_Cet article est rédigé par Andrew Wear, directeur du développement économique et international, ville de Melbourne, Australie. Andrew a travaillé pour des gouvernements locaux, étatiques et nationaux pendant deux décennies. Il est également l'auteur de deux livres explorant le meilleur des politiques publiques : « Résolu ». Comment d'autres pays ont résolu les plus gros problèmes du monde (et nous pouvons le faire aussi) » et « Reprise : Comment nous pouvons créer un avenir meilleur et plus radieux après une crise ». _

  • Le problème : une mauvaise rédaction du secteur public est douloureuse pour toutes les personnes impliquées : l'écrivain et le lecteur.
  • Pourquoi c'est important : L'écriture est la façon dont les fonctionnaires font avancer les choses.
  • La solution : Les trucs et astuces présentés ici peuvent aider les fonctionnaires à maîtriser l’art de l’écriture.

L'écriture sous-tend tout ce que nous faisons en tant que fonctionnaires. C'est notre principal moyen de communication et la manière dont nous exerçons notre influence . C'est ainsi que nous faisons avancer les choses.

L’écriture est donc une compétence essentielle du secteur public. Peu importe que vous soyez un excellent gestionnaire de programme ou un excellent analyste. Votre carrière dans la fonction publique n'ira pas très loin si vous ne parvenez pas à enchaîner une peine décente. Pourtant, maîtriser l’art du document d’information, du rapport ou de la lettre vous mènera étonnamment loin.

Commencez par le lecteur

Une bonne rédaction du secteur public est un acte de gentillesse. Les dirigeants et les élus doivent lire chaque jour une montagne de documents, pour la plupart turgescents et ennuyeux. Livrer des écrits agréables à lire rend leur vie beaucoup moins douloureuse. Étant donné la rareté de ces écrits dans le secteur public, c'est aussi un moyen de se faire aimer des décideurs.

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Le public aussi s’attend malheureusement à ce que la direction parle sans âme à partir de rapports et de lettres du gouvernement. C’est probablement un facteur à l’origine du déclin à long terme de la confiance dans les institutions publiques . Écrire clairement dans un langage simple – peut-être même avec de l'esprit ou de la chaleur – peut améliorer radicalement l'expérience du public à l'égard du gouvernement.

N'oubliez pas d'apprécier le processus, même s'il est difficile.

Une bonne écriture commence par le lecteur, pas par l'auteur. La réflexion sur qui est le public et ce qu’il a besoin d’entendre doit être au cœur du processus. Comment pensent-ils ? Quelles questions pourraient-ils avoir ? Que pourraient-ils faire de ces informations ? Que pourraient-ils ressentir en le lisant ? Les réponses à ces questions doivent vraiment précéder votre première ébauche.

5 astuces d'écriture à suivre

L'écriture est un métier, un art. En tant que tel, il se développe avec la pratique et le temps. Néanmoins, il existe quelques « hacks » qui peuvent accélérer ce processus. Suivez ces conseils et vous serez sur la bonne voie.

  1. « Storyboard » vos idées avant de commencer. « Une bonne écriture, c'est une pensée claire rendue visible » est une citation du journaliste Bill Wheeler qui résume avec élégance le processus d'écriture. Plutôt que de commencer en prose, commencez par organiser votre réflexion, en esquissant largement les arguments et le récit. Un moyen utile de le faire peut être sur un tableau blanc – éventuellement avec des coéquipiers. Un point par paragraphe est globalement analogue au processus de « storyboard » utilisé par les cinéastes pour séquencer les scènes de film. Une demi-heure passée à réussir cette étape vous fera gagner des heures plus tard. Si vous le pouvez, l'idéal est de le faire avec votre responsable (qui devra, après tout, probablement approuver le produit une fois que vous aurez terminé votre brouillon).
  2. Utilisez tous les outils et astuces disponibles pour vous débloquer. La procrastination fait partie du processus d'écriture ; cela tourmente les meilleurs d'entre nous. Pourtant, plus tôt vous pourrez dépasser cette phase, mieux ce sera. Si vous vous retrouvez coincé, ne vous vautrez pas. Au lieu de cela, agissez rapidement pour essayer quelque chose de différent. L’intelligence artificielle peut être un moyen utile pour démarrer. À condition que vous connaissiez les politiques de votre organisation en matière d'utilisation de l'IA, pourquoi ne pas demander à ChatGPT de vous esquisser une première ébauche ? Dans le même ordre d’idées, s’autoriser à rédiger une première ébauche rapide, mauvaise et erronée peut souvent être un moyen utile de créer une dynamique.
  3. N’envoyez jamais votre premier brouillon. La meilleure écriture émerge toujours après plusieurs révisions. Ce « hack » n'est peut-être pas un raccourci, mais une révision constante de votre travail est le seul moyen de garantir que vous livrez quelque chose de qualité. Supprimez les mots ou les sections qui ne contribuent pas. Réécrivez les phrases maladroites et supprimez le jargon . Demandez-vous si votre travail serait cohérent pour un public profane. (Votre mère ou votre père comprendrait-il ?) Réfléchissez-y toute la nuit. Puis révisez à nouveau.
  4. Demandez à d’autres personnes de le lire. Un autre regard sur votre travail vous aide à voir des choses que vous n'êtes pas capable de voir. Demandez à au moins une personne de le lire pour obtenir un retour structurel – de préférence quelqu'un sans connaissance ou expertise directe dans votre domaine de travail. Ils doivent se demander si la logique est cohérente et si le contenu est structuré de manière logique. Une autre personne doit procéder à une modification détaillée de la copie, en vérifiant l'orthographe, la ponctuation et le formatage appropriés.
  5. Lisez ce que vous avez écrit à haute voix. Sortez de votre siège et relevez-vous. Prononcez clairement les mots, en testant la structure de la phrase. Votre écriture doit paraître agréable lorsqu’elle est prononcée à voix haute. C'est particulièrement utile si vous pouvez le lire à quelqu'un d'autre, mais si vous êtes gêné, trouvez un endroit où vous pouvez parler sans être interrompu.

Le moment venu, expédiez votre travail. Peut-être avec appréhension, peut-être avec satisfaction. Si vous faites partie d'une organisation plus grande, il y a de fortes chances que le document vous revienne pour des révisions ultérieures. À ce stade, acceptez les commentaires de manière constructive. Après tout, cela signifie que vous avez une autre opportunité d'incorporer les idées de quelqu'un d'autre dans une révision qui rend votre pièce encore meilleure.

En tant que fonctionnaires , nous écrivons pour gagner notre vie. Mais, comme l’écrit l’auteur John McPhee, « écrire doit être amusant au moins une fois par temps de lune bleu pâle ». N'oubliez pas d'apprécier le processus, même s'il est difficile. Vous créez quelque chose, en laissant derrière vous vos mots. C'est une belle chose.

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(Crédit image :  Unsplash )