Ce message est écrit par Sandra Naranjo Bautista, PDG et fondatrice de Better Govs, une plateforme mondiale de partage idées, outils et ressources pour une mise en œuvre efficace des politiques.

  • **Le problème : **La bureaucratie peut étouffer l'innovation.
  • Pourquoi c'est important : Ralentir les actions peut avoir des conséquences.
  • La solution : Savoir quand ignorer la bureaucratie est la clé.

La bureaucratie qui fait perdre du temps est l'une des frustrations les plus courantes. Tant pour les citoyens qui méritent des services de haute qualité et efficaces que pour les fonctionnaires qui veulent faire avancer les choses. Dans cet article, je partage un processus simple en trois étapes pour vous aider à surmonter toute la bureaucratie et à commencer la mise en œuvre.

La bureaucratie est-elle un paradoxe ?

Pour certains, l'administration publique est comme un paradoxe. Le sens du mot lui-même montre ce conflit. Si vous regardez dans le dictionnaire, le même mot est utilisé pour désigner le « système de gouvernement dans lequel la plupart des décisions importantes sont prises par des représentants de l'État plutôt que par des représentants élus », alias la fonction publique, et pour « procédure administrative excessivement compliquée ”.

Cela signifie-t-il que la fonction publique et les formalités administratives sont synonymes ? Bien sûr que non! Au moins, ça ne devrait pas l'être. L'administration publique peut être efficiente, efficace et de la plus haute qualité. Suis-je trop optimiste pour penser que le changement est possible ? Je ne pense pas. Le gouvernement peut et doit faire mieux.

Commençons par un changement d'état d'esprit concernant la bureaucratie

La bureaucratie est là pour rester. Le cœur du gouvernement est la fonction publique. Ce qui ne doit pas rester, ce sont les obstacles habituels de la bureaucratie, le temps excessif que cela peut prendre pour faire bouger les choses. Alors que parfois nous, en tant que fonctionnaires, critiquons le système, nous sommes le système. Et nous pouvons l'améliorer, même si c'est l'un de nous à la fois.

Trois étapes pour naviguer dans la bureaucratie

La seule façon d'apprendre à naviguer dans la bureaucratie est de la comprendre, et ensuite seulement de l'améliorer. C'est le processus en trois étapes que j'ai utilisé pour surmonter les procédures inutiles, résoudre les problèmes et mettre en œuvre des projets avec succès.

1. Comprendre le système

Avant d'essayer de « réparer le système », assurez-vous de le comprendre d'abord. Une erreur courante que les gens commettent est d'essayer d'améliorer quelque chose qu'ils ne comprennent même pas bien. Comment les choses fonctionnent comme elles le font et, plus important encore, pourquoi. Comme je l'ai déjà dit, le système brisé est un mythe. Vous avez juste besoin d'identifier le but qu'il sert.

Prenez le temps de cartographier les processus. Quel est le flux de travail du problème que vous essayez de résoudre. Pensez aux personnes impliquées, à l'interaction entre les agents, qui sont les ordonnateurs et à la séquence actuelle des événements. Découvrez ensuite quelles sont les ressources nécessaires à chaque étape. Combien de temps prend chaque étape et pourquoi.

Puisque je suis une personne visuelle, j'aurais tout clairement (et pas si clairement, parfois) identifié dans un diagramme.

2. Apprenez à naviguer

Une fois que vous avez tout défini, il est maintenant temps de parcourir le système actuel, en tant qu'utilisateur et en tant que personne dans le backend. En d'autres termes, essayez de vous assurer de suivre chaque étape comme si vous faisiez cette procédure particulière dans la vraie vie des deux points de vue.

Pour l'arrière-plan, par exemple, ce que j'ai fait auparavant, c'est de rencontrer la personne qui effectue cette partie particulière du processus (au sein du ministère) et de m'asseoir avec elle pendant qu'elle le fait, d'être là lorsqu'elle clique dans le système.

Ce que j'ai appris, c'est que si je demandais seulement à quelqu'un de me dire comment il le fait, je passerais à côté d'informations précieuses. Lorsque vous avez une tâche répétitive à faire, vous oubliez parfois les détails de son fonctionnement car c'est une habitude pour vous. Comme le dit le vieil adage, le diable se cache dans les détails. ** Vous voulez vous assurer que vous les avez tous. **

3. Fais le mieux

Maintenant que vous avez tout cartographié et parcouru vous-même le processus - tout cela - il est temps de l'améliorer. Commencez par être clair sur ce dont vous avez besoin. Pas nécessairement ce que vous voulez que le système fasse, mais les résultats que vous voulez atteindre. Revenez ensuite en arrière. Pour obtenir ces résultats, ce qui doit arriver. Il y a trois façons de procéder.

Vous pouvez commencer à apporter de petites modifications au système actuel. S'il s'agissait d'un téléphone, il s'agirait de la version 1.2 du logiciel. Selon ce que vous essayez d'améliorer, cela peut être aussi simple que de parler avec la personne X au lieu de la personne Y dans un service spécifique où les choses sont autorisées. Il pourrait s'agir d'apporter de petits changements pour automatiser certaines parties du processus. Cela pourrait éliminer quelque chose qui est dupliqué. La liste est longue, mais essentiellement, cela ne fait que changer ce que vous avez. Ce sont ceux qui peuvent être mis en œuvre facilement et à très faible coût, voire pas du tout.

**Vous pouvez créer une nouvelle version du système actuel. ** Pour en revenir à l'exemple du téléphone, il s'agirait de la version 2.0. Dans ce processus, vous ajoutez de nouvelles fonctionnalités au système existant. Par exemple, vous passez de faire quelque chose d'écrit à le faire par e-mail pour gagner du temps. Ou vous embauchez plus de personnes pour le faire plus rapidement, vous impliquez plus ou moins de personnes dans le flux de travail.

Le changement final et le plus radical consiste à mettre à niveau le système. Dans notre analogie avec le téléphone, c'est ici que vous achetez un nouveau téléphone, doté d'une nouvelle technologie. Ici, vous changez de système. La beauté de le faire après les étapes 1 et 2, c'est que vous avez identifié ce que vous avez, et, si vous le faisiez vous-même, vous découvrirez qu'au cours du processus, vous avez également identifié ce dont vous avez besoin. Que vous avez énuméré au début de cette étape. Cela étant clair, il sera plus facile d'identifier à quoi ressemblerait un nouveau système.

Un combat contre la bureaucratie, un jour à la fois

La bureaucratie est le combat de tous car elle touche à l'essence même de l'objectif du secteur public, améliorer la vie des gens. Le temps et l'énergie gaspillés dans la paperasse et les procédures administratives ne devraient pas être tolérés. Et nous devons faire mieux. Même si c'est un processus à la fois. Dans le pire des cas, nous abandonnons, et une chose est sûre, les choses ne changeront pas.

Alors la prochaine fois que vous trouvez quelque chose qui ne fonctionne pas, demandez-vous comment puis-je l'améliorer ? Rêvez grand et commencez petit.

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(Crédit photo : Unsplash)

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