5 conseils pour organiser des réunions inclusives

• Le problème : Les réunions sont l'épine dorsale d'une organisation qui fonctionne bien - mais les rendre inclusives peut être difficile.
• Pourquoi c'est important : Si les gens ne se sentent pas inclus, ils ne s'exprimeront pas, ce qui réduit les contributions et les bonnes idées.
• La solution : La communauté d'Apolitic a cinq conseils pour améliorer les choses.

Se sentir déplacé ou mal à l'aise lors d'une réunion est horrible, et pourtant la plupart d'entre nous en feront l'expérience à un moment donné de notre carrière. Avec une certaine réflexion prospective et une [planification] efficace (https://aphysical.co/solution-articles/en/how-to-plan-your-next-meeting), vous pouvez organiser des réunions où tout le monde se sent en sécurité pour s'exprimer.

Notre communauté a partagé sa sagesse sur la façon d'organiser des réunions inclusives :

1. Souvenez-vous de ceux qui ne sont pas aussi férus de technologie

Remote le travail est quelque chose auquel nous avons tous dû nous adapter, mais nous devons nous rappeler que non tous nos collègues sont aussi à l'aise avec la technologie. Ils peuvent également être freinés par des problèmes de matériel ou de connectivité. Certaines personnes ont besoin d'un peu plus de temps, et c'est très bien. En reconnaissant que différentes personnes auront différents niveaux de confort avec la technologie, vous serez un pas de plus vers la création d'un environnement plus [inclusif](https://aphysical.co/solution-articles/en/how-to-host-accessible- réunions) pour tout le monde lors de votre réunion.

Conseil pratique : Prévoyez du temps tampon dans vos réunions pour permettre le partage d'écran, les problèmes d'Internet ou simplement pour que l'appel en ligne soit opérationnel !

• Tu veux écrire pour nous? Jetez un œil au [guide pour les contributeurs] d'Apolitique (https://aphysical.co/opinion-writing-becoming-an-aphysical-contributor/)

2. Faites venir de nouvelles voix

Les fonctionnaires subalternes ne se sentent souvent pas aussi à l'aise de partager leurs réflexions lors de réunions, même lorsqu'ils savent que leurs idées sont valables et utiles. Les réunions ne doivent pas seulement être le terrain de jeu des volubiles. Une façon de s'attaquer à ce problème et, en fin de compte, de créer un environnement plus inclusif, pourrait être de créer des voies spécifiques par lesquelles des voix plus calmes peuvent être entendues. Cela pourrait inclure un président de réunion tournant pour permettre à chacun de modérer la discussion ou laisser les participants parler dans l'ordre inverse de l'ancienneté.

3. Rechercher des options de participation alternatives

Tout le monde ne se sentira pas à l'aise de s'exprimer lors d'une réunion, surtout si c'est avec des collègues seniors. Une façon de vous assurer que tout le monde est prêt à participer est d'examiner d'autres façons de participer. Cela inclut les sondages, la publication de réponses ou de suggestions dans la fonction de chat ou même de lever la main s'ils sont d'accord avec une déclaration. De petits changements simples peuvent faire toute la différence.

4. Permettre aux participants de se préparer

Partager l'ordre du jour de la réunion à l'avance est une pratique éprouvée pour organiser une excellente réunion, mais cela peut également aider les participants à se sentir inclus. Permettre à vos collègues de préparer des idées, des suggestions ou des points de discussion avant la réunion peut aider vos participants à se sentir en boucle et prêts à s'impliquer !

5. Créez un environnement sûr et inclusif

Créer un environnement où chacun se sent à l'aise et en sécurité pour partager ses idées est vital et ne doit pas être sous-estimé. Cependant, créer ce type d'environnement est plus facile à dire qu'à faire. Une façon de faire savoir aux gens que vous êtes sérieux pour qu'ils se sentent à l'aise est de souligner les raisons claires pour lesquelles vous voulez qu'ils s'impliquent et comment cela conduira à un meilleur résultat global de la réunion. Une activité brise-glace est une façon de donner un ton positif et inclusif à une réunion. Voici une collection de brise-glace recommandés par notre communauté.

Conseil pratique : Essayez de définir des règles de base avant le début de la réunion, assurez-vous que la négativité est laissée à la porte (virtuelle) et encouragez la positivité.

Grâce à:

Les participants au cours [Comment maîtriser les réunions au sein du gouvernement](https://aphysical.co/microcourses/en/better-meetings#:~:text=Plan%20purposeful%20and%20time%2Defficient,and%20exercises%20to %20encourage%20participation) pour avoir partagé leurs meilleurs conseils pour rendre les réunions meilleures pour tous.

__Nous voulons savoir ce que vous pensez de cet article. Pitch an article à nous ou envoyez vos commentaires à discussion@aphysical.co __

(Crédit photo : Unsplash)