Élaboration d'une note d'orientation percutante, expliquée

Rédiger une note d'orientation est difficile. Sinon, pourquoi y aurait-il autant d'informations sur la façon de le faire ? C'est un document important — une note d'information politique comprend souvent une recommandation qui pourrait faire une différence tangible dans la vie des gens. En fin de compte, il n'y a pas de meilleure façon d'apprendre à rédiger une note d'orientation qu'en écoutant ceux qui l'ont fait, et qui l'ont bien fait.

Demandez-vous : si j'étais mis sous pression, quels arguments ferais-je ?

C'est pourquoi nous avons récemment organisé un événement sur l'élaboration d'une note politique percutante . Il couvrait les éléments clés d'un brief bien conçu, ainsi que les approches de formatage et de style qui peuvent améliorer leur lisibilité. Nous avons condensé la partie questions-réponses de l'événement dans un court article que vous pourrez conserver avec vous tout en travaillant sur votre prochaine note d'orientation.

Quel est votre meilleur conseil pour quelqu'un qui rédige un briefing politique ?

Brièveté! Considérez le public et le poids de la preuve. Les choses les plus importantes sur lesquelles se concentrer sont la question que vous explorez et l'approche que vous proposez.

Recommanderiez-vous d'utiliser un modèle de briefing ? Peuvent-ils entraver la transmission de votre message ?

Les modèles sont utiles ! Tout d'abord, ils vous aident à mettre quelque chose sur papier. Si vous avez une structure, vous pouvez commencer par combler les lacunes. De cette façon, vous savez à quoi vous devez encore trouver des réponses.

Si votre organisation dispose d'un modèle, utilisez-le. Il y a probablement une raison pour laquelle il existe en premier lieu. Si un ministre parcourt tous les différents mémoires qui lui sont parvenus au cours de la journée, il doit savoir comment obtenir rapidement l'information dont il a besoin. Ils connaissent peut-être si bien le modèle qu'ils trouvent qu'il est plus facile de l'utiliser.

Si votre organisation n'a pas de modèle, voici ce que vous devez faire :

1. Mettez-vous à la place de votre ministre. La première chose qu'ils ont besoin de savoir, c'est de quoi parle ce morceau de papier qu'ils tiennent et à quoi il sert.
2. Assurez-vous qu'il y a une recommandation incluse dans ce que vous avez écrit. Le ministre devrait comprendre ce que vous lui demandez d'accepter.
3. Si c'est urgent, assurez-vous d'inclure le moment.
4. Ce n'est qu'une fois que vous vous êtes assuré que votre brief couvre l'objectif, fournit une recommandation et prend en compte le calendrier que vous devriez commencer à réfléchir aux détails du contexte.
5. Demandez-vous s'il y a quelque chose que votre ministre devrait savoir au sujet de la présentation de la recommandation. Notez tout ce dont ils doivent être conscients lorsqu'ils en parlent avec le public ou leurs collègues.
6. N'enterrez pas le risque — assurez-vous que votre ministre a une vue d'ensemble de la proposition de politique dont vous faites l'exposé.

Conclusion : obtenez les points clés dès le départ !

Comment savoir ce qu'il faut ajouter et ce qu'il ne faut pas ajouter à un briefing ?

C'est certainement la partie la plus difficile de la rédaction d'un briefing politique. Demandez-vous : si j'étais mis sous pression, quels arguments ferais-je ? C'est ce que vous savez que vous devez absolument inclure. Tout le reste, vous pouvez probablement laisser de côté. Assurez-vous de ne pas remplir votre annexe avec toutes les informations dont vous disposez. Les annexes peuvent être très utiles, notamment en ce qui concerne les informations financières, mais elles ne doivent pas submerger votre lecteur.

Pour mieux comprendre ce que vous faites et ce que vous ne voulez pas ajouter, passez du temps à vous entraîner à distiller quelque chose de long en quelque chose de court. Prenez un reportage et réduisez-le à un tiers de sa longueur d'origine, tout en conservant la substance qu'il contient. Si vous pouvez entraîner votre cerveau à le faire, vous serez alors bien préparé pour rédiger un mémoire.

Parfois, n'ayez pas peur d' enfreindre les règles . Peut-être que vous n'avez pas besoin d'écrire une note d'orientation complète tout le temps. Peut-être que le ministre réfléchissait à haute voix et qu'il voulait vraiment un courriel rapide. Vérifiez avec ce que votre instinct vous dit.

Comment dois-je aborder l'écriture sur les données dans les briefings politiques ?

Essayez de comprendre votre public. Découvrez la quantité de données que votre ministre aimerait voir, puis répondez en conséquence.

Il est utile de pouvoir convertir votre long compte rendu de données en une phrase qui commence par : « Ce que cela signifie, c'est… ». Ensuite, vous devriez terminer cette phrase par quelque chose de tangible dans le monde réel.

Un autre exercice que vous pouvez faire pour vous entraîner est de vous demander : comment expliquerais-je cette idée de trois manières différentes ? Vous pouvez utiliser un visuel, des données, une histoire, etc. Ensuite, vous pouvez utiliser l'explication qui vous convient le mieux quand vous en avez besoin.

Avez-vous des conseils pour rendre une note d'orientation convaincante sans paraître biaisée ?

Cela dépend de ce que vous entendez par biais . En tant que fonctionnaire , vous voudrez peut-être être partial, mais dans le bon sens. Si vous conseillez un ministre sur une option recommandée, vous devez en choisir une. Le ministre pourrait ne pas être d'accord parce qu'il a l'autre pièce du puzzle, et vous devez être en mesure de l'accepter.

Une bonne note d'orientation inclura un peu d'émotion car elle expliquera la nature d'un problème et pourquoi les gens s'en inquiètent. Les ministres aiment un peu de narration et ils veulent savoir comment les politiques affectent les gens et quelle différence peut être faite dans leur vie.

Comment savez-vous que vous avez trouvé les bonnes personnes pour un second avis et comment conciliez-vous des points de vue très opposés ?

En fin de compte, vous ne savez pas à l'avance qui va avoir des informations utiles ou qui a une grande perspicacité, c'est pourquoi vous devez lancer un réseau assez large. Plus vous vous rapprochez de personnes qui comprennent ce qui se passe dans la vie des gens et peuvent vous conseiller sur les solutions possibles, mieux c'est.

Il est important de définir les conditions d'engagement dans toutes les discussions afin que les gens comprennent que vous leur donnez une voix, mais la décision finale doit être prise en fonction de l'ensemble de critères que vous avez. En fin de compte, vous devrez communiquer très clairement pourquoi vous avez pris les décisions que vous avez prises à la fin.

Y a-t-il des compétences sur lesquelles vous devriez travailler qui vous aideront à rédiger de bonnes notes d'orientation ?

La brièveté est vraiment essentielle. Ainsi est l'argumentation. N'ayez pas peur de vous disputer avec un collègue, cela peut vraiment vous aider.

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(Crédit image : Unsplash)