4 stratégies clés pour que les dépenses publiques comptent : partie 4

Cet article est rédigé par Sophie Abache, stratège numérique et gestionnaire de contenu chez Open Contracting Partnership.

• Le problème : Les réformes subissent souvent des défis et des revers parce que le changement est difficile à institutionnaliser à cette échelle.

• Pourquoi c'est important : Les réformes des marchés publics, même si elles demandent du temps et beaucoup d'efforts, sont essentielles pour construire un monde meilleur pour tous.

• La solution : mesurez vos progrès, sollicitez les commentaires des parties prenantes, apportez les modifications et répétez jusqu'à ce que les réformes deviennent la norme.

Notre monde fonctionne sur les marchés publics. Qu'il s'agisse d'améliorer les écoles, de réparer les routes, d'acheter des équipements de protection ou de fournir des services de santé, nous devons faire en sorte que les dépenses publiques comptent pour créer des sociétés durables et équitables. Mais les gouvernements sont aux prises avec des processus d'approvisionnement désuets, une mauvaise coordination et un manque de données à jour et faciles d'accès sur leurs achats.

Alors, comment mettre en place un système de passation des marchés publics transparent, équitable, inclusif et axé sur les résultats ? Le nouveau guide de démarrage rapide sur les contrats ouverts s'appuie sur notre expérience d'accompagnement de plus de 50 gouvernements - des agences municipales aux gouvernements fédéraux - dans la mise en œuvre de réformes efficaces et efficientes des marchés publics.

Dans cette série de blogs en quatre parties, nous mettons en évidence certaines des stratégies permettant aux réformateurs de se lancer et de fonctionner avec des contrats ouverts - des gros correctifs aux correctifs rapides. Qu'il s'agisse de définir des objectifs, de publier des données, d'interagir avec les parties prenantes et de mesurer le succès, nous partagerons des stratégies, des outils et des ressources clés, ainsi que des exemples inspirants d'efforts de passation de marchés ouverts dans le monde entier. Dans l' article précédent , nous avons examiné pourquoi l'engagement et la surveillance des parties prenantes sont essentiels et certaines des stratégies pour y parvenir pour les réformes du 21e siècle. Dans cette quatrième partie, nous examinerons des stratégies pratiques pour mesurer, adapter et institutionnaliser les réformes.

Stratégie 4. Mesurer, adapter et institutionnaliser les réformes.

Le changement est difficile. Quelle que soit la qualité de la planification de vos réformes en matière de contrats ouverts, il y aura des revers et des défis. Il est important pour vous d'être agile, expérimental, de mesurer vos efforts et leur impact, et d'adapter vos réformes. Nous partageons des stratégies pour vous guider à travers celles-ci et vous aider à institutionnaliser les réformes pour les rendre plus durables.

Ayez un plan MEL simple : l'élaboration d'un plan de suivi, d'évaluation et d'apprentissage (MEL) vous aidera à suivre les progrès de vos réformes par rapport à des objectifs et des indicateurs de performance spécifiques, mais aussi des réformes juridiques, la publication de données et des objectifs de qualité, ou la participation citoyenne. Les plans MEL sont importants pour suivre les premiers signes de progrès mesurables et pivoter au besoin pour atteindre vos objectifs à long terme. Chez OCP, nous soutenons les gouvernements dans la création de plans MEL car cela nous permet de démontrer au maire ou au gouvernement et au public que leurs efforts de réforme font une différence et les aide à remarquer quand une approche ne fonctionne pas.

"Lorsque vous créez votre plan de réforme, réfléchissez aux nouvelles politiques, aux crédits budgétaires et aux modifications législatives dont vous pourriez avoir besoin pour atteindre votre objectif."

Dans certains cas, les données existantes ne seront pas suffisantes pour déterminer des indicateurs clés et des bases de référence crédibles, vous devez donc rester créatif et flexible. Au Népal , par exemple, une approche de conception qualitative utilisant des entretiens semi-structurés a fourni un aperçu des principaux défis et a permis à l'équipe gouvernementale de développer des indicateurs quantifiables. Vous pouvez commencer à suivre vos progrès en accédant aux conseils utilisés pour notre programme d'accélérateur d'impact Lift.

Utilisez des communications stratégiques pour obtenir un soutien : défendre votre projet et communiquer la nouvelle de votre succès peut persuader les sceptiques et renforcer le soutien au programme parmi les principales parties prenantes, y compris le public. L'équipe ukrainienne de ProZorro affirme que les communications ont été un élément crucial de la forte réponse de l'équipe pendant la crise du COVID-19 . Ils ont expliqué leurs progrès et leur impact via les canaux de médias traditionnels et sociaux, partagé des études de cas narratives dans un langage accessible et créé des vidéos explicatives et des mises à jour de projets. Adaptez vos messages pour susciter l'adhésion en utilisant notre modèle de plan de communication stratégique pour réfléchir à vos publics et plus encore.

Établir un groupe de travail inter-agences ou multipartite : les groupes de travail multipartites aident à générer des cerveaux externes pour soutenir les réformes, aligner les plans entre les secteurs ou les départements et, surtout, montrer que le gouvernement est ouvert et disposé à s'améliorer. Lorsque la pandémie a frappé, l'organisation moldave Positive Initiative , en collaboration avec la communauté de plus de 30 organisations civiles et ministères gouvernementaux qu'elle dirige, a pu réagir rapidement et lancer une plateforme pour surveiller les contrats d'urgence COVID-19. Des tableaux de bord conviviaux révèlent des informations en temps réel qui sont les plus pertinentes pour les contribuables et les fournisseurs, telles que les comparaisons de prix, les dépenses dans chaque établissement de santé, le moment où les articles sont livrés et les entreprises qui les fournissent.

Le démarrage de la création d'un tel comité dépend de l'environnement politique de chaque pays. Pour vous inspirer, voyez comment des pays comme l'Ukraine , le Royaume-Uni et l'Ouganda ont formé ces partenariats stratégiques.

Structurer et partager un plan de réforme complet : Des plans de réforme complets solides aident à institutionnaliser les réformes et à les rendre durables pendant les transitions politiques. Le livre vert du gouvernement britannique, Transforming Public Procurement , est un bon modèle pour l'élaboration d'un plan de réforme systématique. Il couvre de nouveaux principes juridiques pour les marchés publics, la simplification des types de procédures de passation des marchés, l'établissement de la meilleure valeur par opposition à la meilleure valeur économique pour les décisions d'attribution, de nouvelles approches pour mesurer la performance des contractants et des KPI pour les contrats, un système amélioré d'examen des plaintes, la création d'un nouveau bureau de surveillance, et nouvelle transparence numérique de bout en bout et données ouvertes pour les contrats.

Lorsque vous créez votre plan de réforme, réfléchissez aux nouvelles politiques, aux crédits budgétaires et aux modifications législatives dont vous pourriez avoir besoin pour atteindre votre objectif. Vous devrez peut-être également investir dans les capacités et les ressources pour assurer un changement durable. Communiquez et impliquez les utilisateurs lorsque vous créez et affinez votre plan afin que vos modifications répondent à leurs besoins.

Conclusion

Alors que nous terminons cette série de stratégies de réforme des contrats ouverts et que vous partez à la conquête de systèmes et de processus d'approvisionnement désuets, rappelez-vous que l'obtention d'un impact prend du temps.

• Des réformes durables exigent que vous définissiez vos objectifs de réforme et bien que la plupart des initiatives commencent par des efforts de transparence, l'amélioration des systèmes de passation des marchés publics nécessite des changements plus larges et plus profonds.
• Assurez-vous d'avoir les bonnes personnes dans votre équipe pour atteindre vos objectifs - souvent cela peut signifier regarder en dehors de votre département ou organisation. En fait, certaines de nos équipes Lift les plus performantes sont des partenariats entre le gouvernement et la société civile. Cette appropriation partagée peut aider à soutenir le changement pendant les inévitables transitions de personnel et politiques.
• Créez des portails d'approvisionnement en ligne et des outils d'analyse commerciale basés sur les besoins des parties prenantes concernées pour l'adoption à long terme du système.
• Enfin, donnez la priorité à l'engagement des parties prenantes. Aucune stratégie de transparence n'est durable sans des mécanismes de retour d'information efficaces et exécutoires de la part des différents acteurs. La surveillance et le soutien civiques diminueront si le public manque de canaux pour exprimer ses préoccupations et si le gouvernement n'a pas d'oreille pour écouter.

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(Crédit image : Unsplash)