La collaboration (telle que le travail en équipe ou les projets multi-organisations) est un ingrédient clé du succès au sein du gouvernement. Les fonctionnaires citent souvent les cloisonnements comme le principal obstacle au succès des initiatives gouvernementales. C'est pourquoi Apolitique a créé un cours gratuit sur la lutte contre les cloisonnements. .

Avoir un plan clair sur les personnes avec lesquelles travailler et comment est une étape importante vers le succès, non seulement entre les entités gouvernementales mais aussi entre les institutions de recherche, les syndicats et les ONG. Mais quels sont les traits déterminants qui rendent un effort de collaboration entre les fonctionnaires plus percutant, adaptatif et efficace ?

Cet article fait partie d'un ensemble de quatre documents conçus pour vous aider à comprendre, évaluer et améliorer l'efficacité de vos collaborations.

Voici un aperçu rapide de ce que fait chaque document :

  • L'article que vous lisez actuellement : décompose les 8 caractéristiques des collaborations très efficaces, y compris pourquoi elles sont importantes et pourquoi elles sont incluses dans ce processus d'évaluation.
  • Le guide de diagnostic « Comment mettre en place des collaborations hautement efficaces » : fournit des instructions étape par étape sur la manière de mener à bien un processus de diagnostic approfondi de « collaborations hautement efficaces », y compris des informations sur la manière d'utiliser efficacement les deux autres ressources.
  • Modèle de diagnostic des caractéristiques des collaborations hautement efficaces : ce document explore les 8 caractéristiques importantes qui rendent les collaborations efficaces. Pour chaque caractéristique, vous trouverez une liste de questions à poser à vos parties prenantes.
  • Feuille de calcul d'analyse des données : c'est ici que vous pouvez saisir les données que vous avez collectées à partir de l'outil de diagnostic. La feuille de calcul calculera automatiquement un score moyen pour chacun des 8 traits, vous aidant ainsi à comprendre où en est votre collaboration.

Ensemble, ces quatre documents vous offrent un moyen complet de comprendre, mesurer et améliorer votre collaboration.

Connaissez vos parties prenantes

Les parties prenantes, qu’il s’agisse de membres de l’équipe interne ou de partenaires externes, apportent à la table des perspectives, une expertise, des attentes, des ressources et des préoccupations uniques. Prendre le temps de cartographier vos parties prenantes signifie que ceux qui gèrent votre collaboration peuvent ajuster leurs plans, prévoir les problèmes et instaurer la confiance. Sauter cette étape risque de ne pas être sur la même longueur d'onde, de passer à côté de questions importantes et de se retrouver avec des partenariats qui ne fonctionnent bien pour personne.

Objectifs et attentes convenus

Une fois le paysage des parties prenantes cartographié, la prochaine étape cruciale du parcours collaboratif consiste à définir des objectifs et des attentes convenus. Cette étape constitue l’étoile polaire de la collaboration, fournissant une orientation et un objectif clairs.

En établissant dès le départ des objectifs clairs et mutuellement convenus, toutes les parties impliquées ont une vision unifiée vers laquelle travailler. Définir des attentes claires garantit que les parties prenantes comprennent leur rôle et leur contribution à l’objectif collectif.

L’établissement de règles de base et de lignes directrices dès le début de ce processus contribuera à garantir le bon fonctionnement de la relation et de la collaboration. Les règles de base peuvent inclure : des rôles et des responsabilités définis, des délais, des canaux de communication et des mécanismes de retour d'information.

Itérer et affiner le processus collaboratif

Un élément souvent négligé mais essentiel à une collaboration efficace est qu’il s’agit d’un processus itératif. Les efforts de collaboration nécessitent un cycle continu d’évaluation, de mesure et d’amélioration pour garantir qu’ils restent sur la bonne voie. En suivant les progrès, les équipes peuvent garantir la responsabilité et maintenir le cap vers leurs objectifs. S'engager dans une amélioration régulière permet aux collaborations de s'adapter et d'aller de l'avant, en veillant à ce qu'elles restent percutantes et pertinentes.

Créer de la confiance et des relations

Cultiver la confiance et les relations entre les partenaires est l’une des étapes les plus vitales du processus de collaboration : transformer l’association en un véritable partenariat. La confiance garantit que chaque partie a confiance dans l'engagement, la transparence et l'intégrité de l'autre. Le rapport, en revanche, est le lien personnel, la compréhension mutuelle et la camaraderie qui font de la collaboration plus qu'une simple transaction commerciale. Un mode de communication clair et convenu est un facteur clé pour favoriser la confiance et les relations, garantir l’alignement entre les parties et réduire tout malentendu possible. Les collaborations seront inévitablement confrontées à des défis et à des désaccords. Cependant, une base de confiance et de relations peut maintenir la collaboration et garantir que l’objectif commun demeure.

**Prise de décision claire et gouvernance inclusive**

À mesure que les collaborations évoluent, l’importance de processus décisionnels clairs et d’une gouvernance inclusive devient primordiale. Des processus décisionnels clairs éliminent toute ambiguïté, garantissant que chaque participant comprend comment les choix sont faits, qui les fait et pourquoi. Cette clarté favorise la confiance et réduit les conflits potentiels. D’un autre côté, une gouvernance inclusive garantit que des voix diverses sont entendues et valorisées, favorisant une compréhension plus riche des défis et des solutions plus innovantes.

Une étude de McKinsey & Company a révélé que 57 % des personnes interrogées conviennent que leur organisation prend systématiquement des décisions de haute qualité, ce qui est légèrement plus probable qu'un tirage au sort.

Gérer des conflits

Dans tout projet d’équipe, des désaccords sont inévitables. Les diverses parties prenantes apportent des perspectives, des priorités et des attentes différentes, il est donc naturel d'être parfois en désaccord. C'est pourquoi la mise en place de processus efficaces de résolution des conflits n'est pas seulement bénéfique : elle est essentielle au succès à long terme des collaborations. Ces processus agissent comme un filet de sécurité, garantissant que lorsque des conflits surviennent, ils peuvent être résolus de manière structurée, équitable et transparente. Une résolution efficace des conflits favorise un environnement dans lequel les problèmes ne sont pas balayés sous le tapis mais sont abordés ouvertement, préservant ainsi la confiance et les relations qui sont essentielles à la collaboration. Cela transforme également les désaccords en opportunités d’apprendre et de s’améliorer, au lieu de les laisser ralentir le projet.

Partage et apprentissage – forces et ressources

L'utilisation efficace des compétences et des ressources uniques de chaque partenaire est essentielle à la collaboration. En reconnaissant et en combinant ces forces, les collaborations peuvent réaliser plus que n’importe quelle entité seule. Cette mutualisation des ressources favorise l’innovation et l’efficacité. Cette approche n'est pas seulement stratégique, mais elle constitue l'essence même de ce que la collaboration cherche à réaliser : une somme supérieure à ses parties individuelles.

D'après l'étude Forrester, 38 % des personnes interrogées estiment que les défis de collaboration au sein de leur organisation entravent la pleine utilisation des compétences et de l'expertise des employés.

Activation du dépassement des limites

Souvent modélisées par les dirigeants d'organisations, les « clés de frontière » jouent un rôle indispensable pour garantir que les collaborations se nouent et prospèrent. Ces personnes excellent dans l’établissement de relations, la communication, la contestation des normes bureaucratiques et la gestion de projets complexes. Cependant, ils se heurtent souvent à des obstacles institutionnels tels que des structures rigides, des priorités contradictoires et une résistance au changement. Pour garantir leur efficacité, il est crucial que les organisations (et les collaborations) atténuent activement ces obstacles en allouant des ressources, en favorisant un dialogue ouvert et en mettant en œuvre des politiques qui encouragent l'engagement transfrontalier.

Maintenant quoi?

Maintenant que vous connaissez les caractéristiques clés des collaborations hautement efficaces, vous êtes prêt à réaliser un diagnostic « Collaborations hautement efficaces ». Veuillez suivre le lien ci-dessous pour plus d'informations.

Comment réaliser un diagnostic de « collaborations hautement efficaces » .

👋 Nous aimerions savoir ce que vous en pensez ! Laissez-nous un commentaire ci-dessous pour partager vos réflexions.

(Crédit d'image : Unsplash)