4 stratégies clés pour que les dépenses publiques comptent : partie 3

Cet article est rédigé par Sophie Abache, stratège numérique et gestionnaire de contenu chez Open Contracting Partnership.

• Le problème : les marchés publics ne sont pas toujours conçus pour être axés sur les besoins de la communauté ou pour offrir le meilleur rapport qualité-prix.

• Pourquoi c'est important : Les ressources gouvernementales souvent limitées peuvent être réparties plus équitablement lorsqu'elles sont achetées en fonction des besoins réels par rapport à la perception.

• La solution : un engagement et une surveillance continus des parties prenantes pour une surveillance et une responsabilisation significatives tout au long du processus d'approvisionnement.

Notre monde fonctionne sur les marchés publics. Qu'il s'agisse d'améliorer les écoles, de réparer les routes, d'acheter des équipements de protection ou de fournir des services de santé, nous devons faire en sorte que les dépenses publiques comptent pour créer des sociétés durables et équitables. Mais les gouvernements sont aux prises avec des processus d'approvisionnement désuets, une mauvaise coordination et un manque de données à jour et faciles d'accès sur leurs achats.

Alors, comment mettre en place un système de passation des marchés publics transparent, équitable, inclusif et axé sur les résultats ? Le nouveau guide de démarrage rapide sur les contrats ouverts s'appuie sur notre expérience d'accompagnement de plus de 50 gouvernements - des agences municipales aux gouvernements fédéraux - dans la mise en œuvre de réformes efficaces et efficientes des marchés publics.

Dans cette série de blogs en quatre parties, nous mettons en évidence certaines des stratégies permettant aux réformateurs de se lancer et de fonctionner avec des contrats ouverts - des gros correctifs aux correctifs rapides. Qu'il s'agisse de fixer des objectifs, de publier des données, d'interagir avec les parties prenantes et de mesurer le succès, nous partagerons des stratégies, des outils et des ressources clés, ainsi que des exemples inspirants d'efforts de passation de marchés ouverts dans le monde entier. Dans l' article précédent , nous avons examiné les données sur les marchés publics et certaines des stratégies pour en tirer le meilleur parti pour les réformes du XXIe siècle. Dans cette troisième partie, nous examinerons des stratégies pratiques pour améliorer l'engagement des parties prenantes, depuis les consultations préalables à la commercialisation jusqu'à l'établissement de mécanismes de plainte et de surveillance.

Stratégie 3. Améliorer l'engagement et la surveillance des parties prenantes.

Imaginez que vous êtes responsable de l'amélioration du goût des gâteaux dans une boulangerie. Vous examinerez le nombre de pâtisseries qui se vendent le mieux et si, par exemple, les parents sont intéressés par les mêmes cupcakes aux pépites de chocolat avec des pépites arc-en-ciel que leurs enfants. Vous voudrez également demander aux gens ce qu'ils pourraient manquer lorsqu'ils achètent des cupcakes et vous pourriez identifier où d'autres boulangeries obtiennent de bons ingrédients à de meilleurs prix. Certaines de ces idées s'appliquent également aux marchés publics. Maintenant que vous avez défini vos objectifs de réforme, obtenu l'adhésion des parties prenantes et que vous publiez et utilisez des données sur les marchés publics pour surveiller les dépenses et prendre de meilleures décisions, comment vous assurez-vous de rester sur la bonne voie et de fournir des biens et des services publics aux citoyens ? En mettant en place des mécanismes qui permettent un engagement et une surveillance continus des parties prenantes.

« Les marchés publics doivent offrir le meilleur rapport qualité-prix au plus grand nombre et aux citoyens, car les bénéficiaires sont ceux qui savent le mieux ce dont ils ont besoin. »

L'engagement est au cœur du modèle de contrat ouvert. Renforcer l'engagement et permettre la participation des parties prenantes, y compris les fournisseurs potentiels et les associations professionnelles, ainsi que les citoyens et la société civile, peut vous aider à tirer parti des connaissances des experts du secteur, à travailler avec des fournisseurs plus fiables et à tirer parti du soutien des communautés locales. Cela permet également une surveillance et une responsabilisation significatives tout au long du processus d'approvisionnement. L'application efficace des stratégies suivantes se traduira par une boucle de rétroaction entre le gouvernement, les fournisseurs, la société civile et d'autres acteurs qui garantiront que tout le monde est impliqué et mutuellement responsable.

Engager les fournisseurs dans les consultations préalables à la commercialisation : les gouvernements évitent souvent d'engager les fournisseurs car cela peut être perçu comme une collusion, mais il est possible de communiquer avec eux de manière équitable, ouverte et légale. Les fournisseurs occupent une position unique pour fournir des informations sur ce que le marché peut offrir pour répondre aux besoins des citoyens. Engager les fournisseurs avant de publier une demande de propositions (DP) peut aider les gouvernements à comprendre les réalités du marché et à rédiger des demandes de propositions auxquelles les fournisseurs répondront. Cet engagement donne également aux nouveaux fournisseurs un préavis leur permettant de préparer leurs offres et de concurrencer les fournisseurs établis. La ville de Mexico a donné la priorité à l'engagement des fournisseurs dès le début du processus d'approvisionnement de son système de vélos en libre-service en partageant des données via un site Web dédié , en partageant ouvertement les questions et réponses des fournisseurs et en émettant une demande d'informations (RFI).

Vous pouvez demander des commentaires par le biais de conférences de fournisseurs, d'appels téléphoniques, d'enquêtes ou de discussions de groupe. Malgré les limites de la pandémie de COVID-19, nous avons vu certains gouvernements s'engager auprès de fournisseurs et de petites et moyennes entreprises (PME). La ville de Buenos Aires , par exemple, a interrogé les PME pour comprendre l'impact de la pandémie et a utilisé les informations pour associer les entreprises aux bons services, ainsi que pour accroître leur participation aux appels d'offres de la ville. Lisez cette publication pour plus de conseils et de conseils.

Obtenez des commentaires sur des processus ou des étapes de passation de marchés spécifiques : l'intégration des commentaires des parties prenantes à différentes étapes du cycle d'approvisionnement (de la planification à l'appel d'offres, en passant par l'attribution du contrat et la mise en œuvre) est essentielle pour obtenir une meilleure valeur et de meilleurs résultats pour les contrats publics. L'intégration des commentaires spécifiquement de la communauté et de la société civile aide à combler les lacunes en matière d'information et à réduire les coûts de suivi. Un exemple de cette stratégie en action est le Paraguay où des étudiants de Ciudad del Este surveillent comment les redevances d'un barrage hydroélectrique sont allouées aux écoles de leur région. Ils ont utilisé des données contractuelles ouvertes et une action collective pour aider les écoles négligées à rechercher des fonds pour des réparations cruciales, ce qui a conduit à une répartition des fonds considérablement plus équitable pour les installations scolaires. En 2017, 80 % des écoles les plus nécessiteuses ont reçu un financement, contre moins de 20 % en 2015. En 2021, les élèves ont collaboré avec l'agence d'approvisionnement du pays pour développer un portail public de suivi des investissements publics dans les infrastructures scolaires.

Intégrer le suivi dans l'ensemble du système de passation des marchés : les marchés publics doivent offrir le meilleur rapport qualité-prix à de nombreux citoyens, car les bénéficiaires sont ceux qui savent le mieux ce dont ils ont besoin. Donnez-leur accès à des données contractuelles ouvertes pour effectuer des analyses de manière indépendante. Cela permet aux citoyens de vérifier si les biens et services arrivent, si la valeur estimée du contrat est juste et si le contrat a été correctement mis en œuvre. Avec un soutien et une formation, la surveillance basée sur les données par les utilisateurs finaux peut ajouter une valeur considérable au suivi et à la livraison des contrats publics.

En Ukraine , les citoyens et les entreprises peuvent signaler des violations ou des bonnes pratiques tout au long du cycle de passation des marchés via la plateforme en ligne Dozorro qui est liée à la plateforme gouvernementale de passation des marchés en ligne. Les organisations de la société civile peuvent également utiliser des indicateurs de risque, l'informatique décisionnelle et d'autres outils de suivi pour cibler leur suivi sur les domaines les plus à risque. La capitale du Chili, Santiago , a inclus des conseils communautaires locaux pour évaluer la prestation de services des entrepreneurs en assainissement urbain. Vous pouvez commencer par nos conseils sur la surveillance dans un monde numérique .

Mettre en place des mécanismes de plainte et de contrôle : en Géorgie, toute personne souhaitant participer à un processus de passation de marché peut déposer une plainte en ligne en cas de violation de la loi. Une plainte peut suspendre un appel d'offres jusqu'à dix jours jusqu'à ce qu'un comité d'examen des différends ait examiné la plainte et décidé de la marche à suivre. Toutes les plaintes et décisions sont publiées en ligne.

Pour que la surveillance citoyenne ait un impact réel, vous devez avoir mis en place un mécanisme d'action corrective. Concevoir un mécanisme de suivi et de plainte pour les fonctionnaires, les soumissionnaires non retenus et les citoyens afin de soulever les préoccupations et d'y répondre.

La mise en place d'un mécanisme efficace et efficient de suivi des consultations et de plaintes pourrait nécessiter des modifications de la législation. Explorez notre guide législatif pour obtenir des informations et des conseils sur la manière dont les pays ont intégré des approches de contrats ouverts dans leur législation.

La réforme des systèmes de passation des marchés publics à tous les niveaux de gouvernement nécessite beaucoup de travail. La bonne nouvelle est que vous n'êtes pas obligé de tout faire tout seul. Permettez aux parties prenantes de vous aider à produire des appels d'offres et des appels d'offres adaptés à votre contexte unique, mettez-les sur la table aux différentes étapes de votre cycle d'approvisionnement pour une meilleure valeur et des résultats des contrats, simplifiez le suivi, montrez-leur qu'ils peuvent vous faire confiance en incorporant leurs commentaires et en les responsabilisant avec des données, des outils, des compétences et votre soutien.

Dans la dernière partie de cette série, nous explorerons des stratégies pratiques pour mesurer, adapter et institutionnaliser les réformes des marchés publics.

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(Crédit image : Unsplash)