8 façons de transformer votre écriture au gouvernement

La rédaction est une compétence essentielle pour les fonctionnaires. De la rédaction de notes de politique à la conception de projets communautaires en passant par l'envoi de courriels, la rédaction est un élément incontournable de tout rôle au sein du gouvernement.

Mais ce que peu de gens admettent, c’est qu’écrire est difficile. À quoi ressemble réellement la « clarté » dans votre écriture ? Comment devez-vous aborder la modification de votre façon de parler en fonction de votre public ? L’écriture étant le principal moyen de communication avec vos collègues et, le plus souvent, avec le public, les réponses à ces questions sont essentielles.

Writing Effectively in Government est l'une des plus grandes communautés d'Apolitical. Les fonctionnaires l'utilisent pour partager des conseils, poser des questions et effectuer régulièrement de courts exercices d'écriture destinés à vous aider à continuer à développer vos compétences. La question : « Quel est le conseil d'écriture le plus utile que vous ayez jamais reçu ? » a reçu près de 70 réponses. Nous avons pris ce que vos pairs du gouvernement ont dit et avons transformé leurs conseils en une aide-mémoire de la taille d'une bouchée que vous pouvez utiliser lorsque vous écrivez.

Si vous avez d’autres conseils, partagez-les dans la communauté ou laissez un commentaire ci-dessous.

1. Connaissez parfaitement le sujet sur lequel vous écrivez

Avant d’ouvrir un document vierge pour commencer à écrire, faites vos recherches. Lorsque vous essayez de transmettre un sujet complexe, vous devez vous assurer que vous maîtrisez bien le sujet. Les membres de la communauté Apolitical ont indiqué qu’essayer d’expliquer un concept complexe à un élève de primaire permettait de tester ses connaissances. Si vous pouvez décrire une proposition politique complexe à un jeune public, vous avez alors de meilleures chances d’écrire clairement à ce sujet.

2. Mais n'oubliez pas qu'écrire c'est penser

Il est rare que vous sachiez exactement sur quoi vous allez écrire au moment où vous ouvrez une page blanche. Ainsi, lorsque vous rédigez votre prochain document d'information, commencez simplement à écrire vos pensées au fur et à mesure qu'elles se forment. Gardez un carnet (ou une application sur votre téléphone) à portée de main pour noter toutes vos idées. N'ayez pas peur d'écrire de manière chaotique ou en flux de conscience au début : vous pourrez les supprimer plus tard, et vous le ferez.

3. Exploitez les outils d’IA

L’IA est là pour vous aider, souvent comme un deuxième cerveau ou comme un correcteur et un éditeur. Grammarly et l’ application Hemingway sont des outils d’IA que les fonctionnaires recommandent d’utiliser. Les outils de transcription d’IA, comme ceux intégrés à Microsoft Word, peuvent vous aider à mettre vos idées sur papier rapidement. Un moyen simple de rendre votre écriture plus claire et plus facile à lire est d’éviter la voix passive. En exploitant les outils d’IA, vous pouvez vous assurer de vous en tenir à l’utilisation de la voix active, d’éviter les erreurs de grammaire et d’écrire de manière efficace.

Mais n'oubliez pas que l'IA peut vous aider à peaufiner votre rédaction, mais elle ne peut pas le faire à votre place. La recherche et la réflexion doivent venir de vous.

4. Laissez tomber l’adverbe.

Stephen King a dit : « L’adverbe n’est pas votre ami ». Bien que les adverbes vous donnent l’illusion de décrire quelque chose avec emphase, des noms et des verbes forts transmettront mieux votre message. Les phrases enchaînées par des adverbes sont difficiles à digérer pour le lecteur, donc les supprimer vous aidera à affiner votre rédaction. Des mots comme stratégiquement et efficacement peuvent alourdir le contenu de votre note de politique générale. Prenez l’habitude de supprimer les adverbes de votre rédaction et de les remplacer par des verbes et des noms autoritaires.

5. Tuez vos chéris.

Vous avez rédigé un mémo de 2 000 mots, mais il doit être réduit de moitié. Il est essentiel de vous habituer à supprimer de larges sections de votre texte pour devenir un meilleur écrivain. Lorsque vous avez dépassé le nombre de mots, imprimez votre texte (ou, si vous êtes dans Word Document/Google Docs, activez la fonction d'édition) et commencez à marquer les phrases qui semblent répétitives. Il est utile d'avoir un deuxième document ouvert dans lequel vous pouvez copier et coller les sections que vous avez supprimées si vous souhaitez les utiliser dans un prochain texte.

6. Lisez-le à voix haute.

Nous savons que lire vos écrits est une tâche pénible, mais c'est une étape nécessaire pour peaufiner votre travail. Si vous ne pouvez pas lire vos écrits à voix haute lorsque vous travaillez dans un bureau, prenez une paire d'écouteurs et utilisez un logiciel qui lira vos écrits à voix haute pour vous. Microsoft 365 offre aux utilisateurs la possibilité d'activer la fonction « Lecture à voix haute », ou vous pouvez télécharger un logiciel comme Speechify qui propose des options de lecture dans de nombreuses langues. Si quelque chose sonne bizarre lorsque vous le lisez à voix haute, vous devez réécrire la phrase.

7. Soyez bref et concis

Une prose pompeuse et longue perdra rapidement votre lecteur. Même s’il peut sembler judicieux d’utiliser un jargon technique pour transmettre un certain niveau d’expertise, votre lecteur aura du mal à vous suivre. N’oubliez pas que l’utilisation d’un jargon complexe n’est pas le signe d’une connaissance approfondie des politiques. En restant concis, vous permettez au lecteur de prêter plus facilement attention à ce que vous essayez de dire.

8. Lisez des guides de rédaction rédigés par des experts du métier

Si vous avez besoin de conseils plus précis sur la grammaire et la structuration des phrases, vous ne manquerez pas de bons conseils. The Elements of Style est un classique du genre. Si vous écrivez pour le Web, consultez Nicely Said: Writing for the Web with Style and Purpose. Les livres un peu moins axés sur la grammaire, mais qui peuvent néanmoins fournir des conseils utiles, sont Working de Robert Caro et On Writing de Stephen King. Même si vous ne travaillez peut-être pas sur le prochain roman d'horreur à succès, vous pouvez apprendre des auteurs qui écrivent dans différents genres pour apprendre à être un meilleur conteur.

Pour plus de conseils, rendez-vous dans la communauté « Écrire efficacement au sein du gouvernement ».