Cet article est écrit par Stevie-Ray Talbot, qui est chef de produit au Service numérique canadien (CDS). Cet article a d'abord été publié sous forme de billet de blog pour le SDC, qui collabore avec les ministères fédéraux canadiens pour créer des services numériques plus simples et plus utilisables. Lisez l'article original ici.

Fournir de bons services ne concerne pas seulement la technologie. Il s'agit de répondre aux attentes accrues d'un public qui sait exactement où se trouve son covoiturage et paie un café d'une simple pression sur son téléphone. Il s'agit de comprendre comment les gens naviguent dans le monde. Pour ce faire, nous devons faire des recherches avec les gens un peu et souvent.

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Lorsque la recherche avec le public prend du temps, la boucle de rétroaction rapide nécessaire à la création de services efficaces ralentit. Avant de faire des recherches avec le public, nous avons besoin de son consentement pour parler avec nous. Cela nécessite un avis de confidentialité et de consentement. Mais la rédaction de ces avis est souvent chronophage et retarde les recherches.

Pour aider les chercheurs du gouvernement du Canada à obtenir des commentaires du public plus rapidement, nous avons facilité la création d'avis de confidentialité et de consentement.

Parlons des avis de confidentialité et de consentement

La rédaction d'un avis demande beaucoup de temps, et la finalisation peut prendre quelques semaines.

Au gouvernement, les avis de confidentialité doivent être :

  • En français et en anglais
  • En langage clair
  • Spécifique au lieu, au contexte et à l'activité de recherche
  • Conforme à la politique

Pour nous assurer que tous ces éléments sont respectés, nous travaillons en étroite collaboration avec l'équipe Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Ils nous aident à nous assurer que tout respecte les règles sur la façon dont nous menons la recherche. Mais pour faire des recherches « un peu et souvent », nous avons fait beaucoup de va-et-vient avec l'AIPRP.

Par exemple, lorsque nous avons travaillé avec Anciens Combattants Canada (ACC) pour aider les vétérans à trouver des avantages pertinents, notre équipe a testé neuf itérations de produits :

  • avec plus de 100 participants
  • dans plus de 10 emplacements à travers le Canada
  • sur neuf mois.

Pour ce faire, nous avons généré beaucoup de nouveaux avis en quelques jours seulement et les avons envoyés à l'AIPRP pour obtenir des conseils. Il devait y avoir une meilleure façon de créer une compréhension commune entre les deux équipes.

Développer la compréhension

Pour essayer de résoudre ce problème dès le début, nous avons intégré un analyste politique dans nos équipes de livraison. Étant donné que la bureaucratie peut être son propre dialecte, les analystes politiques ont aidé les chercheurs à traduire ce qu'ils essayaient d'accomplir en un avis de confidentialité conforme aux politiques. Une fois l'ébauche approuvée par l'AIPRP, elle était prête à être utilisée.

Même quand même, il y avait beaucoup de va-et-vient entre les trois parties. Nous avons donc commencé à nous demander : comment pourrions-nous créer un modèle pour un avis de confidentialité afin d'accélérer cela à l'avenir ?

Identifier les modèles, construire un cadre

Au fur et à mesure que nous rédigions d'autres avis, des modèles autour des types de nouvelles informations nécessaires pour les créer ont commencé à émerger.

Nous avons utilisé ces modèles pour créer un cadre et notre première itération de l'outil « Générer des avis de confidentialité et de consentement ». L'outil pose des questions standard pour extraire des informations sur l'activité de recherche, puis crée un avis de confidentialité conforme à la politique.

Il s'agissait des trois catégories d'informations dont chaque avis avait besoin :

  1. Informations cohérentes Il s'agit d'un langage standard dans chaque avis qui ne change jamais.

Par exemple, les coordonnées de notre bureau de l'AIPRP sont des informations cohérentes puisqu'elles sont toujours les mêmes.

  1. Ouvrir le texte Il s'agit d'informations simples qui changent dans chaque avis.

Par exemple, chaque chercheur doit fournir ses coordonnées. Cela changera à chaque fois en fonction de la personne qui mène la recherche.

  1. Variables : « si » et « alors » Ce texte évolue en fonction des conditions de la recherche. Le chercheur choisit parmi une liste d'options prédéfinies. Chaque option modifie le texte affiché dans la section de l'avis.

Par exemple, dans l'outil, il y a une question qui demande : « Comment recueillons-nous le consentement ? » Il a le choix entre trois variables : verbale, écrite ou action. L'outil crée des variantes « si/alors » en fonction de la réponse. Ainsi, si nous recueillons un consentement écrit, un bloc de signature est ajouté à la fin de l'avis.

Passez plus de temps à faire des recherches

Alors, qu'est-ce que ces modèles et le cadre nous aident à faire ? Ils créent une compréhension commune de la langue requise pour chaque avis. Cela élimine beaucoup de va-et-vient pour les petits et les grands changements.

Nous avons encore besoin de l'approbation de l'AIPRP pour nos avis. Mais, nous avons réduit le temps de création du premier brouillon d'un avis de quelques jours à quelques minutes. Certains examens de bout en bout sont même passés de quelques semaines à un seul après-midi. Cela signifiait que nous passions moins de temps à naviguer dans la bureaucratie et plus de temps à parler au public pour améliorer les services gouvernementaux.

Consultez l'outil « Générer des avis de confidentialité et de consentement »

Bien que l'outil soit actuellement limité à un usage interne, vous pouvez voir comment nous générons des avis de confidentialité et de consentement ici.

Si vous êtes un fonctionnaire fédéral au Canada, nous travaillons à l'adapter pour une utilisation plus large. Cela comprend la modification de l'autorité de recouvrement pour la rendre moins spécifique aux besoins de la CDS. Alors restez à l'affût des mises à jour ou contactez pour en savoir plus sur son adoption dans votre ministère!

Si vous venez de l'extérieur du Canada, consultez notre référentiel et voyez si le code fonctionnera pour vous ! Il reste encore du travail pour créer les règles et les informations, mais cela pourrait être le point de départ dont vous avez besoin. Comme pour la communauté mondiale ResearchOps, qui a utilisé notre code pour créer un générateur de formulaire de consentement pour ses 8 000 membres.

Où que vous soyez, sortez et parlez à vos utilisateurs, obtenez un consentement éclairé et faites fonctionner vos produits pour eux. Nous espérons que cet outil aidera à établir un pont entre les chercheurs et les responsables de la protection de la vie privée afin de rendre tout cela plus rapide pour vous ! — Stevie-Ray Talbot

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(Crédit photo : Unsplash)

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