les données factuelles et les leçons tirées de l'expérience.

L'apprentissage de l'INL sur l'apprentissage

Bien que l'INL ait fait des progrès notables, nous reconnaissons que pour devenir une organisation apprenante, il faut de la planification, des ressources et un changement culturel. Alors que KM / DDL poursuit ses objectifs, nous avons identifié certains défis clés auxquels l'INL - et d'autres agences ayant des objectifs similaires - peuvent être confrontés.

  1. Rôles: Il est essentiel d'identifier les bons rôles de conception et de gestion de programme pour le personnel et les partenaires, puis de soutenir ces rôles. Quelles parties prenantes doivent être impliquées dans la conception, le suivi ou l'évaluation? Comment pouvons-nous créer une culture d'apprentissage à l'échelle du bureau?
  2. Ressources: Le personnel est souvent confronté à des obstacles tels que le temps et les ressources limités lorsqu'il conçoit et supervise les programmes. Comment doter au mieux le personnel de ressources accessibles et de processus efficaces pour faciliter la conception, le suivi et l'évaluation systématiques des programmes?
  3. Apprentissage réel: il peut être difficile de faire une évaluation honnête des progrès et de s'ajuster en conséquence. Quelles sont les bonnes pratiques pour tirer des leçons des réussites et des échecs et pour communiquer les résultats à des publics tels que le Congrès, les partenaires et les citoyens?

Notre voie à suivre

Pour commencer à relever le défi des rôles, KM / DDL continue de fournir notre formation en conception au-delà du personnel domestique de l'INL au personnel de terrain et aux exécutants de programmes, tous deux des groupes de parties prenantes concernés. Avant de former nos partenaires interinstitutions, les dirigeants de l'INL ont également rencontré les dirigeants des agences partenaires pour susciter leur adhésion. Au-delà de la formation, nous promouvons la vision de l'INL des rôles du programme en faisant l'éloge des pratiques d'apprentissage, en consacrant du temps à la planification des programmes de travail et en donnant la priorité aux nouveaux outils pour le personnel.

Notre image actuelle du succès comporte trois caractéristiques: concevoir et gérer des programmes de manière méthodique, chercher à savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et appliquer honnêtement ce que nous apprenons pour améliorer les résultats

En réponse au défi des ressources, KM / DDL déploie des outils et des produits de connaissances pour mieux outiller les agents de programme pour concevoir et gérer les programmes de manière efficace et efficiente. Ce faisant, l'INL apprend à tirer les leçons des preuves et de notre expérience pour éclairer les programmes. Nos premiers produits de connaissance se concentrent sur la corruption policière et les services correctionnels.

Pour favoriser un véritable apprentissage, tout en affinant les rôles et en fournissant des ressources, l'INL est en train de mettre en place une base de données de suivi, des directives de suivi et d'évaluation (S&E) et des pratiques qui récompensent les leçons tirées des succès et des échecs. Cela s'appuie sur des recherches selon lesquelles le S&E du programme, lorsqu'il est bien fait, peut augmenter l'impact. Ces données nous aideront à concevoir des programmes, à mener une gestion adaptative et à communiquer notre apprentissage plus rapidement et mieux .

Alors, l'INL peut-elle devenir une organisation d'apprentissage plus consciente d'elle-même? Notre image actuelle du succès comporte trois caractéristiques: nous allons 1) concevoir et gérer méthodiquement des programmes, 2) chercher à savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et 3) appliquer honnêtement ce que nous apprenons pour améliorer les résultats. Les efforts de l'INL pour construire une conception et un suivi systématiques des programmes vont dans ce sens. Ce faisant, nous nous félicitons de la collaboration avec les gouvernements qui ont une expérience à partager. - Schuyler Miller

Schuyler Miller est boursier présidentiel en gestion au Bureau des affaires internationales de stupéfiants et d'application de la loi du Département d'État américain. Il travaille au sein de la Division de la conception et de l'apprentissage du Bureau de la gestion des connaissances, où il soutient la conception et la mise en œuvre des programmes du Bureau. Schuyler a plusieurs années d'expérience dans la supervision de programmes d'assistance étrangère et le soutien d'un engagement multilatéral axé sur la lutte contre la corruption et la démocratisation. Trouvez-le à MillerSM@state.gov.

(Crédit photo: Unsplash)