5 obstacles à l’approbation d’une politique

Cet article a été rédigé par Lewis S. Eisen, fondateur de Perfect Policies.

• Le problème : trop souvent, les projets de politique soumis à un approbateur prennent un temps fou à parcourir le processus – parfois des mois, voire des années
• Pourquoi c’est important : plus vite la politique peut être approuvée, plus vite vous pouvez passer à l’étape de son application. De plus, chaque fois qu’un projet de politique doit être réécrit, cela vous détourne de vos autres occupations
• La solution : améliorez vos chances d'obtenir une approbation plus rapide en éliminant les obstacles habituels

Dans les meilleures circonstances, un projet de politique bien conçu passe par un processus d’approbation comme un bateau qui navigue en eaux calmes.

Mais trop souvent, la directive proposée se heurte à un obstacle, et le processus s’arrête net. Dans le meilleur des cas, tout n’est pas perdu et son approbation peut continuer; sinon, tout est à recommencer et vous vous retrouvez à la case départ.

Voici cinq situations qui font souvent obstacle à une approbation rapide des directives, et comment les surmonter :

**1. Trop de détails non pertinents **

La directive est alourdie par des énoncés sans rapport

Le contenu non essentiel qui fait partie du texte encombre inutilement l’esprit des décideurs, qui disposent de peu de temps. Si vous souhaitez que vos dirigeants prennent connaissance de documents contextuels, explicatifs ou illustratifs pour les aider à comprendre le contexte avant d'approuver la politique, placez-les dans une chemise distincte.

Nous pouvons nous inspirer de la manière dont la législation gouvernementale est traitée. Les projets de loi soumis pour être adoptés ne sont pas encombrés par des paragraphes de contexte ou de matériel instructif. Inclure du matériel explicatif ne ferait qu’en retarder l’adoption. La législation proposée est présentée dans son propre document, et le texte est strictement limité aux énoncés qui nécessitent une approbation pour entrer en vigueur.

2. Trop général

La politique est trop inclusive et couvre plusieurs sujets

Supposons que vous disposiez de 400 règlements concernant la gestion de votre zone de support d'entreprise. Qu'elles soient réparties en quatre politiques de 100 énoncés ou de 100 polices de quatre énoncés, l’effet est le même. Le nombre de documents n'a aucun impact sur leur applicabilité ou leur force exécutoire, ni sur la mise en œuvre des normes et des procédures en vertu de ces politiques.

Cela a cependant un impact sur la rapidité avec laquelle les documents peuvent être approuvés. Plus la politique politique proposée couvre d’éléments, plus l’approbateur peut hésiter.

De plus, regrouper tous ces règlements dans un seul document envoie le message qu’elles ont tous la même importance, mais habituellement, ce n’est pas le cas. Que penseriez-vous si vous faisiez une croisière, mais que le départ était retardé d'une semaine parce que le menu du dîner n’avait pas encore été approuvé ? Séparer les décisions majeures des décisions mineures est une reconnaissance de la différence.

3. Trop technique

On se perd dans les détails

Il n'y a rien de mal à ce que les politiques, normes ou procédures contiennent un langage technique lorsque ce langage est requis. Mais il existe une distinction claire entre les rôles (1) des personnes qui travaillent dans la prestation des services ou des opérations et (2) de ceux qui sont responsables de la supervision de l'organisation. Si votre comité de direction – ou l’équivalent – ​​prend du temps à décider si un nom de fichier doit contenir un trait d'union, cela reflète un problème de répartition des responsabilités et de gouvernance au sein de l'organisation. La haute direction doit s’en tenir à la stratégie et à la supervision, et laisser les experts gérer les détails.

En tant que rédacteur de politiques, vous pouvez encourager cette distinction en séparant les grands lignes des détails techniques, puis en incorporant dans ces derniers les principes qui régissent les documents détaillés.

4. Trop tôt

L'organisation n'est pas prête pour une politique

Dans une organisation bien gérée, vous pouvez relier tous les documents législatifs en commençant par les politiques et les procédures de l’organisation, les programmes et les stratégies d'entreprise, les valeurs, et finalement, la mission et la vision de l'organisation. Ce système hiérarchique est le signe que toute l’organisation travaille de manière cohérente.

Lorsque l’entreprise a des lacunes, son fondement n’est pas solide et il est plus difficile de construire sur une base instable. Les bonnes politiques sont le résultat d’une réflexion stratégique et non son catalyseur. C’est la stratégie qui détermine la politique, et non l’inverse. Essayer d’élaborer une politique pour un programme d’entreprise en l’absence d’une stratégie claire est difficile.

Parfois, la meilleure approche consiste à différer l’élaboration et la soumission d’une politique en attendant la clarification de divers éléments de stratégie, de valeurs d’entreprise ou même de vision d’ensemble.

5. Manque de préparation

On demande aux décideurs d’en faire trop à la fois

Les principes de gestion du changement s’appliquent lorsque vous essayez d’influencer un comportement au-dessus de vous, et pas seulement un comportement en dessous ou à côté de vous. Vous devrez peut-être amorcer le processus en envoyant à l’avance des communications ciblées aux décideurs.

Une étude réalisée dans un supermarché illustre bien ce propos : dans la première partie, quelqu'un tenant un plateau de fromages demandait aux passants s'ils souhaitaient y goûter. La majorité des gens ont refusé. Dans la deuxième partie, la même personne tenant le même plateau de fromages demandait aux passants s'ils se considéraient comme aventureux. La majorité des gens ont répondu oui. Ce n’est qu’à ce moment-là qu’on leur a offert le fromage, et il y a eu beaucoup plus de preneurs que dans la première partie.

Personne n’aime devoir prendre une décision sans avertissement ou se sentir pressé. Si vous souhaitez que le processus d'approbation se déroule sans heurts, il est préférable de jeter les bases dès le début : faites le tour des objectifs, des concepts, des valeurs et des principes qui soutiennent les énoncés que vous envisagez de présenter dans la politique. Une fois que ces vagues ont fait leurs éclaboussures puis se sont calmées, vous pouvez vous attendre à un processus plus fluide.

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(Crédit image : Unsplash)